ERP Department Рыбин О.А., Ведущий системный аналитик Звягин И.М., Аудитор систем качества ISO9001: сентября, 2004 С.-Петербург, Россия СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА - ОСНОВА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ

Деятельность компании Карта решения: Новый подход к внедрению информационных систем состоит в использовании готовых IT- решений, специализированных для различных отраслей, что снижает риски, временные и материальные затраты при внедрении проектов, ее адаптации к различным условиям и требованиям заказчика. Разработанная технология позволяет говорить о внедрении «типового проекта» (состоящего из унифицированных модулей) готовностью 60-70% и тиражировать его на др. предприятиях отрасли. О компании: Star software существует с 1991 года и является одним из ведущих российских поставщиков услуг по внедрению информационных технологий, разработке и сопровождению программного обеспечения. Головной офис компании находится в Санкт-Петербурге. Постоянный персонал компании насчитывает свыше 250 человек. Объединение с компанией EPAM Systems ( происходящее в настоящее время, выводит Компанию на первую позицию в Европе среди поставщиков IT-услуг.

Актуальные вопросы руководителя: Как улучшить качество, не повышая цены продукции и услуг? Как обеспечить прозрачность БИЗНЕС- ПРОЦЕССОВ? Как упорядочить ресурсы и информационные потоки? Как повысить исполнительность и дисциплину?

Компоненты менеджмента 1. Экономика 2. Организация, Логистика 3. Структуры 4. Человеческие ресурсы 5. Маркетинг, бизнес-план 6. Учет 7. Финансы 8. Коммуникации, документооборот 9. Программно-технические платформы ? Генеральный директор

Модель «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» Из книги «Диалог консультанта с руководителем о всеобщем качестве (TQM) и стандартах ISO 9000 версии 2000 года» Спираль качества TQM Генеральный директор

Что дает СМК? Определение, описание и регламентация БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ, Прозрачность БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ, наведение порядка в управлении, Организация обратной связи (КД и ПД), Непрерывное улучшение деятельности, нацеленное на конечного потребителя, Повышение рыночной стоимости компании и инвестиционной привлекательности. Не надо изобретать велосипед…

Структура документации СМК Политика и цели в области качества ЗАКОНЫ, ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АКТЫ, УКАЗЫ, ПОСТАНОВЛЕНИЯ, МЕЖДУНАРОДНЫЕ И РОССИЙСКИЕ СТАНДАРТЫ и т.д. Назначение документов: Уровни и основные пользователи документов: Стандарты предприятия Положения и должностные инструкции II уровень Руководители подразделений и специалисты II уровень Устанавливают требования к процессам СМК и ответственность подразделений Руководство по качеству I уровень Руководители всех уровней и внешние организации I уровень Определяют требования к СМК Рабочие инструкции, методики, Положения, КД, ТД, организационно- распорядительная документация и др. III уровень Руководители подразделений, специалисты, исполнители работ III уровень Устанавливают требования к продукции и работам Формы документов для ведения записей (журналы, карточки, протоколы, отчеты, акты и др.) IV уровень Исполнители работ IV уровень Регистрируют записи Объем документации зависит от:- размеров и типа организации;- сложности и взаимодействия процессов;- возможностей / умений персонала.Документация СМК может осуществляться в любой формеили виде (на бумажных носителях, электронная версия и т.д.). МИССИЯ

ПРОБЛЕМЫ «бумажного» делопроизводства (западные оценки) До 15% бумажных документов безвозвратно теряется (по сведениям Delphi Consulting) До 30% рабочего времени тратится на поиски (по сведениям Delphi Consulting) До 90% времени согласования бумажных документов приходится на «пролеживание» Прочие…

Цели проекта Повышение эффективности управления организацией: повышение исполнительской дисциплины; улучшение контроля исполнения; сокращение времени прохождения документов; обеспечение анализа организационно-распорядительной деятельности Сокращение: непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников; затрат на расходные материалы Организация единого информационного пространства организации Обеспечение надежности учета и хранения документации Организация эффективной защиты доступа Из опыта внедрения системы электронного документооборота: Сокращение срока согласования договоров с 1 месяца (в среднем) до 1 недели (максимум) Сокращение поиска информации по документу (на запросы по телефону или от руководства) с нескольких часов до 1 минуты Сокращение времени пересылки документов между сотрудниками в 5- 7 раз

