Основы электронного документооборота Тарасов В.В. Проректор по информационным системам в обучении

План и тематика изложения Международная академия бизнеса и новых технологий Место комплексной системы автоматизации документооборота в инфраструктуре информационной системы Специфика приложений автоматизации документооборота Необходимость платформы для автоматизации документооборота Функции основных подсистем Краткий обзор рынка систем электронного документооборота (СЭД) Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – как это работает

Основные термины и определения Международная академия бизнеса и новых технологий Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р ) Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Жизненный цикл документа Международная академия бизнеса и новых технологий

Федеральный закон от N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Международная академия бизнеса и новых технологий Электронный документ - Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно- графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи. - Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. - Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе. - Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа; при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Основные принципы электронного документооборота Международная академия бизнеса и новых технологий Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

План и тематика изложения Международная академия бизнеса и новых технологий Место комплексной системы автоматизации документооборота в инфраструктуре информационной системы Место комплексной системы автоматизации документооборота в инфраструктуре информационной системы Специфика приложений автоматизации документооборота Необходимость платформы для автоматизации документооборота Функции основных подсистем Краткий обзор рынка систем электронного документооборота (СЭД) Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – как это работает

Структура информационной системы Международная академия бизнеса и новых технологий Основной производственный процесс / финансы Внешние коммуникации Административное управление

Структура информационной системы Международная академия бизнеса и новых технологий Основной производственный процесс / финансы Внешние коммуникации Административное управление ERP/MRP II/HR/Бухучет

Структура информационной системы Международная академия бизнеса и новых технологий Основной производственный процесс / финансы Внешние коммуникации Административное управление ERP/MRP II/HR/БухучетCRM/SCM/Портал

Структура информационной системы Международная академия бизнеса и новых технологий Основной производственный процесс / финансы Внешние коммуникации Административное управление ERP/MRP II/HR/БухучетCRM/SCM/Портал Документооборот/ Workflow

Структура информационной системы Международная академия бизнеса и новых технологий Основной производственный процесс / финансы Внешние коммуникации Административное управление ERP/MRP II/HR/БухучетCRM/SCM/Портал Документооборот/ Workflow То, что считают То, что читают

Автоматизация административных процессов Международная академия бизнеса и новых технологий Общий контур управления организацией: Традиционные делопроизводство Контроль исполнения распоряжений Автоматизация управленческих регламентов Сопровождение процессов бюджетирования Сопровождение договорных процессов Система управления качеством Внедрение современных практик управления (проектный менеджмент, процессное управление) …

Специфические задачи органов государственного и муниципального управления Международная академия бизнеса и новых технологий Реализация положений Федеральной Целевой Программы «Электронная Россия»; Реализация Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года; Обеспечение открытости и доступности информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах; Предоставление государственных услуг по принципу «единого окна», создание Порталов госуслуг; Обеспечение оперативности (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению; Сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений; Снижение расходов органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением; …

Управленческая организация Международная академия бизнеса и новых технологий Основной производственный процесс / финансы Внешние коммуникации Административное управление ERP/MRP II/HR/Бухучет CRM/SCM/Портал Документооборот/ Workflow Подсистема интеграции приложений

План и тематика изложения Международная академия бизнеса и новых технологий Место комплексной системы автоматизации документооборота в инфраструктуре информационной системы Специфика приложений автоматизации документооборота Специфика приложений автоматизации документооборота Необходимость платформы для автоматизации документооборота Функции основных подсистем Краткий обзор рынка систем электронного документооборота (СЭД) Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – как это работает

Контрольисполнениязаданий Составлениестат.отчета Согласование СогласованиеРД Участие в проекте Международная академия бизнеса и новых технологий Проблема: задач много - пользователь один

Организационная специфика Международная академия бизнеса и новых технологий Множество различных задач; Большое разнообразие функций и технологий; Апериодичность использования; Один пользователь может быть задействован в различных контурах автоматизации в различных ролях; Изменчивость процессов; Необходимость последовательной автоматизации и обеспечения улучшений; Необходимость унификации всех приложений.

