ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В СФЕРЕ БИЗНЕСА Белкова Е.А., старший преподаватель кафедры социологии и психологии Академии Пастухова, аудитор Европейской организации по качеству.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОЕКТА Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Под проектом понимается комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения в течение заданного периода времени и при установленном бюджете поставленных задач с четко определенными целями.

Признаки проектов: направлены на достижение конкретных целей; они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий; они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом; все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

ОТЛИЧИЕ ПРОЕКТОВ ОТ ОБЫЧНОГО МЕНЕДЖМЕНТА Обычный менеджмент (оперативная деятельность) - это продолжающийся во времени и повторяющийся процесс, в то время как проекты являются временными и уникальными. Конечные цели проекта и операционной деятельности отличаются коренным образом: задача проекта - достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Проект завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться.

Задачи для применения управления проектами в бизнесе Обеспечение прибыльности производства через повышение его эффективности, создание конкурентоспособной продукции и выход на новые рынки, сокращение расходов, продажа, приобретение и реструктуризация компаний

Управление проектами дает любой компании мощный инструмент, улучшающий ее способность планировать, осуществлять и контролировать свою деятельность, а также использовать людские и материальные ресурсы. отличается от обычной текущей деятельности тем, что эта деятельность постоянно повторяется, тогда как проекты уникальны и ограничены во времени. Ведь проекты делаются всего один раз и второй раз их не повторить.

Задачи, которые надо решить руководителю предприятия, прежде чем начинать проект 1. Провести маркетинговые исследования для оценки целесообразности запуска проекта и постановки ЦЕЛИ проекта. 2. Оценить соответствие организационных и технологических возможностей предприятия требованиям (задачам) проекта. 3. При необходимости определить поставщиков проекта и согласовать с ними сроки поставки (услуг, информации, продукции, включая оборудование и пр.). 4. Определить потенциальных инвесторов. 5. Разработать бизнес-план проекта. 6. Представить проект потенциальным инвесторам.

Трудоемкая работа по проекту? Техническая сложность работы по проекту? Проект предоставляет собой целостную систему? Является проект частью большой системы в действующей организации? Имеется ли поддержка деятельности по управлению проектом у администрации? Нужен ли строгий контроль над бюджетом? Имеются ли жесткие ограничения по времени и ресурсам? Требуется быстрое реагирование на изменения в проекте? Вовлечены ли в сферу действия проекта другие организации? Потребуется радикальное изменение в существующей организационной структуре? Участвуют в проекте несколько подразделений организации? Есть ли конкурирующие проекты? Могут ли измениться условия и окружение проекта в процессе его жизненного цикла? Имеются ли связи с внешними поставщиками? Нужно ли одобрение проекта на региональном или правительственном уровне? Когда нужно использовать методологию управления проектами?

Условия авторизации проекта Наличие проблемы (стратегической задачи); Субъектность проблемы (осознание проблемы высшим менеджментом); Невозможность решения проблемы средствами обычного менеджмента.

Управление проектами Известный закон Лермана гласит: "Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег", а следствие Лермана уточняет: "Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег".

Управление проектом – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ?

ОСНОВНАЯ ИДЕЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ организованное протекание процесса (вместо импровизации) для решения проблем: зачем? (основные и промежуточные цели) что? (содержание работ проекта) когда? (время работ проекта) с кем? (порядок работ проекта и ресурсы) сколько? (стоимость работ проекта)

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ. 1. Недостаточный анализ существующего состояния и требований к проекту 2. Нечеткость определения целей 3. Отсутствие объективной оценки нескольких альтернативных проектов 4. Невысокий профессионализм членов команды 5. Нечеткость в определении ответственности членов команды проекта 6. Игнорирование проблем или принятие решений не вовремя 7. Недооценка риска 8. Большой вклад импровизации, вместо систематической организации 9. Отсутствие готовности к учению и новациям.

Методы управления проектами позволяют определить цели проекта и провести его обоснование; выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить); определить необходимые объемы и источники финансирования; подобрать исполнителей - в частности через процедуры торгов и конкурсов; подготовить и заключить контракты; определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы; рассчитать смету и бюджет проекта, планировать и учитывать риски; обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.

Эффективное управления проектом это: Правильная постановка целей и задач цели должны быть достижимы; Выбор таких схем, методов и средств управления проектом, которые обеспечивают достижение поставленных целей при минимально возможном объеме ресурсов проекта и в кратчайшие сроки; Максимально полное (оптимальное) использование имеющихся ресурсов (максимум отдачи при минимуме затрат) через их оптимальное распределение во времени и пространстве; Своевременное и адекватное реагирование на изменение внешних и внутренних факторов проекта управление рисками, контроль, управление изменениями.

Проект

Экспертные области управления проектами Свод знаний по управлению проектами Знания, стандарты и нормативные акты, относящиеся к области приложения проекта Понимание окружения проекта Знания и навыки в области общего менеджмента Навыки межличностных отношений.

