ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ. МИФЫ И РЕАЛЬНОСТЬ. Как бы ни был мудр человек, в жизни ему пригодятся советы здравомыслящих друзей. (Плавт) Руководитель отдела региональных продаж канцтоваров Трофимова Анна Юрьевна

Кто из нас любит работать впустую? Думаю, что таких среди нас НЕТ! Дебиторская задолженность Что же такое – дебиторская задолженность? ДЗ НОРМАЛЬНАЯПРОСРОЧЕННАЯ

МИФЫ Ошибочные утверждения о взаимоотношениях с клиентом, являющиеся причиной возникновения ДЗ. 1. Качество дебиторской задолженности клиента не слишком зависит от менеджера, работающего с ним. В большей степени оно зависит от финансового состояния самого клиента. 2. Клиент не платит, потому что у него в данный момент нет денежных средств. 3. Если мы хотим быть лояльными клиенту, то не должны применять штрафные санкции по отношению к нему 4. Бонусы клиенту должны зависеть только от объемов продаж, а не от качества его платежной дисциплины 5. Клиент сам знает, когда должен оплатить долг: нет смысла напоминать ему об этом. Дебиторская задолженность

ОТКАЗ ОТ МИФОВ Путь компании «И.Т.И» в этом направлении не завершен, но результаты однозначно указывают на правильность выбранного пути. Чем быстрее вы откажетесь от мифов, тем больших результатов достигнете в работе с вашими дебиторами. В отдельных случаях могут быть исключения из правил и основания для принятия такого решения должны быть крайне весомые. Несмотря на все преграды вы ищете путь к повышению стоимости вашей компании. Данный подход позволит с первого шага установить открытые, понятные, и безусловно взаимовыгодные условия сотрудничества. В работе с клиентами, есть важное правило: слово «Клиент» всегда должно быть с большой буквы. Тогда Вы сделаете верные шаги по пути совершенствования собственных методов работы с должниками. Дебиторская задолженность Отказ от мифологических утверждений процесс непростой и системный.

РЕАЛЬНОСТЬ И ЭТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО РЕАЛЬНО! Дебиторская задолженность ПРОШЛОЕ Как вернуть долги? БУДУЩЕЕ Как вернуть долги и укрепить сотрудничество с клиентом? НАСТОЯЩЕЕ Как вернуть долги и при этом сохранить клиента? Только нужно: научиться управлять ДЗ выработать новую свободную от мифов стратегию взаимоотношений с клиентами Увещевания – неотъемлемая, но второстепенная мера!

Сегодня нам мешает ряд проблем: Отсутствие достоверной информации о реальных сроках погашения долга. Не регламентирована работа с ПДЗ Отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера ДЗ и времени её оборачиваемости. Не проводится оценка кредитоспособности покупателей. Функции сбора денежных средств, анализа ДЗ и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными сотрудниками или отделами. Не существует регламентов взаимодействия и, и как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап. Как вернуть долги и укрепить сотрудничество с клиентом? Дебиторская задолженность растет как снежный ком! Кто и что с этим должен делать? Дебиторская задолженность

Разработка кредитной политики Дебиторская задолженность КП свод правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности КП принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия Типичная структура этого документа: Цели кредитной политики. Тип кредитной политики. Стандарты оценки покупателей. Подразделения, задействованные в управлении ДЗ. Действия персонала. Форматы документов, используемых в процессе управления ДЗ

Положение о дебиторской задолженности Анализ финансового состояния предполагаемых дебиторов. Механизм формирования рейтинга кредитоспособности потенциальных дебиторов. Порядок расчета срока и величина кредитной линии. Система документооборота, применяемая компанией при отгрузке товара на условиях отсрочки платежа. Взаимосвязь показателей величины и качества дебиторской задолженности с системой мотивации персонала, непосредственно участвующего в процессе продаж товаров. Анализ дебиторской задолженности и порядок работы с покупателями в случае, если имеет место просрочка платежа, механизмы начисления пеней или штрафных санкций. Порядок взыскания дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность Элементы механизма реализации.

