Основные понятия и определения делопроизводства Документоведение - наука о делопроизводстве

Основные участники делопроизводства руководители (организации и ее структурных подразделений); секретари и делопроизводители; исполнители - остальные сотрудники, работающие с документами. Секретари и делопроизводители работают с атрибутами документов, а руководители и исполнители - с их содержанием.

Понятие делопроизводства Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая: документирование и организацию работы с официальными документами

Документирование 4 Это запись информации на различных носителях по установленным правилам 4 Это создание документов, т.е. è составление, è оформление, è согласование и è изготовление

Организация работы с документами 4 организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) 4 систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)

Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов

Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин «документ» появился на Руси в XVIII веке, произошел от латинского слова «documentum» и означал «поучительный пример», «способ доказательства».

Документом может быть: 4 текст 4 рисунок 4 графика 4 фотография 4 аудиозапись 4 видеозапись Ааааааааа вввввввввв сссссссссс ддддддддд

Документ может быть: 4 Носителем информации (в сфере информационных технологий) 4 средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении) 4 источником фактов (в науке)

Документ Общая функция любого документа способность содержать информацию. Документы носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство отличает документы от других источников информации (газет, журналов, книг и др.), содержащих переработанную (вторичную) информацию. Любой документ полифункционален (многолик).

Основные функции документов 4 информационная (документирование, хранение и представление информации); 4 управленческая (решение управленческих вопросов); 4 коммуникативная (документы - средство обмена информацией);

4 правовая (документ может являться письменным доказательством в суде или источником права, например, закон); 4 организационная (например, должностная инструкция); 4 научно-историческая (архивные документы). Основные функции документов

Основа делопроизводства Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними обеспечивают: Юридическую силу документа; Оперативное и качественное составление, исполнение, хранение и быстрый поиск нужных документов; Применение компьютерной техники и современных информационных технологий.

Классификация документов Многофункциональность и чрезвычайное многообразие документов позволяют классифицировать их по различным признакам

Классификация документов "Представьте ведомость в трех экземплярах с надлежащими подписями и приложением печатей. Двух часов не прошло, представил и ведомость. По всей форме. Печатей столько, как в небе звезд. И подписи налицо." М.А.Булгаков "Похождения Чичикова"

Классификация документов Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация проводится с целью систематизации, организации хранения и поиска документов, например, по следующим признакам:

Классификация документов По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы; По происхождению: служебные, личные; По сложности: простые, сложные; По срочности: весьма срочные, срочные, несрочные; По гласности: нескретные, с грифом ограничения доступа; По форме изложения: индивидуальные, типовые, трафаретные;

Классификация документов По юридической значимости: подлинники (оригиналы), копии, заверенные копии, дубликаты (повторные экз. подлинника); По срокам хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;

Некоторые виды классификаций документов

По способу документирования рукописно-печатные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

По происхождению Официальные документы Личные документы создаются юридическими или физическими лицами; оформляются и удостоверяются в определенном порядке; удостоверяют личность человека и его права; содержат сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.) создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

По характеру отображаемой информации Текстовые - текст с небольшим включением иллюстраций; Гипертекстовые - включают гиперссылки (это интерактивные ссылки на другие документы для получения дополнительной информации); Графические (чертежи, схемы, карты и рисунки); Звуковые - фиксируют живую речь (заседания коллегиальных органов, протоколы допросов и др.); Мультимедиа - наряду с текстом и графикой включают звук и видеоиэображения; Гипермедиа – объединяют в себе гипертекст и мультимедиа. Информация представлена в любой форме (текст, рисунки, звук и кино), содержатся также гиперссылки на другие документы.

По наименованию Акты; Анкеты; Ведомости; Протоколы; Инструкции; Отчеты; Приказы и т.д.

По содержанию Различают деловые документы: по административным вопросам; вопросам материально-технического снабжения; бухгалтерского учета; подготовки кадров; внешнеторговой деятельности и т.д.

По юридической значимости Документы – оригиналы Копии документов Это документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов Это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке.

Виды оригиналов Подлинник – это оригинал, составленный по определенной форме и подписанный должностными лицами; Умноженные оригиналы – это оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.

Виды копий дубликат – это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа. Дубликат имеет одинаковую юридическую силу с подлинником; выписка - это копия, воспроизводящая часть текста документа. Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью; отпуск – это полная копия отправленного документа, подшиваемая в дела отправителя. Правильность отпуска удостоверяется отметкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

По форме (способу создания) Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например, документы личного характера; Типовые – представляют собой текст-образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия; Трафаретные – содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.

Документы ВнутренниеВнешние По характеру информационных связей

По направленности документопотока Документы ВнутренниеИсходящиеВходящие

По функциональному назначению Организационные Распорядительные Информационно- справочные По личному составу Управляющие документы Например,

По срокам хранения Постоянного (вечного) хранения; Долговременного хранения (более 10 лет); Временного хранения (до 10 лет).

Вопросы ?