Как диагностировать лишние затраты и выделить направления для снижения издержек

Выступает Елена Ютландова Финансовый директор Консалтинговой группы «НЭО Центр»

О чем пойдет речь 1.Снижение расходов (Cost Cutting) – как отдельный проект 2.Этапы реализации проекта

Снижение расходов (Cost Cutting) 1.Снижение затрат – один из основных способов повышения эффективности компаний Результаты исследования о важности управления затратами на предприятии

Если учесть все факторы успеха, снижение затрат возможно на уровне от 5% до 15% Оценка областей экономии Область снижения затрат Оценка экономии* Управление оборотным капиталом 5-15% Техническое обслуживание и ремонты 10-25% Закупки основных материалов 3-12% Закупки вспомогательных материалов 7-20% Транспортные расходы 5-20% Производственные затраты 3-20% Оплата труда 10-30% Общехозяйственные и административные расходы 10-25% Капитальные вложения 3-12% Открытые источники. Комментарий: Данная оценка может варьироваться в зависимости от вида деятельности предприятия Факторы, влияющие на успешность проекта –текущая организация бизнес-процессов и корпоративная культура компании –проводились ли ранее проекты по сокращению затрат и масштабы таких проектов –мотивация сотрудников на выявление и внедрение мероприятий по сокращению затрат –прозрачность структуры и источники формирования затрат –готовность руководства компании к серьезным изменениям подхода к бизнесу и бизнес-модели компании

Предлагаемые этапы реализации проекта консалтинговыми компаниями Этап 1 Диагностика текущего состояния Этап 2 Разработка инициатив операционных улучшений Этап 3 Разработка и внедрение программы оптимизации

ЭТАП 1: Диагностика текущего состояния 1.1. Анализ затрат и запасов Сбор данных по затратам и запасам o из информационных систем, финансовой отчетности; o интервью со специалистами компании; o оценка степени вовлеченности сотрудников в процессы управления затратами; Определение центров возникновения затрат и точек контроля Анализ существующих в компании инициатив по снижению затрат Детальный анализ структуры затрат и запасов: o по статьям затрат; по степени приоритетности; o по источникам возникновения, центрам ответственности и поставщикам; o АВС-XYZ-анализ ассортимента; (Парето-анализ:20% всех причин отвечают за 80% последствий); o анализ оборачиваемости запасов, расходных нормативов, загруженность оборудования; o анализ численности персонала, количества уровней управления. Анализ сопутствующих основных бизнес-процессов (планирование, закупки, производство, логистика, маркетинг) с фокусом на процессы по планированию и прогнозированию спроса и складов Анализ финансово-экономических результатов деятельности предприятий Формирование финансовой модели для оценки влияния снижения затрат на финансовые и операционные показатели компании (прибыль и убытки, балансовые показатели).

1.2. Бенчмаркинг Цитата от китайского полководца Сунь Цзы: «Когда ты знаешь своего врага и знаешь себя, ты не страшишься результата от сотни войн» Выбор компаний для бенчмаркинга (российских и международных). Проведение внешнего бенчмаркинга: o общих финансовых показателей; o статей затрат (удельных); o уровня запасов и других показателей оборачиваемости; o производственных показателей; o показателей производительности; o сопоставление с лучшими практиками ведения процессов. Проведение внутреннего бенчмаркинга между предприятиями БЕ. Оценка отставания от компаний-аналогов и лучших внутренних показателей Формирование первоначальных гипотез Проведение интервью с ответственными сотрудниками для обсуждения результатов анализа и бенчмаркинга. Выявление причин и драйверов текущего уровня затрат. Выявление возможных причин существующих отклонений. Разработка первоначальных гипотез по возможностям оптимизации операционных затрат и запасов. Предварительная оценка возможных выгод.