Технологическая специфика Международная академия бизнеса и новых технологий Документоцентричность, т.е. большое количество работы с неструктурированными данными; «Полубумажные» технологии; Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической гибкости; Активность приложений; Отсутствие стандартов организации процессов; Необходимость использования высокотехнологичных (и, как следствие, дорогостоящих) аппаратных и программных средств для таких процессов, как сканирование, защита информации, криптографические средства при использовании ЭЦП ….

План и тематика изложения Международная академия бизнеса и новых технологий Место комплексной системы автоматизации документооборота в инфраструктуре информационной системы Специфика приложений автоматизации документооборота Необходимость платформы для автоматизации документооборота Необходимость платформы для автоматизации документооборота Функции основных подсистем Краткий обзор рынка систем электронного документооборота (СЭД) Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – как это работает

Два класса качественно отличающихся задач Международная академия бизнеса и новых технологий Автоматизация конкретных бизнес-процессов обработки документов: Учет входящих и исходящих документов Контроль исполнения Работа с письмами граждан Решает конкретную изолированную задачу Не затрагивает остальные бизнес-процессы Возможно создание приложений «с нуля» Внедрение комплексной системы автоматизации документооборота: платформенное решение для развертывания любой из этих задач основа для решения новых управленческих задач

КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ДОКУМЕНТООБОРОТ МАСШТАБА ПРЕДПРИЯТИЯ ЭЛЕКТРОННАЯКАНЦЕЛЯРИЯ Международная академия бизнеса и новых технологий ЛОГИКА РАЗВИТИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Требования к комплексной системе автоматизации документооборота Международная академия бизнеса и новых технологий 1)Единые средства навигации и доступа к данным; 2)Единая структура справочников; 3)Единые средства поиска; 4)Единые механизмы разграничения прав доступа; 5)Единые средства управления жизненным циклом и маршрутизацией; 6)Единые механизмы хранения; 7)Единая инфраструктура управления и администрирования; 8)Единые средства разработки и настройки приложений; 9)Единый набор компонентов для встраивания в различные клиентские приложения. Принцип «девяти единств»

Платформенное решение позволяет: Международная академия бизнеса и новых технологий Удешевить разработку и внедрение конечных приложений; Обеспечить удобство пользователя и унифицированный интерфейс; Сократить стоимость эксплуатации и сопровождения комплекса приложений; Обеспечить унифицированные средства мониторинга и контроля исполнения; Обеспечить возможность сбора статистической информации о скорости и своевременности исполнения.

План и тематика изложения Международная академия бизнеса и новых технологий Место комплексной системы автоматизации документооборота в инфраструктуре информационной системы Специфика приложений автоматизации документооборота Необходимость платформы для автоматизации документооборота Функции основных подсистем Функции основных подсистем Краткий обзор рынка систем электронного документооборота (СЭД) Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – как это работает

Идеальная система автоматизации документооборота Международная академия бизнеса и новых технологий Групповая работа работа Маршрутизация /Контроль Архив/Хранение Картотека/Учет Поиск/ Управление знаниями Открытость/ Публикация Средства навигации навигации Автоматизациябизнес-процессов

Реальная система (на примере решений Microsoft) Международная академия бизнеса и новых технологий Групповая работа работа Маршрутизация /Контроль Архив/Хранение Картотека/Учет Поиск/ Управление знаниями Открытость/Публикация Средства навигации навигации Автоматизациябизнес-процессов Пространство для развития

Функции системы: Картотека Международная академия бизнеса и новых технологий Групповая работа работа Маршрутизация /Контроль Архив/Хранение Картотека/Учет Поиск/ Управление знаниями Открытость/ Публикация Средства навигации навигации Автоматизациябизнес-процессов

Международная академия бизнеса и новых технологий Функции системы: Картотека Задачи: Фиксация сопроводительной информации о документе – создание Регистрационной Карточки (РК) документа: Атрибуты документа Классификаторы информации Информация о жизненном цикле обработки (местоположение, статус…) Информация о состоянии (разработки, согласования, исполнения …) Реализация бизнес-логики карточки; Навигация по хранилищу документов; Поиск документов по атрибутам; Построение отчетов на основании атрибутов.

