Итоги внешнего аудита Университета, июнь 2013 Горбунова Ирина Борисовна начальник отдела менеджмента качества

Этапы аудита 1.Открывающее собрание (4 июня 2013 г. 9.00) 2. Собственно аудит (4-6 июня 2013 г ), в том числе ежедневные совещания команды аудиторов в конце рабочего дня 3. Завершающее собрание: наблюдения и выводы команды аудиторов по результатам ре- сертификационного аудита с расширением области сертификации (6 июня 2013 г ) 2

ССВУ-анализ С ИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ УНИВЕРСИТЕТА С ЛАБЫЕ СТОРОНЫ УНИВЕРСИТЕТА В ОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УНИВЕРСИТЕТА У ГРОЗЫ ДЛЯ НЕПРЕРЫВНОГО УЛУЧШЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УНИВЕРСИТЕТА 3

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ РЕ-СЕРТИФИКАЦИОННОГО АУДИТА СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ Отработанный и обновляемый учебно-методический комплекс. Контроль предоставляемого обучения в объеме, предусмотренном программой. Высочайшая квалификация сотрудников (Большое количество академиков, действующие эксперты ВОЗ). Преподаватели – практикующие врачи, управленцы, работающие в государственных структурах здравоохранения. Огромный опыт образовательной и научной деятельности. Неразрывная взаимообогащающая связь образовательного процесса, научных исследований и медицинской практики на базе созданных Научно-Образовательных Клинических Центров. Клиент ориентированность. Развитая современная инфраструктура. Активное и успешное продвижение имиджа университета. Востребованность выпускников университета. Хорошо организованная деятельность по планированию и координации работы подразделений ВУЗа в рамках исполнения НИР. Хорошо отлаженная работа по регистрации прав интеллектуальной собственности. Четкое соблюдение требований по управлению документацией (в особенности документации по регистрации прав собственности и регистрации малых предприятий). Организованная и поддерживаемая система управления договорами (можно легко найти нужный договор, посмотреть условия, все изменения, кто согласовывал и пр.). Распределение обязанностей по видам юридической поддержки (по образовательной, по научной и по лечебной деятельности). Отлаженная система проведения оценки и обработки социологической информации (в том числе по вопросам удовлетворенности потребителей). 4

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ РЕ-СЕРТИФИКАЦИОННОГО АУДИТА СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ (продолжение) Отлаженная система управления работами по НИР. Отлаженный процесс обучения. Особо стоит отметить отлаженную систему дистанционного обучения. Хорошо организованный процесс координации и управления научной деятельностью. Существует единый центр (научно-организационный отдел), объединяющий всю информацию по НИРам и грантам, выполняемым подразделениями ВУЗа. Отдел ведет документацию по НИР, планы исполнения каждого НИРа и проводит мониторинг состояния работ по всем НИРам. В большинстве подразделений налажена внутренняя система контроля исполнения НИР (регулярные совещания по состоянию дел). Процесс управления НИР формализован. Отлаженный процесс подготовки учебно-методического комплекса. Хорошая связь научных и лечебных результатов с учебным процессом. На большинстве кафедр удалось проследить «включение» результатов научной и медицинской деятельности в методические комплексы для слушателей. Хорошо организован обмен информацией в рамках образовательного процесса (за счет создания единого образовательного портала). Информирование персонала о всех изменениях со стороны Учебного управления. Участие в создании нормативной базы по отрасли в частности ФГОСов (Федеральных государственных образовательных стандартов). Студенческие кружки, элективы 5

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ РЕ-СЕРТИФИКАЦИОННОГО АУДИТА СЛАБЫЕ СТОРОНЫ Сложность управления (своевременная актуализация документов, поддержания на требуемом уровне контроля) из-за крупного размера организации Разный практический опыт применения СМК в разных подразделениях Цели в области качества представляют собой «регулярную» деятельность и как следствие сложно управлять улучшениями Не все кафедры реагируют на предложения по совершенствованию УМК Некоторые кафедры сокращают объем анкет по оценке удовлетворенности, исключая получение важной информации В Дирекции НИИ наблюдается слабое вовлечение руководства в процесс управления и контроля деятельности. (в частности есть программа развития НИИ на г., но степень выполнения этой программы не анализировалась. Нет общего плана НИР, выполняемых в подразделениях. Директор НИИ (с его слов) не планирует работу подразделений и не ведет контроль за деятельностью, не ведется планирование деятельности на этапе предпроектных работ. Каждое из подразделений самостоятельно выполняет поиск тем для исследования Не все кафедры формулируют выводы и предложения в отчетах по своей деятельности за год 6