Задачи, решаемые системой PayDox Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с утвержденным регламентом Создание и прохождение документов с поддержкой установленных в организации процедур согласования и утверждения Контроль исполнения поручений по документам, включая промежуточные этапы исполнения Хранение текстовых и графических образов документов и связанных с ними регистрационных карт Поиск документов по срокам, содержанию и реквизитам Ведение долговременного архива документов Обеспечение безопасности работы

Особенности работы системы PayDox PayDox разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition), с принципами Проектного управления (PMBOK-2000) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9001:2000 Гибкость системы PayDox позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми самой организации.

СИСТЕМА ПРОЦЕСС ФУНКЦИЯ ОПЕРАЦИЯ Бизнес- процесс Бизнес- операции Иерархическая система Бизнес-функции Заказ Поставка Оргштатная структура Бизнес- правила

Классификация процессов в соответствии с ИСО и PMBOK Guide (Руководство к Своду знаний по управлению проектами) Процессы производства продукции 7 Управление ресурсами 6 (7 и 9) Процессы измерения, 8 анализа и улучшения 8 5 Ответственность 8 руководства 4 раздел Глава 10 Проектирование Планирование Закупки Производство Упаковка, хранение Поставка Обслуживание Анализ требований Инициация Планирование Исполнение Управление Завершение

Дело … Категория документов 1Категория документов 2 Регистрационная карточка Регистрационная карточка Версия документа Версия документа История документа История документа Электронная копия документа Электронная копия документа Присоединенные файлы включая имидж оригинала Присоединенные файлы включая имидж оригинала Комментарий к документу Комментарий к документу Спецификации документа Спецификации документа Подчиненные документы Подчиненные документы Модель электронного документа в системе корпоративного документооборота

Система электронного документооборота PayDox Панель контроля исполнения документов - «горячие клавиши» Настраиваемые словари и справочники Руководство пользователю, функциональные клавиши Реестр последних документов с которыми работал данный пользователь Панель поиска Бизнес-процессы Бизнес-правила структуры Бизнес-операции Бизнес-функции

Формирование карточки договора - Присвоение номера под которым договор зарегистрирован в системе - Задание сроков действия договора - Краткое содержание договора - Список лиц согласующих договор - Лицо утверждающее договор - Лица имеющие право редактирования текста договора

Регистрация договора в книге регистрации договоров Окно регистрации

Добавление комментария на этапе согласования договора Комментарий занесен в карточку Ссылка на файл документа Выгрузить файл

Постановка дополнительной задачи на этапе согласования договора Задача исполнителю этапа бизнес-процесса на основании документа

Система иерархических показателей для сбора и анализа информации Иерархия показателей по подразделениям, по контрагентам, категориям товаров и услуг и т.п. Экономические показатели, рассчитываемые на основании первичных финансовых документов

Календарное планирование деятельности Поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки Назначение совместных мероприятий

Контроль этапов работы с договором Полная история работы с договором

Этапы внедрения системы электронного документооборота в холдинге Филиал-2 Филиал-1 Филиал-3 Головной офис I Этап

Этапы внедрения системы электронного документооборота в холдинге Филиал-1 Филиал-2 Головной офис II Этап

Среди пользователей системы Коммерческие организации: Сеть магазинов «Топ Книга» (157 филиалов по стране) Сеть магазинов «Красный Куб» (52 филиала в 14 городах) Топливно-энергетический комплекс: ОАО «УдмуртНефть» Сибирское представительство ТНК «British Petrolium» ЗАО «ИркутскЭнерго» Государственные учреждения: Пенсионный фонд «Дельта-Телеком» Новосибирское и Северо-Западное представительство Государственной Аэронавигационной корпорации Документооборот администрации г. Нижний Новгород и др.

Спасибо за внимание!