Функции системы: Хранение Международная академия бизнеса и новых технологий Групповая работа работа Маршрутизация /Контроль Архив/Хранение Картотека/Учет Поиск/ Управление знаниями Открытость/ Публикация Средства навигации навигации Автоматизациябизнес-процессов

Международная академия бизнеса и новых технологий Задачи: Ввод документов в систему (как возможный вариант – сканирование и распознавание текста); Хранение и доступ к файлам документов; Управление версиями; Обеспечение группового доступа к документам; Полнотекстовое индексирование; Интеграция с офисными приложениями; Оптимизация стоимости хранения. Функции системы: Хранение

Функции системы: Маршрутизация (DocFlow) Международная академия бизнеса и новых технологий Групповая работа работа Маршрутизация /Контроль Архив/Хранение Картотека/Учет Поиск/ Управление знаниями Открытость/ Публикация Средства навигации навигации Автоматизациябизнес-процессов

Функции системы: Маршрутизация (DocFlow) Международная академия бизнеса и новых технологий Задачи Доставка файла и сопроводительной информации для обработки на рабочее место пользователя; Автоматический сбор информации о текущем состоянии обработки документа; Получение результата обработки; Фиксация сценариев обработки файлов документов в рамках различных бизнес - процессов; Поддержка свободной маршрутизации.

Функции системы: Управление процессами (WorkFlow) Международная академия бизнеса и новых технологий Групповая работа работа Маршрутизация /Контроль Архив/Хранение Картотека/Учет Поиск/ Управление знаниями Открытость/ Публикация Средства навигации навигации Автоматизациябизнес-процессов

Международная академия бизнеса и новых технологий Функции системы: Управление процессами (WorkFlow) Отличия DocFlow и Workflow приложений: DocFlow приложения – частный случай WorkFlow (граница не формализована); На всех этапах DocFlow обрабатываются идентичные данные (файлы документов и сопроводительная информация); На этапах WorkFlow могут обрабатываются специфические данные (электронные формы – описания процессов); Процесс WorkFlow не сводится только к функциям маршрутизации, хотя и базируется на них; DocFlow более экономное, но менее мощное решение.

Международная академия бизнеса и новых технологий Функции системы: Управление процессами (WorkFlow) Обеспечивает автоматизацию сложных процессов обработки документов; Визуальный графический инструмент; Полный набор элементов для описания процессов; Наличие программируемых элементов; Возможность расширения набора элементов; Функции связи в данными внешних систем. По существу это система визуального программирования бизнес – процессов:

Международная академия бизнеса и новых технологий Функции системы: Управление процессами (WorkFlow)

Функции системы: Групповая работа (GroupWare) Международная академия бизнеса и новых технологий Групповая работа работа Маршрутизация /Контроль Архив/Хранение Картотека/Учет Поиск/ Управление знаниями Открытость/ Публикация Средства навигации навигации Автоматизациябизнес-процессов

Международная академия бизнеса и новых технологий Функции системы: Групповая работа (GroupWare) Электронная почта как основное средство транспорта информации; Универсальный клиент – Microsoft Outlook; Групповое планирование – общий календарь; Телеконференции, обсуждения, опросы, форумы; Организация подписки (извещений об изменении, RSS) на различную информацию - документы, мнения, формы; Организация персонального рабочего стола (рабочего кабинета). Инструменты для совместной работы – технологии социальных сетей Web 2.0:

Функции системы: Поиск и Управление знаниями Международная академия бизнеса и новых технологий Групповая работа работа Маршрутизация /Контроль Архив/Хранение Картотека/Учет Поиск/ Управление знаниями Открытость/ Публикация Средства навигации навигации Автоматизациябизнес-процессов

Международная академия бизнеса и новых технологий Задачи: Задачи: Обеспечить мощные и гибкие средства доступа информации в системе; Обеспечить возможность получать агрегированную информацию (отчеты); Унифицировать поиск информации вне зависимости от источника; Упростить доступ к нетривиальной информации - знаниям хранящимся в системе в неявном виде. Сложность задачи Функции системы: Поиск и Управление знаниями

Международная академия бизнеса и новых технологий Виды поиска информации: Виды поиска информации: Функции системы: Поиск и Управление знаниями Атрибутивный поиск - по информации Регистрационной Карточки; Полнотекстовый поиск – по индексированным данным полнотекстовых документов; Поиск по классификаторам – атрибутам документа, созданным при его регистрации; Поиск по образцу - Query by Example (QBE), т.е. по заранее заготовленным шаблонам.