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ РЕ-СЕРТИФИКАЦИОННОГО АУДИТА ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ Сбор отзывов по проведенному обучению сотрудников Университета, ведение статистики Необходимо своевременно актуализировать планы Необходимо своевременно переносить сроки выполнения мероприятий, вызванных переездом или другими объективными причинами, а не ждать выставления несоответствия на внутреннем аудите по факту их невыполнения 7

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ РЕ-СЕРТИФИКАЦИОННОГО АУДИТА УГРОЗЫ Риск получения недостоверных результатов в исследованиях при использовании несоответствующих средств измерения (не поверенных или не откалиброванных). Большой поток студентов в связи с изменением ФГОС. Долгие сроки согласования договоров и других документов. Ремонты и реконструкции в больницах и клиниках. Непринятие решений или принятие не вовремя во время со стороны государственных органов. Слабая обратная связь по результатам работы поставщиков. Есть вероятность заключения договора с ненадежным поставщиком, с которым ранее был разорван договор, в случае если поставщик примет участие в очередном конкурсе и победит. Не достаточно формализованные критерии поиска иностранных партнеров. Соглашения заключают с теми, кто готов откликнуться на предложения о партнерстве. «Полезность» и «ценность» таких соглашений никто не оценивает. В подразделениях не удалось выявить формализованного представления результатов удовлетворенности заказчиков проводимыми НИРами. Считается, что если отчет принят и подразделение получило следующий НИР или грант, значит заказчик удовлетворен 8

Рекомендации внешнего ре-сертификационного аудита несвоевременно актуализируются документы и поддерживается на требуемом уровне ведение документации в научных структурных подразделениях; руководство научных структурных подразделений не проводит сбор отчетов по результатам обучения сотрудников и обсуждение результатов обучения на заседаниях подразделения; несвоевременно актуализируются сроки реализации мероприятий/ответственные исполнители и пр. в действующих планах структурных подразделений; не проводиться изучение уровня удовлетворенности заказчиков НИР и других видов научных работ в ходе и по окончании исследования; высок риск получения недостоверных результатов научных исследований при проведение работ на не поверенном и не откалиброванном оборудовании; 9

Проект решения 10 Структурным подразделениям продолжить дальнейшее развитие системы менеджмента качества (далее – СМК) Университета. Ответственные: руководители структурных подразделений, уполномоченные по качеству. Срок: в течение г г. Признать работу структурных подразделений при подготовке к проведению и реализации внешнего аудита 04 – 06 июня 2013 года удовлетворительной. Структурным подразделениям разработать и утвердить в установленном порядке «Планы предупреждающих действий» на основании отчета внешних аудиторов, включив обязательно следующие действия: - своевременно актуализировать и поддерживать на требуемом уровне ведение документации в структурных подразделениях; - руководству структурных подразделений ввести сбор отчетов по результатам обучения сотрудников с обсуждением результатов обучения на заседаниях подразделения; - своевременно актуализировать сроки реализации мероприятий/ответственных исполнителей и пр. в действующих планах подразделения; - проводить изучение уровня удовлетворенности заказчиков НИР и других видов научных работ в ходе и по окончании исследования; - проводить работы только на поверенном и откалиброванном оборудовании для снижения риска получения недостоверных результатов научных исследований; Ответственные: руководители структурных подразделений, уполномоченные по качеству. Срок: до 25 октября 2013 г. Принять к исполнению рекомендации внешнего предварительного аудита СМК научно-исследовательской и инновационной деятельности Университета ( декабря 2012 года): – Руководителям научных структурных подразделений согласно распоряжению проректора Николенко В.Н. от 10 января 2013 года 002/Р подготовить планы и отчеты о работе научных структурных подразделений. Ответственные: руководители научных структурных подразделений. Срок: до 25 января 2013 года. – Руководителям научных структурных подразделений сдать на бумажном носителе в Управление качеством подготовки специалистов заявку на выпуск монографий, электронный вариант заявки переслать на электронную почту издательства Университета (согласно распоряжению проректора Николенко В.Н. от 10 января 2013 года 002/Р). Ответственные: руководители научных структурных подразделений. Срок: до 30 января 2013 года. – Документировать заседания (вести протоколы) научных структурных подразделений в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Университета. Ответственные: руководители научных структурных подразделений. Срок: не реже 1 раза в 2 месяца. – Уполномоченным по качеству научных структурных подразделений проверить на соответствие требованиям СМК Университета, имеющуюся документацию в подразделениях и поддерживать её в актуальном состоянии. Ответственные: уполномоченные по качеству научных структурных подразделений Срок: ежемесячно. – Уполномоченным по качеству научных структурных подразделений подготовить сотрудников подразделений к внутреннему аудиту в марте – апреле 2013 года. Ответственные: уполномоченные по качеству научных структурных подразделений. Срок: до 28 февраля2013 года.

Благодарю за внимание! 11