Понимание окружения проекта Социально-культурное окружение. Международно-политическое окружение. Окружающая среда.

Знания и навыки в области общего менеджмента управление финансами и бухгалтерский учет; закупки и снабжение; продажи и маркетинг; контракты и торговое право; производство и дистрибуция; логистика и логистическая цепочка; стратегическое планирование, тактическое планирование и оперативное планирование; организационные структуры, организационное поведение, управление персоналом, вознаграждением, признанием и карьерным ростом; здравоохранение и техника безопасности; информационные технологии. Общий менеджмент обеспечивает основу для наработки навыков по управлению проектами и часто является необходимым для менеджера проекта.

Навыки межличностных отношений Эффективные коммуникации. Обмен информацией Влияние на организацию. Способность "делать дело" Лидерство. Разработка определенных видения и стратегии, и мотивация людей для воплощения этого видения и стратегии Мотивация. Стимуляция людей с целью достижениями высокого уровня исполнения и преодоления препятствий Переговоры и улаживание конфликтов. Совещания с другими людьми для того, чтобы договориться с ними или прийти к соглашению. Решение проблем. Совокупность определения проблем, обнаружение и анализ альтернатив и принятие решения.

ЗАМЫСЕЛ ПРЕДИНВЕС- ТИЦИОННАЯ ФАЗА ИНВЕСТИ- ЦИОННАЯ ФАЗА ЭКСПЛУА- ТАЦИОН- НАЯ ФАЗА ЗАВЕРШЕНИЕ Анализ проблемы Разработка концепции Бизнес план Представление проекта Заключение контрактов Формирование команды проектов Разработка плана проекта Реализация проекта Мониторинг Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта c четырьмя базовыми фазами (PMBOK PMI). концепция разработка реализация завершение у р 60-80% о 10-15% в е н ь 9-15% у с 1-5% и л и й время

Этапы проекта Формулирование проекта - функция выбора проекта. Планирование – определение содержания, ресурсного обеспечения и порядка выполнения деятельности по проекту Осуществление - анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений Завершение - Когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ Проекты состоят из процессов. Процесс есть «последовательность действий, приводящая к результату». Процессы проекта могут быть поделены на две основные категории: Процессы управления проектами описывают, организуют и выполняют работы по проекту. Процессы, ориентированные на продукт, определяют и создают продукт проекта. Обычно определяются через жизненный цикл проекта.

Группы процессов управления проектами Процессы инициации – авторизация проекта или его фазы. Процессы планирования – определение и детализация целей, выбор из возможных альтернативных вариантов наилучшей программы действий для достижения целей, ради которых предпринимается проект. Процессы исполнения – координация людей и других ресурсов для выполнения плана. Процессы мониторинга и управления – обеспечение достижения целей проекта путем регулярного мониторинга и измерения исполнения для выявления отклонений от плана и выработки необходимых корректирующих воздействий. Процессы завершения – формализация выполнения проекта или фазы и их приведение к упорядоченному завершению.

Инициирование Планирование Мониторинг и управление Исполнение Завершение Схема управления проектами

Проект как процесс Деятельность по проекту Требования к проекту: к цели к срокам к ресурсам к цене к качеству и т.д. Удовлетворенные требования к проекту: к цели к срокам к ресурсам к цене к качеству и т.д. Нормативно-правовая база проекта Ресурсы и механизмы проекта

УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА Участники проекта - это лица или организации, либо активно участвующие в проекте, либо на чьи интересы могут повлиять результаты исполнения или завершения проекта

УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА Участники проекта имеют различные уровни ответственности и полномочий при участии в проекте, причем ответственность и полномочия могут меняться на разных этапах жизненного цикла проекта. Участники могут оказывать положительное или отрицательное влияние на проект.

Ключевые участники проекта Менеджер проекта. Лицо, ответственное за управление проектом. Заказчик/пользователь. Лицо или организация, которые будут использовать продукт проекта. Может существовать множество уровней заказчиков. Исполняющая организация. Предприятие, чьи сотрудники непосредственно участвуют в исполнении проекта. Члены команды проекта. Группа, которая выполняет работы по проекту. Команда управления проектом. Члены команды проекта, непосредственно занятые в управлении его операциями. Спонсор. Лицо или группа лиц, предоставляющая финансовые ресурсы - деньгами или в натуральном выражении - для проекта. Источники влияния. Лица или группы, которые напрямую не связаны с получением или использованием продукта проекта, но которые, в связи с их положением в организации-заказчике или исполняющей организации, могут положительно или отрицательно повлиять на ход выполнения проекта. Офис управления проектом (РМО). Если в исполняющей организации имеется этот офис, он может быть участником проекта, если он несет прямую или непрямую ответственность за результаты проекта.

ВЛИЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРОЕКТ Проекты обычно являются частью организации, которая сама по себе больше, чем проект. Проект испытывает влияние со стороны организации или организаций, которые его инициировало. Организационная зрелость - зрелость системы управления проектами организации, культуры, стиля, организационной структуры и офиса управления проектами - также может влиять на проект.

Корпоративная культура и стили На проект влияют: общие ценности, нормы, верования и ожидания; принципы и процедуры; представления об отношениях между начальниками и подчиненными; рабочая этика и рабочие часы. Корпоративная культура часто способна оказывать прямое влияние на проект.

Организационные системы Проектные организации - это те организации, чья деятельность состоит главным образом из проектов. Эти организации могут быть отнесены к одной из двух категорий: Организации с проектной организационной структурой: организации, получающие прибыль за счет выполнения проектов для других по контракту: архитектурные фирмы, инженерно-конструкторские фирмы, консалтинговые фирмы, строительные подрядчики и правительственные подрядчики. Организации, в которых внедрено управление через проекты.

Влияние организационной структуры на проект

Исполнительный директор Менеджер проекта Персонал Проектная структура Влияние организационной структуры на проект

Системы менеджмента качества как инструмент для организаций, в которых внедрено управление через проекты

СП 01 Системные процедуры ПМ 01 Процессы менеджмента ПМ Стратегическое планирование ПМ Менеджмент ресурсов ПМ Анализ СМК высшим руководством ОП 01 Основной процесс - Образовательный процесс ПП 01 Поддерживающие процессы ПП Управление персоналом ПП Управление информационной средой ПП Управление материально- техническим обеспечением СП Управление документацией, записями СП Внутренний аудит СП Управление несоответствиями СП Корректирующие и предупреждающие воздействия ПП Управление учебно- методическим обеспечением ПРОЦЕССНАЯ МОДЕЛЬ Потребитель (потребность) Потребитель (удовлетворенность) ОП Проектиро- вание и разработка ОП Подготовка учебного процесса ОП 01.4 Реализация учебной программы ОП Анализ удовлетво- ренности потребителей ОП Маркетинг

ОБЛАСТИ ЗНАНИЙ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ Управление интеграцией проекта Управление содержанием проекта Управление сроками проекта Управление стоимостью проекта Управление качеством проекта Управление человеческими ресурсами проекта Управление коммуникациями проекта Управление рисками проекта Управление поставками проекта

УПРАВЛЕНИЕ ИНТЕГРАЦИЕЙ ПРОЕКТА Управление интеграцией проекта - часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для обеспечения должной координации всех элементов проекта. Цель интеграции - это прежде всего эффективное интегрирование процессов, необходимых для достижения целей проекта в рамках определенных процедур, принятых в организации.

Интегративные процессы управления проектами включают в себя следующие элементы: Разработка Устава проекта - разработка Устава проекта, формально авторизующего проект или фазу проекта. Разработка предварительного описания содержания проекта - разработка предварительного описания содержания проекта, включающего в себя самое общее изложение содержания. Разработка плана управления проектом - документирование операций, необходимых для определения, подготовки, интеграции всех вспомогательных планов в план управления проектами и их координации. Руководство и управление исполнением проекта - выполнение работы, определенной в Плане управления проектом для выполнения требований, определенных в описании содержания проекта. Мониторинг и управление работами проекта - мониторинг и управление процессами инициации, планирования, выполнения и завершения проекта для достижения целевых показателей эффективности, намеченных в Плане управления проектом. Общее управление изменениями - обработка всех запросов на изменения, утверждение этих изменений и управление ими для оптимизации результатов поставки и активов организационного процесса. Закрытие проекта - завершение всех операций во всех группах процессов управления проектами для формального закрытия проекта или проектной фазы.

Разработка Устава проекта Устав проекта непосредственно или со ссылкой на другие документы должен содержать следующую информацию: Требования, удовлетворяющие потребности, пожелания и ожидания заказчика, спонсора и других участников проекта Производственная необходимость, самое общее описание проекта или требования к продукту, который является предметом проекта Цель или обоснование проекта Информацию о назначенном менеджере проекта и уровне его полномочий Расписание контрольных событий Отношения между участниками проекта Функциональные организации и их участие Допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения Ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения Реальная бизнес-ситуация, служащая обоснованием проекта с данными о прибыли на инвестиции Бюджет проекта.

План проекта План проекта - многостраничный документ, созданный при участии команды и менеджера проекта на основе исходной информации, полученной от участников проекта и руководства. План проекта выполняется один раз и используется в качестве ежедневного средства для управления проектом. План может изменяться в ходе проекта, так как планирование продолжается в течение всей жизни проекта.

План проекта необходим для того, чтобы Направлять исполнение проекта; Документировать предложения планирования проекта; Документировать принятые решения планирования по выбору одной из возможных альтернатив; Обеспечивать коммуникации между участниками проекта; Определять ключевые отчеты управления, относящиеся к содержанию, продолжительности и распределению во времени; Обеспечивать базовые оценки исполнения и контроля проекта.