План и тематика изложения Международная академия бизнеса и новых технологий Место комплексной системы автоматизации документооборота в инфраструктуре информационной системы Специфика приложений автоматизации документооборота Необходимость платформы для автоматизации документооборота Функции основных подсистем Краткий обзор рынка систем электронного документооборота (СЭД) Краткий обзор рынка систем электронного документооборота (СЭД) Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – как это работает

Международная академия бизнеса и новых технологий

План и тематика изложения Международная академия бизнеса и новых технологий Место комплексной системы автоматизации документооборота в инфраструктуре информационной системы Специфика приложений автоматизации документооборота Необходимость платформы для автоматизации документооборота Функции основных подсистем Краткий обзор рынка систем электронного документооборота (СЭД) Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – как это работает Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – как это работает

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) Международная академия бизнеса и новых технологий Федеральный закон от ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - Федеральный закон от ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - регламентирует правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. ЭЦП предназначена для защиты данного электронного документа от подделки и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Свойства ЭЦП – требования к реализации Международная академия бизнеса и новых технологий 1.Подпись достоверна. Она убеждает получателя в том, что подписавший сознательно подписал документ.

Свойства ЭЦП – требования к реализации Международная академия бизнеса и новых технологий 1.Подпись достоверна. Она убеждает получателя в том, что подписавший сознательно подписал документ. 2.Подпись неподдельна. Она доказывает, что именно подписавший сознательно подписал документ.

Свойства ЭЦП – требования к реализации Международная академия бизнеса и новых технологий 1.Подпись достоверна. Она убеждает получателя в том, что подписавший сознательно подписал документ. 2.Подпись неподдельна. Она доказывает, что именно подписавший сознательно подписал документ. 3.Подпись не может быть использована повторно. Она – часть документа. Злоумышленник не сможет перенести подпись на другой документ.

Свойства ЭЦП – требования к реализации Международная академия бизнеса и новых технологий 1.Подпись достоверна. Она убеждает получателя в том, что подписавший сознательно подписал документ. 2.Подпись неподдельна. Она доказывает, что именно подписавший сознательно подписал документ. 3.Подпись не может быть использована повторно. Она – часть документа. Злоумышленник не сможет перенести подпись на другой документ. 4.Подписанный документ нельзя изменить.

Свойства ЭЦП – требования к реализации Международная академия бизнеса и новых технологий 1.Подпись достоверна. Она убеждает получателя в том, что подписавший сознательно подписал документ. 2.Подпись неподдельна. Она доказывает, что именно подписавший сознательно подписал документ. 3.Подпись не может быть использована повторно. Она – часть документа. Злоумышленник не сможет перенести подпись на другой документ. 4.Подписанный документ нельзя изменить. 5.От подписи невозможно отказаться. Подпись и документ материальны. Подписавший не сможет утверждать, что он не подписывал документ.

Реализация ЭЦП – усложнения задачи Международная академия бизнеса и новых технологий 1.Отправитель подписывает документ своим закрытым ключом. 2.Отправитель посылает документ + открытый ключ получателю. 3.Получатель расшифровывает подпись открытым ключом. 4.Данные зашифрованной и расшифрованной подписи совпали ! Подпись удостоверена ? Документу можно доверять ?

Реализация ЭЦП – усложнения задачи Международная академия бизнеса и новых технологий 1.Отправитель подписывает документ своим закрытым ключом. 2.Отправитель посылает документ + открытый ключ получателю. 3.Получатель расшифровывает подпись открытым ключом. 4.Данные зашифрованной и расшифрованной подписи совпали ! Подпись удостоверена ? Документу можно доверять ? Нет, возможна ПОДМЕНА отправителя! Нет, возможна попытка ПОВТОРНОГО проведения банковской операции!