Управление ДЗ Планирование. Организация. Мотивация. Контроль. Анализ текущей ситуации. Планирование с учетом выявленных изменений. Дебиторская задолженность Управление - это не просто созерцание и анализ ситуации, а планомерное выполнение следующих функций: При отсутствии хотя бы одной из этих функций, говорить об управлении дебиторской задолженностью нельзя. Действительно ли я управляю ситуацией или вынужден к ней приспосабливаться? ЦЕЛЬ

Какие я преследую цели? Что я хочу получить в результате? Зачем мне «управлять» дебиторской задолженностью? Дебиторская задолженность Сначала необходимо ответить на вопросы: Есть несколько вариантов ответов: Сократить просроченную и сомнительную ДЗ. Сократить период оборачиваемости ДЗ. Безошибочно определять лимит ДЗ по отделам, менеджерам, клиентам. Увеличить долю рынка, эффективно используя инструмент товарного кредитования клиентов. Повысить количество лояльных клиентов используя инструмент «дебиторская задолженность». Самое важное на данном этапе – определиться с целью.

Анализ в прошлом периоде Финансовый анализ. Финансовые показатели, описывающих ситуацию в компании: оборачиваемость ДЗ, коэффициент отвлечения оборотных средств в ДЗ, период инкассации и т.д. Дебиторская задолженность Целесообразно разбить на два отдельных блока: Анализ структуры ДЗ. Структура дебиторской задолженности в разрезе: ассортимента, клиентов, распределение по менеджерам и отделам.

Финансовый анализ Дебиторская задолженность Основная задача - оценка уровня и состава ДЗ, а также эффективности инвестированных в нее денежных средств. ПЕРВЫЙ ЭТАП оценивается уровень ДЗ компании и его динамика в предшествующем периоде. КОАдз = ДЗ/ОА КОАдз - коэффициент отвлечения оборотных активов в дебиторскую задолженность; ДЗ - общая сумма ДЗ организации (или сумма задолженности отдельно по товарному и потребительскому кредиту); ОА - общая сумма оборотных активов организации. Период: 1 месяц. Сумма продаж: руб. Сумма активов (ОА): руб. ДЗ руб. КОАдз коэффициент отвлечения оборотных активов в дебиторскую задолженность = 0,54.

Финансовый анализ Дебиторская задолженность ВТОРОЙ ЭТАП Определяется средний период инкассации ДЗ в рассматриваемом периоде. ПИдз = ДЗср / Оо ПИдз средний период инкассации дебиторской задолженности; ДЗср средний остаток ДЗ организации (в целом или отдельных ее видов) в рассматриваемом периоде; Оо сумма однодневного оборота по реализации продукции в рассматриваемом периоде. Период: 1 месяц (июль) – 21 рабочий день. Сумма продаж: руб. ДЗср руб. Оо руб. ПИдз средний период инкассации дебиторской задолженности = 28,1 дня.

Финансовый анализ Дебиторская задолженность ВТОРОЙ ЭТАП Определяется количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде. КОдз = ОР / ДЗср КОдз количество оборотов ДЗ организации в рассматриваемом периоде; ОР общая сумма оборота по реализации продукции в рассматриваемом периоде; ДЗср средний остаток ДЗ организации (в целом или отдельных ее видов) в рассматриваемом периоде. ДЗср руб. ОР руб. КОдз количество оборотов ДЗ организации в рассматриваемом периоде = 0,74 оборота.

Финансовый анализ Дебиторская задолженность ТРЕТИЙ ЭТАП На этом этапе анализа оценивается состав дебиторской задолженности организации по отдельным ее «возрастным группам», т.е. по предусмотренным срокам ее инкассации.

Финансовый анализ Дебиторская задолженность ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП подробно рассматривается состав просроченной ДЗ, выделяются сомнительная и безнадежная задолженность. КПдз = ДЗпр / ДЗ КПдз коэффициент просроченности ДЗ; ДЗпр сумма ДЗ, неоплаченной в предусмотренные сроки; ДЗ общая сумма ДЗ организации. ДЗ руб. ДЗпр руб. КПдз коэффициент просроченности ДЗ – 0,29

Финансовый анализ Дебиторская задолженность ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП подробно рассматривается состав просроченной ДЗ, выделяются сомнительная и безнадежная задолженность. ВПдз = ДЗ пр / Оо ВПдз средний «возраст» просроченной (сомнительной, безнадежной) ДЗ; ДЗпр средний остаток ДЗ, неоплаченной в срок (сомнительной, безнадежной), в рассматриваемом периоде; Оо сумма однодневного оборота по реализации в рассматриваемом периоде. ДЗпр руб. Оо руб. ВПдз средний «возраст» просроченной ДЗ = 8,2 дня.

