Афанасьев С.И. – исполнительный директор РОО «Гильдия Управляющих Документацией» Май 2010 года О КАЧЕСТВЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И КАЧЕСТВЕ ПЕРСОНАЛА, УПРАВЛЯЮЩЕГО ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Можем ли мы с уверенностью сказать, что имеем механизм, позволяющий гарантированно правильно принимать решение об оценке качества системы электронного документооборота (СЭД)? Можно ли быть абсолютно уверенным в правильности выбора сотрудника, определить с максимальной долей вероятности его умение управлять как электронными, так и бумажными документами на уровне желаемых требований. У большинства соискателей есть диплом о высшем образовании, есть определенный опыт работы, но квалификация у специалистов разная, как и качество всего, что представлено на рынке. Потребителю нужна не просто услуга, а качественная услуга, не просто система управления электронными документами, а качественная, решающая заданный перечень задач, умеющая работать в едином информационном пространстве, отвечающая национальным и международным стандартам, квалификация же сотрудника должна быть предсказуемой. Предсказуемость качества систем электронного документооборота и квалификации персонала

В настоящее время не применяется в национальной практике экспертная оценка качества как программных продуктов, так и специалистов, эксплуатирующих СЭД. Существуют две проблемы, препятствующие этому: - отсутствие национальных стандартов, определяющих требования к СЭД; - невостребованность экспертизы и сертификации программного обеспечения, услуг и персонала. Электронный документооборот существует более четверти века, однако узаконенных правил его построения не существует, не регламентированы необходимые функции, которые должны присутствовать для решения определенного количества задач сегодня, и тех, потребность в которых может возникнуть завтра, до сих пор не утвержден словарь терминов и понятий. О механизмах оценки качества программных продуктов и квалификации специалистов

Потребитель вынужден покупать то, что ему навязывает рынок. Каждый производитель утверждает, что его разработка оптимальна и решает необходимый набор задач. Проверить это весьма сложно, поскольку перечень необходимых функций СЭД не оговаривается ни одним регламентом или инструктивным документом. Решающей силой при выборе СЭД являются или службы IT, или делопроизводители, причем, ни те, ни другие не в состоянии, в достаточной степени компетентно, комплексно оценить проблему с позиций специалистов, находящихся на стыке этих проблем. Крайне редко система выбирается с учетом глубокого изучения рынка программных продуктов, детального тестирования предложенных систем, тщательного сопоставления внутренних задач аппарата управления с возможностями СЭД. Эксперты «Гильдии Управляющих Документацией» утверждают, что для детального изучения одной системы требуются месяцы, поэтому самостоятельно изучить рынок систем электронного документооборота целиком практически невозможно. Как выбрать систему электронного документооборота?

Отсутствие национальных стандартов, правовых актов по управлению электронными документами приводит к серьезным проблемам: –весьма проблематично взаимодействие различных СЭД, представленных на рынке; –непредсказуемо качество установленных, в частности, в органах власти СЭД; –размыты требования к технологиям делопроизводства, поскольку системы управления электронными документами – это в первую очередь определенный порядок и последовательность операций. Приняты регламенты в работе служб документационного обеспечения, утверждена инструкция по работе с документами в федеральных органах исполнительной власти, однако СЭД живут «собственной жизнью» поскольку их никто не регламентировал. Можно сделать вывод, что стандарты для систем электронного документооборота нужны. Нужны ли стандарты и правовое регулирование СЭД?

Как разрабатываются международные стандарты? Спецификация MoReq, регламентирующая построение систем управления электронными документами в органах государственной власти Европейского Союза создавался восемь лет. Европейская Комиссия выделила существенные средства для проведения работ. Обращение в Ростехрегулирование о необходимости создания национальных стандартов для электронного документооборота вызвало предсказуемую реакцию. Поскольку финансирование бюджетом не предусмотрено, предложено выполнить работы на собственные средства. На какие «собственные» средства должны создаваться национальные стандарты, необходимые, первую очередь, аппаратам органов государственной власти? Международные стандарты добротно построены и это реальный, естественный путь интеграции в международное экономическое и интеллектуальное пространство. Как создавать национальные стандарты?