Реализация ЭЦП – усложнения задачи Международная академия бизнеса и новых технологий 1.Отправитель подписывает документ своим закрытым ключом. 2.Отправитель посылает документ + открытый ключ получателю. 3.Получатель расшифровывает подпись открытым ключом. 4.Данные зашифрованной и расшифрованной подписи совпали ! Подпись удостоверена ? Документу можно доверять ? Нет, возможна ПОДМЕНА отправителя! Нет, возможна попытка ПОВТОРНОГО проведения банковской операции! Нужен третий, независимый участник операции - «Нотариус» Роль нотариуса выполняет Удостоверяющий Центр: Его задача - выдача сертификата открытого ключа владельца цифровой подписи любому, кто обратится в Удостоверяющий Центр за подтверждением. Если сертификата нет, или он отозван, или истек срок его действия – ЭЦП удостоверена не будет!

Удостоверяющий Центр (на примере КриптоПро CSP) Международная академия бизнеса и новых технологий База - сервис сертификации Microsoft (Cryptographic Service Providers - CSP) Основные функции: Регистрация пользователей Изготовление сертификатов открытых ключей Ведение реестра сертификатов открытых ключей Управление сертификатами открытых ключей Предоставление владельцам сертификатов функций генерации ключей и управления личными сертификатами Обеспечивает: Централизованное управление ключевой информацией Распределенное управление ключевой информацией Печать сертификатов на бумажных бланках Сервис – платный!

Процедура проставления ЭЦП Международная академия бизнеса и новых технологий Текст электронного документа Dj123kdlsa=& ЭЦП - вычисляется СКЗИ на основании текста с использованием закрытого ключа. Становится неотъемлемой частью документа Закрытый ключ Открытый ключ Сертификат Сертификат содержит сведения о владельце открытого ключа и выдается Удостоверяющим Центром + Отправитель

Процедура проверки ЭЦП Международная академия бизнеса и новых технологий ЭЦП - проверяется СКЗИ на основании текста с использованием открытого ключа и сертификата Получатель Открытый ключ отправителя Сертификат Текст электронного документа Dj123kdlsa=& Сертификат содержит сведения о владельце открытого ключа и выдается Удостоверяющим Центром +

Пример «защищенной электронной почты» Международная академия бизнеса и новых технологий Требования к программно - техническому обеспечению: Наличие компьютера, подключенного к сети Интернет Настроенная на работу с почтовым сервером почтовая программа (Outlook, Outlook Express, The Bat!....) Средство криптографической защиты информации СКЗИ (как пример, КриптоПро CSP) «Штамп времени» - точно установленное время на компьютере (во избежание попытки повторного проведения транзакций, например, при проведении банковских операций)

Получен документ, подписанный ЭЦП Международная академия бизнеса и новых технологий

Процедура установки сертификата у получателя – шаг 1 Международная академия бизнеса и новых технологий

Процедура установки сертификата у получателя – шаг 2

Международная академия бизнеса и новых технологий Процедура установки сертификата у получателя – шаг 3

Международная академия бизнеса и новых технологий Процедура установки сертификата у получателя – шаг 4

Сопутствующая информация Международная академия бизнеса и новых технологий Стоимость: Лицензия на СКЗИ КриптоПро CSP (на одно рабочее место) – 1800 р. Изготовление сертификата открытого ключа ЭЦП сроком на 1 год – 1500 р. Ключевой носитель eToken GT с защитным чехлом («закрытый» ключ) – 770 р. Виды носителей «закрытых» ключей: Дискеты, CD Смарт-карты USB-брелоки Таблетки Touch-Memory

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ ! Международная академия бизнеса и новых технологий Пять стадий внедрения АСУ: Пять стадий внедрения АСУ: 1. Шумиха 2. Неразбериха 3. Поиск виновных 4. Наказание невиновных 5. Награждение непричастных Академик В.И.Глушков Середина 1970-х