ИНФОРМАЦИОННАЯ ПРИРОДА УПРАВЛЕНИЯ
КОММУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ Управление как таковое это процесс постоянной подготовки и принятия решений Блок определения целей и принятия решений Регулятор (оперативное управление) Объект управления 2 5 Блок определения целей и принятия решений 14 6 ВходВыход В наиболее общем виде в системе управления циркулируют следующие виды информации: 1.Информация на входе -директивные документы, информация о партнерах, потребителях, трудовых ресурсах, конкурентах и т.п. (1). 2.Внутренняя информация: управляющие воздействия - приказы, программы, политика, цели, стратегия и т.д. (2); текущие управляющие воздействия - указания по осуществлению хозяйственной деятельности (3); обратная связь, т.е. сведения о деятельности организации - производительность труда, объемы запасов товаров на складе и т.п. (4); обратная связь от субъектов текущего управления - информация о состоянии производствен- но-хозяйственной системы и проблемах, нуждающихся во внимании менеджмента (5); предназначенная для окружающей среды (6). 3. Исходящая информация.
СУЩНОСТЬ И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ Коммуникация («communis» лат. общее) это процесс, при котором субъект, передающий информацию, пытается установить «общность» с получающим информацию. Исходя из этого следует, что коммуникация это передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Коммуникация это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. В качестве шума могут выступать: звуковые ошибки в произношении; наличие более сильного параллельного сигнала; языковые ошибки искажения; помехи в линиях связи; личные добавления к посланию на различных уровнях.
Критерий классификацииВиды информации СодержаниеТехническая, экономическая, научная и пр. НазначениеОдноцелевая (для решения одной задачи), многоцелевая (для решения многих задач) ХарактерУниверсальная (для решения любых проблем), функциональная (для решения родственных проблем), индивидуализированная (для решения конкретной проблемы) ФиксацияДокументальная, не документальная Степень важностиОсобо важная, желательная для сотрудников Полнота информацииЧастичная и полная Степень готовности для использования Первичная, вторичная (переработанная информация) Канал общенияФункциональная (необходимая для выполнения определенных функций), координационная (необходимая для координации деятельности организации), оценочная (содержит оценку статуса, степени уважения сотрудников) Степень надежностиДостоверная и вероятностная Возможность закрепления и хранения Фиксируемая и не фиксируемая ПрерывностьНепрерывная, прерывистая Качество информации определяется пятью признаками: достоверностью должна быть избавлена от ошибок; современностью должна основываться на последних данных; комплексностью охватывать весь комплекс вопросов; краткостью должна представляться в сжатой форме, которая позволяет принимать решения быстро и легко; уместностью информация должна быть именно той, которая необходима для принятия решений.
КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС Коммуникационный процесс это процесс обмена информацией между двумя или более субъектами. Основная задача коммуникационного процесса это обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. В процессе обмена информацией можно выделить следующие основные элементы: отправитель (коммуникатор) лицо, инициирующее общение, собирающее и отправляющее информацию; сообщение информация, закодированная в символах; канал передачи (средства общения) технические устройства и приспособления, с помощью которых информация попадает получателю; получатель информации (аудитория, реципиенты) лицо, которое интерпретирует ее. При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы: Зарождение идеи. Кодирование. Кодирование это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Передача. Декодирование это перевод символов отправителя в мысли получателя. Существуют четыре типа коммуникационных стилей: 1.Стиль «открытие себя» характеризуется высокой степенью открытости себя другим при низком уровне обратной связи. 2.Стиль «замыкание в себе» одновременно низкий уровень открытости и низкий уровень обратной связи. 3.Стиль «защита себя» отличает низкий уровень открытости, но высокий уровень обратной связи. 4.Стиль «торговаться за себя» умеренная открытость и обратная связь, обмениваемые друг на друга в процессе межличностной коммуникации.
12.4. ПРЕПЯТСТВИЯ ИНФОРМАЦИОННОМУ ОБМЕНУ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ В системах передачи информации возникают следующие виды препятствий: 1.физиологические и психологические факторы усталость, слабая память, излишняя эмоциональность, нетерпеливость; 2.семантический барьер, т.е. использование в коммуникационном процессе символов непонятных получателю. Семантика изучает способы использования слов и значений, передаваемых словами. 3.круг интересов, потребностей и внешнего окружения людей; 4.географическое расстояние между участниками обмена ; 5.социальные установки людей; 6.преграды, обусловленные восприятием. Одна из таких преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции. 7.искусственные ограничения в обмене информации в связи с ее секретностью; 8.разный смысл одной и той же информации, передаваемой вербальным и невербальным способом; 9.самозащита одного из субъектов коммуникационного процесса. Удачи и успехи преувеличиваются, а промахи и поражения скрываются, уменьшаются; 10.плохая обратная связь или ее отсутствие; 11.перегрузки каналов коммуникаций (невозможность связаться с партнером по телефону в результате перегрузки телефонных каналов, большой объем информации, передаваемой получателю); 12.национальные особенности.
На информацию могут накладываться дополнительные ограничения: допустимость средств связи (только передача информации электронной почтой, личная встреча и т.п.); персонификация (информация, предназначенная для конкретных лиц); предельная пропускная способность каналов передачи (скорость передачи, емкость и быстродействие памяти, количество каналов); защищенность (секретность информации, авторские права на информацию). С целью ликвидации воздействия препятствий в системе обмена информацией руководителю необходимо предпринимать следующие действия: формулировать информацию кратко, ясно, недвусмысленно; дублировать информацию по разным информационным каналам; организовать постоянное регулирование и управление процессами передачи и приема информации в организации; использовать системы сбора предложений для облегчения поступления информации на высшие уровни управления (ящики для предложений, прямая телефонная линия); установить систему обратных связей (задавайте вопросы, заставьте человека пересказать ваши мысли, оцените язык поз, жестов и интонаций человека, контролируйте первые результаты работы; проводите политику открытых дверей); повышать уровень образования сотрудников организации; излучать эмпатию (внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру» и открытость); быть восприимчивым к потенциальным семантическим проблемам; следить за своей мимикой, позами интонацией; научиться слушать; разрабатывать устойчивые к искажению сообщения