В 2010 годом принято дополнение к федеральному закону «О техническом регулировании», предусматривающее широкое применение в национальной практике международных стандартов. Коснется эта поправка в первую очередь технических регламентов. «Гильдия Управляющих Документацией» внесла предложение в профильный подкомитет Ростехрегулирования включить в планы годов разработку национального стандарта, в основу которого ляжет европейская спецификация MoReq. Национальный стандарт, по аналогии с европейским, будет содержать понятия и термины в области электронного документооборота, требования к системам управления электронными документами и так называемую «нулевую главу», которая отразит национальные особенности делопроизводства. Работы будут выполняться на собственные средства ведущих компаний производителей СЭД, весьма заинтересованных в наличии таких документов. Национальные стандарты систем электронного документооборота должны существовать

Стандарты могут ограничивать свободу производителя товаров и услуг когда все участники рынка достигли установленной «планки» и стандарты ограничивают движение вверх. Сегодня уровень Европейской спецификации MoReq в состоянии преодолеть весьма ограниченный круг производителей. Однако большинство из них даже не пытаются эту «планку» достичь, поскольку нет уверенности в своих силах. Новые стандарты для национального рынка - инструмент по повышению общего уровня качества товаров и услуг. Когда высоко установленную «планку» преодолеет большинство, можно думать о требованиях более высокого уровня. Однако следующий уровень качества нам, видимо, предстоит обсуждать не скоро. Думается, национальные регламенты качества благотворно повлияют на состояние рынка и помогут пользователям сверить применяемые ими программы с эталонными решениями. Могут ли стандарты стать тормозом прогресса?

Представим себе, что стандарты разработаны и утверждены. Могут ли они полноценно работать, если Федеральный Закон «О техническом регулировании» допускает добровольное применение стандартов? Очевидно, получив позволение легально обходить закон, в нашей стране придерживаться его будут не многие. Это обстоятельство существенно влияет на качество продукции и сегодня, по существу, отсутствуют действенные рычаги, которые могли бы заставить производителей применять стандарты для производства качественных товаров и услуг. На Западе, как и у нас, сертификация осуществляется на добровольной основе, но там освидетельствованию подвергается абсолютное большинство товаров и услуг, выброшенных на рынок, и это остается строго соблюдаемой участниками рынка нормой. Почему в России не заработала система добровольной сертификации программных продуктов по управлению электронными документами? ГОСТ стал не обязательным для исполнения

Национальная система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ» создана три года назад и до сих пор остается практически невостребованной. Видимо «Гильдия Управляющих Документацией» как всегда «бежит впереди паровоза». Четыре года был не востребован стандарт о взаимодействии систем электронного документооборота до тех пор, пока Президент Российской Федерации ни потребовал межведомственного взаимодействия органов власти. Только тогда стандарт стал интересен государству. По всей видимости, государственные учреждения начнут требовать качества систем управления электронными документами, когда очередной раз поступит высочайшее указание. Думаю, не за «горами» время, когда потребность в сертифицированных программных продуктах станет жизненно важной нормой, и без экспертной оценки ни один из них не будет принят рынком. Национальная система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ»

Заказчик системы электронного документооборота для «Электронной Москвы» потребовал соответствия европейским требованиям MoReq. Действующая версия MoReq2 не может быть применена, поскольку процедура сертификации в Европе не отработана до конца и на смену MoReq-2 летом придет MoReq 2010, более удобная и простая версия. Поэтому разработанному программному продукту выдан сертификат соответствия первой версии MoReq с учетом российских национальных особенностей делопроизводства. Заказчик принял абсолютно правильное решение о создании нового продукта согласно заданным требованиям, соответствующим международному стандарту. Крайне сложно перелицовывать уже готовую разработку с учетом новых требований. Почему подобных примеров не много? Заказчик СЭД требует соответствия международным стандартам

Президент Российской Федерации посетовал на отсутствие у национального бизнеса стремления к повышению эффективности производства, качеству производимой продукции. Вместе с тем такое стремление должно быть встречным. Проблему качества без участия государства не решить. Государство должно выступить в качестве катализатора процесса. Было бы логично, принимая решения о государственных закупках, отдавать предпочтение сертифицированным программным продуктам, или устанавливать в условиях тендеров требования об участии в торгах только сертифицированных СЭД. Профессиональное сообщество продолжает терпеть состояние дел, когда качественные разработки ведущих компаний предлагаются потребителю наравне с продукцией скороспелой, сомнительного качества. Каждый должен позиционироваться согласно уровню производимого товара. Это не означает дискриминацию малых фирм, вмешательство в здоровую конкуренцию. Всем участникам рынка найдется место с учетом стоимости их товара и сложности решаемых СЭД задач. Качество товаров и услуг остается «Ахиллесовой пятой» российской экономики

