Аббревиатура и сокращения слов в деловом письме Учитель информатики Иванова Вита Николаевна Земцовская школа 1

АББРЕВИАТУРА - 2 сложносокращённое слово, образованное из начальных букв (например: РФ), звуков (например: вуз) словосочетания или его начальных элементов (морфем) (например: универсам, сельмаг)

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. Приведем примеры для наиболее распространенных случаев. Слова при географических названиях: город г. село с. поселок п. поселок городского типа пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт- Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.). 3

Слова при фамилиях: товарищ т. (в начале предложения Тов.), господин г-н, профессор проф., доцент доц., начальник нач., и так далее. 4

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 п. 3., подпункт 1.1. подп. 1.1., рисунок 5 рис. 5., раздел 2 разд. 2. 5

Слова при указании денежных единиц: рубль р., руб. тысяча рублей тыс. р., тыс.руб. миллион рублей млн. р. миллиард рублей млрд. р. 6

Сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах): метр м миллиметр мм килограмм кг грамм г центнер ц тонна т гектар га атмосфера атм ампер А секунда с 7

Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство м-во, завод з-д, производство пр-во, район р-н, хозяйство хоз-во, количество кол-во, человеко-час чел.-час., и т. п. 8

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ Российская Федерация, ПК персональный компьютер, НИИ научно-исследовательский институт, АО акционерное общество, ЕЭС Европейское экономическое сообщество, и др. 9

Можно использовать сокращения, принятые в конкретном данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращаемого далее слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается. 10

Не допускаются (УСТАРЕЛИ) следующие сокращения: ед. изм. единица измерения, напр. например, п/упр. под управлением, т. г. текущего года, с. г. сего года, т. н. так называемый, т. о. таким образом. 11

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них: 1)по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2)по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3)по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются (АЭС, ОАО, ФСБ). 12

Раз –согнуться, разогнуться, Два – нагнуться, повернуться, Три - в ладоши три хлопка, Головою три кивка. На четыре – руки шире, Пять, шесть - тихо сесть, Семь, восемь – лень отбросим. 13

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» буксир, «бух.» бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа. 14

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р- н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы. 15

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же. 16

1.Внимательно прочтите текст раздаточного материала. 2.Создайте документ в текстовом редакторе Word В документе рассортируйте сокращенные и полные наименование объектов в виде таблицы из двух колонок: первая – сокращенные названия, вторая – полные названия. 4.Сохраните документ на Рабочем столе, указав в имени файла свою фамилию и тему урока (аббревиатура и сокращения слов). 17

Что нового узнали на уроке? Актуальна ли изученная тема? Какие вопросы остались для вас неясными? 18

Домашнее задание: Скачать у учителя презентацию урока и выучить изложенный в ней материал 19

Источники: Кузнецова А.Н. Методика преподавания машинописи и делопроизводства. М. Издательство ДОСААФ Кузнецова Т.В.Секретарское дело. Изд. 3-е, исправленное. ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", специальный выпуск журнала «Секретарское дело», 1999 Делопроизводство. Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Изображения: канцелярские папки - ножницы, клавиатура - мел – школьная доска, губка, танцующие человечки, блокнот –