Финансовый анализ Дебиторская задолженность ПЯТЫЙ ЭТАП Рассматриваем сумму эффекта, полученного от инвестирования средств в ДЗ. Эдз = Пдз – ТЗдз - ФПдз Эдз сумма эффекта, полученного от инвестирования средств в ДЗ по расчетам с покупателями; Пдз дополнительная прибыль организации, полученная от увеличения объема реализации продукции за счет предоставления кредита; ТЗдз текущие затраты организации, связанные с организацией кредитования покупателей и инкассацией долга; ФПдз сумма прямых финансовых потерь от невозврата долга покупателями. Пдз руб. ТЗдз руб. ФПдз руб. Эдз сумма эффекта от инвестирования средств в ДЗ – руб.

Анализ структуры ДЗ Дебиторская задолженность Анализ структуры начинается и заканчивается на потребителях продукции (Дебиторах). При этом, охватывает все аспекты деятельности компании, связанные с продажей. Анализировать структуру дебиторской задолженности можно в разрезе: Покупателей. Менеджеров по продажам. Сбытовых отделов. Структурных подразделений (филиалов) компании. В разрезе ассортимента. Сроков дебиторской задолженности и периодов инкассации.

Анализ структуры ДЗ Дебиторская задолженность Математический анализ в разрезе клиентов, менеджеров, отдела и компании в целом.

Анализ структуры ДЗ Дебиторская задолженность Графический анализ старения дебиторской задолженности (количество дней просрочки сверх предоставленной отсрочки по договору).

ПЛАНИРОВАНИЕ Дебиторская задолженность Что мы будем планировать? Лимит ДЗ в целом по компании, по отделам, менеджерам, клиентам и ассортименту. Рост объемов продаж с использованием инструмента ДЗ. Снижение безнадежного и сомнительного долга.

Определение лимитов ДЗ Дебиторская задолженность Определение суммы денежных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность. При расчете этой суммы необходимо учитывать: Идз = Орк х Кс:ц х (ППКср + ПРср) / 360 Идз необходимая сумма финансовых средств, инвестируемых в ДЗ; Орк планируемый объем реализации продукции в кредит; Кс:ц коэффициент соотношения себестоимости и цены продукции, выраженный десятичной дробью; ППКср средний период предоставления кредита покупателям, в днях; ПРср средний период просрочки платежей по предоставленному кредиту, в днях. Орк руб.; Кс:ц 0,87; ППКср 30 дней; ПРср 10 дней. Идз необходимая сумма финансовых средств, инвестируемых в ДЗ – руб. в день;

Система кредитных условий Дебиторская задолженность В состав этих условий входят следующие элементы: Срок предоставления кредита (кредитный период). Размер предоставляемого кредита (кредитный лимит). Стоимость предоставления кредита (система ценовых скидок при осуществлении немедленных расчетов за приобретенную продукцию). Система штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств покупателями

Система кредитных условий Дебиторская задолженность Кредитный период характеризует предельный период, на который покупателю предоставляется отсрочка платежа за реализованную продукцию Увеличение срока предоставления кредита позволяет увеличить объем реализации продукции (при прочих равных условиях), однако приводит к увеличению суммы финансовых средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность, и увеличению продолжительности финансового и всего операционного цикла организации Поэтому, устанавливая размер кредитного периода, необходимо оценивать его влияние на результаты хозяйственной деятельности в комплексе

Система кредитных условий Дебиторская задолженность Кредитный лимит характеризует максимальный предел суммы задолженности покупателя по предоставляемому товарному кредиту Он устанавливается с учетом: Типа осуществляемой кредитной политики (уровня приемлемого риска). Планируемого объема реализации продукции на условиях отсрочки платежей. Среднего объема сделок по реализации продукции. Финансового состояния организации кредитора и других факторов.

Система кредитных условий Дебиторская задолженность Стоимость предоставления кредита характеризуется системой ценовых скидок при осуществлении немедленных расчетов за приобретенную продукцию. В сочетании со сроком предоставления кредита такая ценовая скидка характеризует норму процентной ставки за предоставляемый кредит, рассчитываемой для сопоставления в годовом исчислении. Алгоритм этого расчета характеризуется следующей формулой: ПСк = ЦСн х 360 / СПк ПСк годовая норма процентной ставки за предоставляемый кредит; ЦСн ценовая скидка, предоставляемая покупателю при осуществлении немедленного расчета за приобретенную продукцию, %, СПк срок предоставления кредита (кредитный период), в днях. Размер товарного кредита не должен превышать уровень процентной ставки по краткосрочному банковскому кредиту

Снижение безнадежного и сомнительного долга Дебиторская задолженность $Как максимально эффективно использовать кредитный лимит? $Каким клиентам сделать ценовую скидку, а каким навсегда сказать «нет»? $Каким клиентам простить просрочку платежа, а на каких подавать в суд?

