Об эффективности внедрения систем электронного документооборота Вадим Ипатов Компания «ИнтерТраст» (495) ,

Цели презентации Показать, в чем может заключаться эффект от внедрения СЭД в организации Вооружить руководителей служб ИТ, СМК, ДОУ аргументами для отстаивания «своих» интересов перед руководством организации (прежде всего финансовым)

Использованные источники Материалы PCWEEK, CNews, PriceWaterhouseCoopers, Radicati Group, Office Space Across the World 2008, AIIM Д. Романов, Т. Ильина, А. Логинова «Правда об электронном документообороте» А. Данилин «Электронные государственные услуги и административные регламенты» 15 летний опыт промышленной эксплуатации систем «OfficeMedia» и «CompanyMedia»

Целевые аудитории СЭД Департамент ДОУ (Управление делами) Автоматизация ключевых функций. Значительное снижение нагрузки на департамент ИТ-Департамент Повышение значимости департамента в организации. Освоение фондов Служба качества Документирование деятельности в соответствии с требованиями ИСО, упрощение процедур отслеживания изменений, упорядочение своей деятельности Функциональные подразделения (отдел маркетинга, бухгалтерия, финансовая, юридическая службы, проектные подразделения) Возможность документирования и автоматизации своих деловых процессов

Можно ли ожидать отдачу от внедрения? Компенсирует ли удобство отдельных людей и коллективов вложенные инвестиции? Можно ли оценить потенциальный эффект до внедрения? Как оценить, оказывает ли СЭД воздействие на бизнес? («благодаря или вопреки»?) НО: СЭД как правило, дорогостоящая затея...

Отправные положения Часто ИТ-директор это ИТ-специалист, а не директор, который принимает участие в развитии бизнеса Финансовый директор относится к ИТ как к неизбежной статье затрат без видимого результата Рецептом исправления сложившейся ситуации может стать диалог между бизнесом и ИТ Необходимость определения экономического эффекта от реализации СЭД повышает важность самого процесса расчета: ИТ-специалист начинает думать, как финансист Финансист более критично оценивает возможности СЭД Взаимоотношения ИТ и бизнеса

Отправные положения «Хотя к сегодняшнему дню не выработано каких-либо методик, позволяющих достоверно вычислить абсолютный экономический эффект от реализации СЭД, этот показатель будет нулевым или даже более того отрицательным» «Руководство, и прежде всего финансовое, ждет от ИТ- директора описания проекта: зачем он нужен и что даст его реализация? И если получить четкий и ясный ответ на данные вопросы не удается, то решение будет отрицательным» Четкий ответ сводится к двум вещам. Первое получает ли компания возможность сократить затраты (например, за счет увольнения нескольких человек). Второе получает ли компания новый рынок или его долю (тогда система становится источником дохода, который нужно сопоставить с расходами на ее внедрение) 1. Позиция финансового директора

Отправные положения «Эффективность внедрения СЭД можно рассчитать, и ее можно рассматривать как синоним слова удовлетворенность» Что может быть измерено (для примера): ускорение процесса подготовки отчетности увеличение числа клиентов Т.е. требуется наглядное представление цели и критериев ее достижения «Если же проект являлся лишь данью моде и никто не имел четкого представления о том, что он даст в итоге, то тогда эффективность, несомненно, будет крайне низкой» 2. Альтернативный подход Вывод: даже если прямой экономический эффект не может быть посчитан, выгода достижима и может быть измерена

Отправные положения Цена несвоевременного представления регулятивных документов Цена потерь ответственных документов Цена потерь на задержках доставки критических документов Цена неверных решений 3. Какова цена неэффективного управления документами? Какова цена отсутствия СЭД? Цену легко посчитать после конкретных свершившихся фактов...

