Описание и документирование бизнес-процессов организации (на примере Негосударственного пенсионного фонда)

Процессный подход к управлению Под бизнес-процессом понимается последовательность видов деятельностей (операций, функций), выполняемых различными подразделениями предприятия, направленная на создание продукта или услуг, имеющих ценность для потребителя, клиента или заказчика

Процессный подход к управлению Методика моделирования и анализа бизнес- процессов является одним из инструментов повышения эффективности бизнеса Применение методики нацелено на: создание рациональных бизнес-процессов; автоматизацию бизнес-процессов И как следствие: сокращение затрат на производство продукции и услуг; повышение качества продукции и услуг; увеличение прибыли компании

Процессный подход к управлению Показатели эффективности бизнес-процесса, количественные и/или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат, позволят отслеживать бизнес- процесс и оперативно им управлять Определение показателей эффективности бизнес-процессов является ключевым при отслеживании качества бизнес-процесса

Процессный подход к управлению Процессных подход предполагает определение набора бизнес-процессов и работу с ними Предлагаемые сегодня системы управления в организациях базируются на следующих основных подходах: TQM (Total Quality System) – система всеобщего управления качеством; PIQS (Process Integrated Quality System) – система менеджмента качества, интегрированная с бизнес-процессами; МС ИСО серии 9000 – требования к системам менеджмента качества; WFMS (Work Flow Management system) – система управления потоками работ; ERP (Enterprise Resource) Planning – комплексная система планирования и управления ресурсами организации Основа всех подходов формализованное описание бизнес-процессов

Формализованное описание БП Формализованное описание бизнес- процессов включает создание набора моделей бизнес-процессов Под моделью понимается графическое описание бизнес-процессов Для построения моделей используются различные инструментальные средства

Средства моделирования

Модели бизнес-процессов

Модели бизнес-процессов представляют собой самостоятельный результат Модели бизнес-процессов используются для: документирования имеющихся процедур и создания регламентов бизнес-процессов; создания новых направлений бизнеса; анализа имеющихся и предлагаемых процессов; выявления слабых мест в процессах

Модели бизнес-процессов Модели бизнес-процессов используются для: определения требований, предъявляемых к персоналу, системам и функциям; создания автоматизированных систем, поддерживающих бизнес-процессы; планирования изменений существующих процессов и систем; обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия

Бизнес-цели проекта Формирование для НПФ полного видения бизнес-процессов, в том числе, связанных с работой с внешними организациями (агенты и ПФР) Анализ полноты поддержки процесса ОПС с точки зрения в существующих автоматизированных систем и ресурсов Разработка системы показателей эффективности процесса

Расчет экономической эффективности от внедрения формализованного регламента Год внедрения Стоимость неформал. регламента Стоимость формал. регламента Затраты на создание/ сопров. формал. регламента ДисконтЧистый дисконтир. доход Дисконтир. затраты 1-ый ый , ый , ый , ый , Отношение чистого дисконтир.дохода к дисконтир.затратам2,94

Этапы проекта Сбор первичной информации Классификация бизнес-процессов Моделирование и документирование бизнес- процессов (текущее состояние КАК ЕСТЬ) Моделирование и документирование бизнес- процессов (КАК ДОЛЖНО БЫТЬ)

Анализ документации (нормативные документы, описание ПО и внутренние положения) Интервьюирование сотрудников Идентификация бизнес-процессов, бизнес- правил, участников бизнес-процессов и их ответственностей Определение степени автоматизации бизнес- процессов Классификация бизнес-процессов Сбор первичной информации. Классификация бизнес-процессов

Моделирование и документирование бизнес-процессов (КАК ЕСТЬ) Моделирование бизнес-процессов Обучение сотрудников Фонда использованию нотации UML Разработка и согласование шаблона описания бизнес-процессов Документирование бизнес-процессов Согласование моделей и описаний бизнес- процессов Анализ моделей и описаний бизнес- процессов