Снижение безнадежного и сомнительного долга Дебиторская задолженность Стандарты оценки кредитоспособности покупателей: Определение системы характеристик, оценивающих кредитоспособность покупателей: 1.Репутация покупателя в деловом мире. 2.Платежеспособность покупателя. 3.Результативность хозяйственной деятельности покупателя. 4.Состояние конъюнктуры товарного рынка, на котором покупатель осуществляет свою операционную деятельность. 5.Объем и состав чистых активов, которые могут составлять обеспечение кредита при неплатежеспособности покупателя и возбуждении дела о его банкротстве. Формирование и экспертиза информационной базы проведения оценки кредитоспособности покупателей. Выбор методов оценки отдельных характеристик кредитоспособности покупателей

Мероприятия, применяемые при неисполнении покупателем договорных обязательств Дебиторская задолженность При неисполнении покупателем договорных обязательств, сотрудники отдела продаж последовательно проводятся следующие мероприятия: 1.Обзваниваем клиентов и напоминаем о необходимости погашения задолженности; 2.Рассылаем напоминания за 3 дня и в день наступления срока оплаты; 3.Рассылаем претензии; 4.Временно прекращаем обслуживание дебиторов; 5.Разрабатываем индивидуальные схемы погашения задолженности; 6.Передаем дебитора в СЭБ.

Дебиторская задолженность Методы воздействия на дебиторов

Для успешного управления просроченной ДЗ Дебиторская задолженность §Регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. §Формализовать подход к работе с каждым клиентом. §Наладить документооборот. §Назначить ответственных и утвердить их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.

Система мотивации персонала Дебиторская задолженность Для повышения эффективности системы мотивации, ориентированной на снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской задолженности. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если менеджер выполнил все предусмотренные регламентом действия, то ответственность за просроченную задолженность несет только клиент), а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской задолженностью.

Система мотивации персонала Дебиторская задолженность Сотрудники могут лишаться бонусов за следующие действия: Оформление заявки на отгрузку продукции при существовании распоряжения о прекращении отгрузки данному клиенту. Нарушение регламента предоставления информации о существующих дебиторах. Осуществление поставки товара без подписанного договора. Осуществление отгрузки сверх лимита по клиенту. Нарушение установленных правил документооборота и т. д.

Дебиторская задолженность Что менеджер по продажам всегда должен знать: В чем причина, почему ему не платят? Причины экономического характера. Причины «политического» характера. Действие непреодолимых сил. Недобросовестный должник.

Дебиторская задолженность Типичные отговорки в поведении должника: Всевозможные затяжки и оттяжки. Ссылки на банк. Обещание перечислить деньги. Ссылка на специфику работы бухгалтерской компьютерной программы. Должник выражает сомнения в правильности счета, он ему или бухгалтеру непонятен. При подписании договора покупатель требует установить очень длительный срок оплаты по товарному кредиту. Что менеджер по продажам всегда должен знать:

Дебиторская задолженность Кому должник отдаст свой долг в первую очередь? $Тому кого боятся : «крутой» фирме с отделом безопасности, гос. органам, неформальным организациям. $Тому, кто нужен «позарез», кто поможет сделать бизнес и без кого невозможно обойтись. $Тому, кого трудно обмануть, кто обладает информацией о движении товаров и средств, о внутренних планах и трудностях должника, о хозяевах фирмы. $Тем, с кем имеют личные связи, и неудобно отказать. $Настойчивым и упорным кредиторам. $Тем, с кем поддерживается хорошая коммуникация, «удобно и приятно работать». $Мелкие задолженности, не стоит «пачкаться» по мелочам. $Все остальные в порядке живой очереди. Что менеджер по продажам всегда должен знать:

Дебиторская задолженность Что менеджер по продажам всегда должен знать: Как позиционировать свою компанию? Фирма должна быть сильной, защищенной, информированной, имеющей свою службу безопасности, юридическую службу. Такая фирма не будет провоцировать неоплату долгов своей слабостью. Продажа товаров должна как можно полнее удовлетворять жизненные требования покупателей, поэтому в продаже очень важен этап выявления потребностей покупателя. Следует поддерживать самые тесные и частые связи с покупателем, быть в курсе всего, что происходит внутри фирмы-покупателя, и внимательно контролировать движение товаров и платежей. Не создавать крупных задолженностей на длительный срок. Грузите частями. Проверять платежеспособность и надежность партнеров. Использовать любые формы залога в качестве гарантии. Изучать как позитивный, так и негативный опыт других фирм, в.т.ч и всевозможные методы обмана.