Подходы к измерению эффекта Воздействие информационных технологий на бизнес принято рассматривать в 4-х измерениях: возможности создания дополнительных ценностей для заказчиков и рынка; сокращение затрат (транзакции, обеспечение процессов: материальные ресурсы, хранение, передача, пространство); минимизация рисков (рыночных, финансовых, правовых, операционных) новые возможности ведения бизнеса (инновации) Источник: Marchand's Strategic Information Alignment FrameWork. Compelling with Information, Donald Marchand (2000)

За что директор готов платить деньги? Финансовая ориентированность Сокращение издержек Рост прибыли Рост производительности Интенсификация Клиентоориентированность Улучшение сервиса. Лидерство в отрасли Повышение конкурентоспособности Ускорение отклика Ориентированность на минимизацию рисков Управление рисками Соответствие внешнему регулированию Обеспечение непрерывности бизнеса

Зачем внедряют ECM решения? Источник: AIIM, 2008

Повышение эффективности, как сокращение издержек 1.Экономия стоимости ресурсов и материалов 2.Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации 3.Ускорение информационных потоков 4.Повышение продуктивности работы сотрудников Организации

1. Экономия стоимости ресурсов и материалов Первым, самым наглядным и очевидным следствием внедрения СЭД является сокращение затрат на: Копирование и размножение документов (расходы на бумагу, расходные материалы) Доставка документов в бумажном виде Приобретение и обновление копировально-множительного оборудования Содержание архивов бумажных документов.

Типовые примеры издержек В среднем документ копируется до 19 раз В США насчитывается более 4 млрд бумажных документов с ежегодным ростом 22% Источник: PriceWaterhouseCoopers Средняя стоимость доставки пакета курьерской службой от $8 до $15 Стоимость офисной площади возросла в 2008 г. на 19% Источник: Office Space Across the World 2008

Типовые примеры экономии В 2008 г. бюджет США был впервые представлен для согласования только в электронном виде. Это позволило сэкономить 20 т. бумаги. Затраты по статье «приобретение офисной бумаги», которые ежегодно вынужден нести один из крупнейших российских банков составляют более 3 млн. USD Перевод внутреннего документооборота в ОАО «Волгоградводоканал» в электронный вид позволил при внедрении системы на 100 рабочих местах, в три раза снизить затраты на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов в этой организации.. Для процедуры ознакомления с документами в организации требовалось до 20 копий документа на подразделение. В организации сотни подразделений. После внедрения электронного ознакомления сократилось не только потребление бумаги, но и издержки, связанные с подготовкой ознакомления и доставкой документов

Пример. Во что обходится «невнедрение» СЭД В Банке примерно 700 факсовых номеров. Абонентская плата за номер составляет 20$/мес. за номер, т.е. $ в месяц. Стоимость 1 факс-аппарата - $250, Т.е разовые расходы = $ Стоимость расходных материалов и обслуживания на один факс-аппарат в месяц составляет $36 (бумага+тонер+обслуживание). Итого: $24х12х700=$ Итого, общие расходы на факсимильную связь в банке: $ В результате внедрения: количество факс номеров сокращается до 1 прямого номера и 700 добавочных. Не нужно покупать и обслуживать сотни факсовых аппаратов, не нужны расходники для них (бумага, тонер и т.д.).

Как рассчитывается интегральный показатель ПоказательЧисловое выражение показателя Сокращение затрат на копирование документовМинимум 10 раз Степень использования бумажных носителей информации сокращается на 40% Сокращение затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов до 3-х раз Снижение затрат на хранение бумажных документов, за счет перевода их в электронную форму на 80% Оценка показателей эффективности применения СЭД по фактору «Экономия стоимости ресурсов и материалов»

Вывод Для организаций с развитым документооборотом при переводе существенной части документооборота в электронный вид происходит действительное и ощутимое сокращение затрат на поддержание документооборота.

2. Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации Более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения СЭД может быть экономия рабочего времени сотрудников организации. Всю работу сотрудников организации с документами можно разделить на две части: Творческая, производительная часть работы Рутинная, непроизводительная часть работы

Типовые примеры издержек Компании тратят $20 на создание одного документа, $120 на выявление ошибочного документа и $220 на восстановление потерянного документа. 7,5% всех документов теряются, 3% оставшихся создаются ошибочно Специалисты тратят 5-15% своего времени на чтение информации и до 50% на поиск ее Источник: PriceWaterhouseCoopers

Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации Исходные данные для расчета возврата инвестиций по модели «Поиск документа»: «Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу на его повторные поиски тратится еще 2 минуты. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу. Средняя годовая зарплата р. в год ( р. в месяц) Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100% Пример расчета : (10 раз/день х 2 мин раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х р. Итого, экономия в год на одного сотрудника составит р.

Как рассчитывается интегральный показатель ПоказательЧисловое выражение показателя Время регистрации одного документаНе более 1 минуты Исключение случаев множественной перерегистрации документов в подразделениях организации 100% Исключение случаев множественного ввода и дублирования документов в подразделениях организации 100% Время поиска документов по известным атрибутам.не более 1 минуты, или сокращение трудозатрат на поиск на 40% Время поиска документа с неизвестными атрибутами.не более 1 минуты, или сокращение трудозатрат на поиск на 40% Время выполнения контрольных операций по документам и поручениям не более 1 минуты, или сокращение трудозатрат на поиск на 40% Оценка показателей по фактору «Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации»

Вывод Вклад данного фактора в экономический эффект прямо пропорционален числу участников электронного документооборота организации. Чем больше сотрудников пользуется в своей работе СЭД, тем более масштабны и значимы результаты экономии Эффективность системы электронного документооборота Доля сотрудников, работающих с электронными документами в % Регистрация и учет бумажных документов 2.Смешанный документооборот 3.Электронный документооборот 4.Корпоративный электронный документооборот

3. Ускорение информационных потоков От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит: насколько она мобильна и динамична; с какой скоростью принимаются управленческие решения и как быстро они реализуются; насколько быстро организация способна реагировать на изменения внешней среды; И др. Скорость обработки информации влияет на эффективность принятия решений и определяет конкурентоспособность организации

Ускорение информационных потоков Модель «Задержка документа» D – число документов в день T – среднее время задержки документа Коэффициент инертности организации (суммарная задержка документа в организации)= D*T [документо-дней] Пример расчета: документов в день – 2000 среднее время задержки – 1,5 дня Итого: инерционность организации = 3000 документо-дней = 10 документо-лет

Ускорение информационных потоков Крупный московский Банк. Проблема – срок согласования разрешения на выдачу потребительского кредита «традиционным» занимал около 2-х недель. Конкурирующие Банки предоставляли аналогичный потребительский кредит в течение З-5 дней. Применение системы ЭДО в данном бизнес- процессе Банка позволило обеспечить согласование процедуры выдачи кредита в течение 2-х рабочих дней при сохранении действующего регламента Банка. Решена проблема конкурентоспособности Банка на рынке потребительских кредитов Ведущий российский оператор стационарной связи. Проблема – срок согласования протоколов Совета Директоров – 2 недели. 12 членов Совета, управленческий аппарат размещен в 4 зданиях в разных районах г. Москвы. После внедрения Системы срок согласования оперативных документов Совета Директоров сократился до 3-х дней.

Как рассчитывается интегральный показатель ПоказательЧисловое выражение показателя Время передачи документа на исполнениене более 1 часа Время пересылки документа между структурными подразделениями. не более 1 часа Ускорение средней скорости распространения информации. На 30% Время подготовки типовых документов (за счет применения типовых шаблонов). На 20% Время согласования типовых документов (за счет формализации типовых маршрутов согласования). На 30% Время, затрачиваемое на подготовку типовых отчетов.не более 1 минуты. Или сокращение трудозатрат на создание отчетов на 40% Оценка показателей эффективности по фактору «Ускорение информационных потоков»

Наименование организации Кол-во рабочих местКоличество территориальных объектов Общее число зарегистрированных документов за последний год «ЛУКОЙЛ»Более Около 1 миллиона Внешторгбанк миллиона ФК УРАЛСИБ Более Сибирьтелеком580012Около Северо-западный телеком Более Более Трансмашхолдинг150013Более Юникредит БанкБолее Более РостелекомБолее 40009Более АэрофлотОколо 1500 Аппарат губернатора, исполнительные органы власти ЯНАО Более Около крупнейших проектов