Переход к моделированию и документированию бизнес-процессов (КАК ДОЛЖНО БЫТЬ) Верхний уровень модели процессов с различных точек зрения: «Формальная» – в соответствии с законодательством; «Текущее состояние» – по результатам обследования; «Процессы + продукты» – комплексный взгляд на процессы Фонда и предлагаемые им пенсионные продукты

Точка зрения: «Формальная»

Точка зрения: «Текущее состояние»

Использование модели бизнес-процессов Разработка регламентов текущей операционной деятельности Выявление требований к автоматизации бизнес-процессов Уточнение должностных обязанностей сотрудников в рамках бизнес-процессов и формирование организационной структуры Фонда с учетом бизнес-процессов Управление рисками на основе бизнес- модели

Разработка регламентов текущей операционной деятельности Дерево процессов НПО 1. Заключение договора 1.1.a Заключение договора в физ. лицами 1.1.b. Заключение договора с физ. лицами через юр. лиц Работа с клиентами в рамках договора 2.1. Изменение условий договора 2.2. Изменение АПД Выплаты 3.1. Назначение выплат Начисление инвестиционного дохода на этапе выплат Расторжение договора НПО 4.1. Исполненение запроса Участника Исполнение договора Вспомогательные процессы Работа общего отдела Документооборот Работа с архивом Рассылка писем Участникам Инвестирование Инвестирование НПО Инвестирование ОПС Инвестирование собственных средств Работа IT отдела CallCenter¶

Выявление требований к автоматизации бизнес-процессов Бизнес-процессПодсистема Работа с договорами ОПС Шаги бизнес- процесса Функциональное требование Типовая функция Информационный объект Регистрация данных ЗЛ Ручной ввод данных паспорта и СНИЛС в АИС "Пегас" Регистрация ЗЛВедение журнала Карточка ЗЛ, Журнал регистрации ЗЛ Загрузка в АИС "Пегас" Заявок ЗЛ Импорт/ пакетный импорт Заявок ЗЛ Импорт данныхЗаявка от организаций - Учредителей на ЗЛ в формате Excel Карточка ЗЛ Журнал регистрации ЗЛ Авторизация ЗЛ в АИС "Пегас Авторизация данных ЗЛАвторизация информации Карточка ЗЛ Журнал регистрации ЗЛ Идентификация ЗЛ/ контроль дублирования данных (проверка на уникальность по ФИО + дата рождения) нетКарточка ЗЛ Журнал регистрации ЗЛ

Уточнение должностных обязанностей сотрудников и формирование орг.структуры Подразделение: ГО: ОУПР Должность: Начальника отдела Функции 1. Получает служебную записку из филиала с прикрепленным файлом с информацией по физ. лицам. 2. Назначает ответственных за регистрацию и авторизацию физ. лиц (ответственных за согласование служебной записки). Должность: Зам. Начальника отдела Функции 1. Осуществляет авторизацию соответствующего договора в АИС «Пегас». 2. В случае обнаружения ошибок требующих внесение изменений информирует ответственного за регистрацию договоров с физ. лицами о необходимости внесения изменений. … Должность: Специалист Функции: 1. Информирует ответственного за авторизацию физ. лиц о необходимости авторизации. 2. В случае если требуется регистрация личных договоров физ. лиц, переходит к регистрации договоров с физ. лицами в свою пользу. В случае если не требуется регистрация личных договоров физ. лиц, переходит к контролю исполнения служебной записки. 3. Вносит тип операции, номер документа основания в АИС «Пегас» 4. Запускает проверку загруженных фил. лиц, в случае обнаружения ошибок исправляет ошибки или совершает иные действия в зависимости от типа ошибки. …

Управление рисками на основе бизнес-модели Финансовые риски Политические риски Риски изменения законодательства, в.ч. налоговые риски Демографические риски Актуарные риски Управленческие риски Технологические риски

Точка зрения: «Процессы + продукты»

Основные результаты Согласованные модели бизнес-процессов Модель документооборота в рамках бизнес- процессов Модель организационной структуры в рамках бизнес-процессов Описание данных: документы/отчеты Показатели эффективности бизнес- процессов