Дебиторская задолженность Что менеджер по продажам всегда должен знать: Принципы коммуникации с задолжавшим клиентом: Настойчиво: до тех пор, пока не будет получен четкий результат: либо оплата, либо гарантийное письмо, либо отказ (в последнем случае в дело вступает юридическая служба). Уверенно: не извиняясь и не оправдываясь. Уважительно: не задевая достоинство представителей клиента. Мотивируя: показывая достоинства своевременной оплаты и негативные последствия задержки платежей. Конкретно: четко фиксируя все договоренности, например, гарантия оплаты должна быть положена на бумагу.

Дебиторская задолженность Три кита в управлении отношениями с дебиторами: Позиция продавца : «ничего личного, таковы правила работы нашей компании» Аргументы: кнут и пряник. Баланс отношений: Формальные/Неформальные.

Дебиторская задолженность КОНТРОЛЬ: Возможные причины «зависших» счетов: Продавец получает от отгрузки, а не от оплаты. Продавец не оценивает уровень риска заключаемых сделок. Продавцу не хватает уверенности в своих действиях: он не доводит до клиента требования компании и боится настаивать на соблюдении этих требований. Изменение системы материального стимулирования, Ужесточение операционного контроля, Обучение недостающим знаниям и навыкам. решениерешение

Дебиторская задолженность Только в самых крайних случаях: Когда цена вопроса и риски высоки, а руководитель может решить проблему, обратившись к акционерам или топ - менеджерам компании. Во всех остальных случаях руководитель должен контролировать процесс и работу своих подчиненных. Почему так? 1)Непосредственное вмешательство руководителя сигнал клиенту о том, что все важные вопросы необходимо решать только с ним, и в дальнейшем клиент будет стараться обращаться именно к нему. 2)Общаясь напрямую с руководителем, представители клиента понимают, что у того больше полномочий и постараются этим воспользоваться. Имея руководителя у себя за спиной, продавец сохраняет возможность ссылаться на «жесткие и неизменные требования высшего руководства». 3)Решение задач руководителем расхолаживает и демотивирует сотрудника. 4)Это сокращает возможности руководителя заниматься управленческими функциями. Должен ли начальник отдела сам звонить дебиторам?

Дебиторская задолженность ВЫ ГОТОВЫ РАБОТАТЬ ВПУСТУЮ? ВЫ ГОТОВЫ РИСКОВАТЬ СВОИМ БИЗНЕСОМ ?

Дебиторская задолженность ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА КОМПАНИИ Не внедрено управление ДЗВнедрено управление ДЗ В ОРГАНИЗАЦИИ 1ОТСУТСТВУЕТ кредитная политика1Кредитная политика 2 ОТСУТСТВУЕТ регламент управления ДЗ 2Регламент управления ДЗ 3 Дебиторская задолженность не контролируется 3Положение по управлению ДЗ 4 ОТСУТСТВУЕТ система мотивации обучения персонала, задействованного в работе с ДЗ 4Система мотивации и обучения 5Ситуация не анализируется5Система анализа ДЗ В МЕНЕДЖЕРЕ 1 Менеджеры не знают как возвращать долги 1Наличие знаний и умений 2 Менеджеры не умеют возвращать долги 2 Мотивация на достижение результата 3 У персонала нет делания возвращать долги

Дебиторская задолженность РЕЗУЛЬТАТ Управляемая ДЗ - это эффективный инструмент, позволяющий: Планировать освоение новых территорий. Привлекать новых клиентов. Управлять взаимоотношениями с постоянными партнерами. Выстраивать свою кредитную политику в долгосрочной перспективе. Управляемая ДЗ – это надежная платформа для развития вашего бизнеса.

Дебиторская задолженность Недооценить важность вопроса управления дебиторской задолженностью просто преступление. Сегодня Ваш бизнес успешен, активно наращивая обороты, ваши менеджеры эффективно ведут переговоры с клиентами, отгрузка на отсрочку стремительно увеличивается, и в какой-то момент вилка расходится. На канцелярском рынке достаточно таких примеров, когда компании из Лидеров с именем и огромной динамикой роста за несколько месяцев были стерты с лица земли. ВЫБОР ЗА НАМИ!

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!