Вывод Наибольший эффект приносит перевод операций по: Согласованию документов Совместной подготовке документов, Распространению бизнес-информации в электронный режим

4. Повышение продуктивности работы Внедрение систем электронного документооборота приводит к сокращению на 25-30% непроизводительных затрат рабочего времени. Высвобождение резервов рабочего времени сотрудников не означает, что в организации должно автоматически последовать сокращение штатов. Силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ – растет интенсификация труда.

Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации Наименование показателя Время (в мин.) ДО Время (в мин.) ПОСЛЕ Число сотр-в Кол-во опер. в месяц. Сумма затрат ДО Сумма затрат ПОСЛЕ Регистрация входящего документа Регистрация внутреннего документа Регистрация исходящего документа Размножение документа по резолюции Подготовка типовых отчетов Поиск документов с известными атрибутами Поиск документов с неизвестными атрибутами Подготовка типового документа Согласование типового документа60 Организация и подготовка совещаний Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа Передача документа на исполнение или ознакомление ИТОГО Затраты времени на выполнение типовых операций с документами.

Повышение продуктивности работы Внутренний отчет о результатах опытной эксплуатации СЭД в крупнейшей российской нефтяной компании: «….. после внедрения системы произошло скачкообразное (в 5 раз) увеличение количества документов и поручений руководства Компании находящихся на контроле». «Система CompanyMedia» позволяет контролировать решения руководства не только в Центральном аппарате, но и в территориальных подразделениях и дочерних предприятиях Компании при той же численности группы аудита и контроля». Перевод процессов согласования документов в одной из МРК в электронный вид в 7 раз увеличил количество документов, проходящих согласование, и в 3 раза сократил сроки согласования документов, по сравнению с традиционным процессом, основанным на согласовании бумажных документов.

Как рассчитывается интегральный показатель ПоказательЧисловое выражение показателя Интенсификация работы персонала организации, связанного с работой с документами на 25% Усиление контроля за исполнением управленческих документов и решений в рамках всей Организации, включая ее территориальные подразделения и дочерние предприятия Количество документов поставленных на контроль должно возрасти в 5 раз Переход на электронный внутренний документооборот с подключением всех сотрудников, работающих с документами. На 100% Оценка показателей эффективности по фактору «Повышение продуктивности работы»

Вывод Внедрение СЭД приводит к интенсификации работы персонала и расширению круга решаемых им задач

Снижение рисков Данный параметр достаточно сложно оценить в денежном эквиваленте, но при современной интенсификации бизнес-процессов риски: принятия неверных управленческих решений невыполнения сотрудниками организации выданных Руководством поручений недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды несвоевременного выполнения деловых обязательств существенно возрастают.

Пример расчета возврата инвестиций Модель «Изменение скорости принятия решений» t1 – время требуемое для принятия решений до внедрения системы t2 – время требуемое для принятия решений после внедрения системы К –стоимость чел/часа Руководителя $ - Стоимость вопроса Экономия на скорости принятия решений: А = К х ($) х (t1 - t2)

Как рассчитывается интегральный показатель ПоказательЧисловое выражение показателя Риск несвоевременной доставки информации;На 40% Риск невыполнения или несвоевременного выполнения выданных Руководством поручений; На 20% Потери информации и документов при их передаче и хранении; На 80% Риск длительного согласования проектов документов, и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды; На 30% Оценка показателей эффективности по фактору «Снижение управленческих рисков»

Изменение корпоративной культуры Корпоративная культура это совокупность наиболее важных идей, взглядов и предположений, ценностей, принимаемых и разделяемых членами организации. Корпоративная культура диктует стиль поведения, общения и взаимодействия сотрудников, как внутри организации, так и с ее внешним окружением. По мере того как все большее число организаций начинают использовать технологии управления информацией, это становится частью того, как мы работаем. Внедрение СЭД приводит к изменениям в корпоративной культуре организации, которые влияют на результат деятельности организации не напрямую, а косвенным, образом.