Отчет по итогам анализа затрат и бенчмаркингу с зонами неэффективности и отставаний. Первоначальные гипотезы по оптимизации затрат. Рекомендации по совершенствованию системы учета (в случае необходимости) Базовые версии моделей отчетности, финансового и операционного анализа бизнеса, управления затратами и запасами. Результаты

Пример анализа затрат: Классификация расходов по степени приоритетности ТипОписаниеПримеры Высокоприоритетные Статьи, при прекращении финансирования которых существует угроза остановки операционной деятельности Оплата сырья и материалов для производства Оплата труда основных рабочих Приоритетные Статьи, при прекращении финансирования которых наносится ущерб нормальному ведению бизнеса Оплата мобильной связи ключевым работникам Оплата рекламы Допустимые Статьи, которые желательно сохранить при наличии у предприятия свободных средств Оплата санаторного лечения работников Оплата образовательных семинаров для сотрудников Ненужные Статьи, прекращение финансирования которых не окажет существенного влияния на ведение бизнеса Оплата отдыха руководителей

ЭТАП 2: Разработка инициатив операционных улучшений Формирование перечня инициатив Детальная проработка выявленных на первом этапе гипотез, сбор операционных доказательств для их подтверждения или опровержения. Детализация каждой гипотезы и трансформация гипотез в конкретную инициативу или несколько инициатив Формирование перечня инициатив в привязке к группам затрат, в том числе инициатив по качественным улучшениям. Отбор и утверждение инициатив Формирование критериев для приоритизации и отбора инициатив. Совместно с руководством компании выбор инициатив для внедрения. Расчет потенциала оптимизации операционных затрат и запасов Глубокий анализ всех инициатив для определения размера эффекта от реализации инициатив на основе интервью с сотрудниками, бенчмаркинга, встреч с внешними экспертами и прочих мероприятий Оценка ожидаемых сроков получения эффекта. Предварительная оценка требуемых для реализации ресурсов. Оценка ключевых рисков реализации. Составление программы мероприятий в разрезе отдельных бизнес-единиц

Составлен перечень детализированных инициатив по операционным улучшениям, включая ожидаемые эффекты на каждую БЕ Рассчитан эффект по каждой инициативе Составлена программа операционных улучшений для каждой БЕ Предварительные версии модели управления операционными затратами и запасами БЕ Выявлены ключевые риски, влияющих на реализацию инициатив Результаты

Примеры инициатив Транспорт Ограничить число служебных машин Аутсорсинг функций транспортного цеха Проработать логистику маршрутов Телекоммуникации Лимит по расходам мобильной связи Отчеты по мобильной связи IP телефония, скайп Блокировка развлекательных сайтов в интернете Затраты на ИТ Стандартизация требований к компьютерному оборудованию Аудит баз данных, ужесточение требований к их приобретению

Пути снижения затрат (примеры) 1. Снижение налоговых издержек o заключение договоров с юридическими лицами; o передача функций вспомогательных служб/производств на аутсорсинг; o организация структуры с упрощенной системой налогообложения. 2. Снижение затрат на содержание неиспользуемого имущества o реализация материалов, полученных при демонтаже, o продажа, а не списание амортизированных основных средств. 3. Инновационное снижение издержек o внедрение более экономичных технологий и оборудования; o развитие малозатратных производств. 4. Использование более дешевых материалов в производстве, не влияющих на качество 5. Централизованные закупки продукции 6. Деление заработной платы на постоянную и переменную части

ЭТАП 3: Разработка и внедрение программы оптимизации Подготовка детального мастер-плана внедрения Определение точных сроков реализации мероприятий, календарного плана внедрения с указанием необходимых этапов и контрольных точек. Оценка необходимых внешних и внутренних ресурсов для реализации программы. Определение ответственных за внедрение. Консолидация программ отдельных БЕ и формирование итогового мастер-плана мероприятий, включая: o мероприятия по снижению затрат («быстрые победы», среднесрочные и долгосрочные); o качественные улучшения политик, процедур и процессов, способствующих внедрению мероприятий по снижению затрат. Согласование и утверждение плана с руководством Создание системы контроля внедрения изменений Формирование в БЕ центров контроля за внедрением инициатив. Предоставление широких полномочий ответственным лицам Разработка форм отчетности и методов контроля реализации программы снижения затрат. Проведение внутренней PR компании происходящих процессов.

Внедрение плана оптимизации Формирование команды проекта, отвечающей за внедрение плана. Разработка мотивационных показателей для участников проекта. Планирование работ участников. Организация коммуникации между командой проекта и заинтересованными лицами. Оценка результатов внедрения центром контроля Результат Согласованный и утвержденный детальный календарный план внедрения инициатив. Осуществляется контроль и мониторинг затрат и внедрения инициатив. Ежемесячный анализ динамики затрат, на которых сфокусирован проект Эффективное снижение затрат.

Спасибо за внимание!