В настоящее время в Казахстане проблемы «Электронного Правительства», межведомственного взаимодействия систем управления электронными документами решаются успешно. Вопрос гармонизации стандартов, технологических решений, если сегодня стоят не очень остро, то завтра, по крайней мере, в рамках развивающихся таможенного союза и единого экономического пространства такая потребность возникнет обязательно. Российские стандарты в настоящее время только создаются, не много мы знаем об аналогичных разработках наших ближайших соседей и партнеров. Видимо следует объединить усилия и активно привлекать коллег из стран, реальных партнеров России, к экспертным работам по формированию будущих национальных стандартов, с тем, чтобы эти наработки применялись в национальной практике не только нашей страны. Что мы знаем о стандартах в странах, ближайших партнерах России?

Мы говорим о качестве программных продуктов и технологий, обеспечивающих документационное обеспечение управления, но никогда не говорили о качестве персонала, работающего в этой сфере. К сожалению, следует констатировать, что работа по сертификации кадров практически не проводится, поскольку отсутствуют методики, системы оценки квалификации специалистов. Во всем мире существует практика оценки профессионального уровня соискателей, прежде чем принять на работу сотрудника он обязан пройти тестирование. Кроме того, существует система сертификации специалистов по уровню их квалификации по мере ее роста, например, низший, средний и высший уровень. Принимая на работу сотрудника, как в аппарат государственных учреждений, так и на предприятия и фирмы мы делаем заключение о его профессионализме достаточно формально, как правило, по результатам устных собеседований. Об уровне квалификации специалистов

«Гильдия Управляющих Документацией» поставила задачу, опираясь на международный опыт, создать систему оценки качества персонала. Применяя интернет-технологии, каждый желающий в состоянии пройти тестирование, находясь в любой точке страны. Квалифицированный сотрудник заинтересован в наличии документа об уровне своего профессионализма. Помимо послужного списка, который формально отражает квалификацию сотрудника, наличие сертификата первой, второй или третьей степени поможет ему в трудоустройстве, а работодателю подскажет правильное решение при приеме на работу специалиста. Не хватило знаний для удовлетворительных результатов тестирования, можно обратиться в «Учебный Центр ДОУ», который располагает всем необходимым для проведения полноценных курсов повышения квалификации, по результатам которых слушатель получает удостоверение государственного образца и право повторного тестирования. Система менеджмента качества персонала «ДОУСЕРТИФИКАТ»

Открыта новая страница в деятельности «Учебного Центра ДОУ» - совместно с Центром дистанционного обучения Академии государственной службы при президенте Российской Федерации разработана и реализована программа повышения квалификации государственных служащих с применением интернет технологий. 60 сотрудников аппарата законодательного собрания Краснодарского края были слушателями курсов повышения квалификации, которые проходили в форме видеоконференции, обладающей эффективностью традиционного, аудиторного преподнесения учебного материала: - экономически выгодна для бюджетных, государственных аппаратов управления; - позволяет обучить большое число слушателей; - к чтению лекций привлекаются лучшие преподавательские кадры столицы; - программа формируется с учетом потребностей конкретного аппарата управления; - слушатели получают удостоверения государственного образца о повышении профессиональной квалификации. О дистанционных курсах повышения квалификации специалистов служб ДОУ

Уже 10 лет «Гильдия Управляющих Документацией», объединяющая ведущих специалистов в области традиционного и электронного документооборота, продвигает наиболее заметные, инновационные решения в области электронного делопроизводства, знакомит с опытом зарубежных коллег, создает и переводит на русский язык международные стандарты, помогает заинтересованным организациям выбрать и внедрить ту или иную систему управления электронными документами. Нас знают, как в стране, так и за ее пределами, Гильдия – член профессиональных международных сообществ. Поступает много заявлений из региональных органов власти, высших учебных заведений, от бизнеса с просьбами принять в члены организации. Сегодня мы уже выросли из региональных рамок. Более половины наших членов – представители субъектов федерации. Принято решение о создании общероссийской организации. «Гильдии Управляющих Документацией» исполняется 10 лет

исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией» Тел. (495) , Афанасьев Сергей Иванович