Изменение корпоративной культуры К эффектам, связанным с изменением корпоративной культуры, относятся, в частности: Унификация базовых управленческих процедур Организации. Введение единого стандарта работы с электронными документами. Разрушение барьеров между подразделениями. Создание более эффективных деловых коммуникаций. Оценка работы персонала на основе фактов Улучшение обмена опытом, накопление "лучшей практики", исключение дублирования работ и ресурсов; Повышение привлекательности для инвестиций. Повышение качества управленческих решений Изменение отношения к труду

Идем к финансовому директору... Устав Проекта Расчет ТСО Расчет ROI Риски проекта

Устав Проекта Цели проекта Участники проекта Количественные характеристики проекта Состав и уровень квалификации рабочей группы Стратегия тренинга пользователей Перечень мероприятий (обобщенный план) проекта внедрения сэд в управляющей компании Содержание работ Условия выполнения работ Ожидаемый результат Этап 1: Организация проекта Этап 2:Конфигурирование СИСТЕМЫ Этап 3: Внедрение СИСТЕМЫ. Передача СИСТЕМЫ в эксплуатацию Требования к документам проекта Требования к программно-аппаратным средствам заказчика Требования к техническому оснащению класса для проведения обучения на территории заказчика Параметры проекта Функциональные характеристики проекта (спецификация требований к доработке/разработке)

Расчет ТСО Структура проекта и совокупной стоимости владения Стоимость программного обеспечения Анализ и оценка состояния документооборота Цели анализа документооборота Отчет по результатам анализа документооборота Разработка проектной документации Техническое задание Анализ сетевой, технической и организационной структуры Адаптация программного обеспечения Разработка документации Подготовка персонала Спецификация тренинга персонала ответственного за внедрение сэд Спецификация тренинга инструкторов Спецификация тренинга пользователей Конфигурирование системы Установка системы Внедрение системы Проведение приемо-сдаточных испытаний Передача системы в опытную эксплуатацию Сопровождение опытной эксплуатации Анализ результатов опытной эксплуатации Поддержка сопровождение и развитие системы

Расчет ROI Порядок оценки эффективности проектов СЭД Определение типа проекта Определение вариантов и периода расчета Расчет расходов по проекту СЭД Расчет показателей эффективности коммерческих проектов СЭД Определение косвенных эффектов проектов СЭД Определение проектных рисков Оценка показателей эффективности Заключительные положения Приложение 1 Рекомендуемая классификация проектов в области информационно-технологического обеспечения Приложение 2 Расходы на реализацию проекта в области информационно-технологического обеспечения Приложение 3 Прямые эффекты от реализации проекта в области информационно-технологического обеспечения Приложение 4 Косвенные эффекты проекта в области информационно- технологического обеспечения Приложение 5 Описание рисков проекта в области информационно- технологического обеспечения Приложение 6 Форма документа «Показатели эффективности проекта ИТО»

Методика оценки ROI СЭД по Nucleus Общие итоги (на 3й год) Проект СЭД Годовой возврат инвестиций (ROI) в 3м году 49% Срок окупаемости (лет) 2,20 Чистый приведенный доход (NPV) Совокупная стоимость владения (TCO) за 3 года Совокупный эффект за 3 года Величина эффектов Начальные1й год2й год3й год Прямые 0000 Косвенные Итого График аммортизации Стоимость актива1й год2й год3й год Базовое программное обеспечение Аппаратное обеспечение Итого Расходы Начальные1й год2й год3й год Базовое программное обеспечение Аппаратное обеспечение Внедрение Персонал Обучение Командировочные расходы Итого

Методика расчета ROI. Сроки окупаемости

Оценка зависимости эффекта от масштаба

Измерения

Для чего измерять? Результаты регулярного анализа эффективности СЭД дают возможность Заказчику: 1.Определить направления развития возможностей Системы с целью поддержания соответствия ее функциональности изменениям в бизнесе Организации 2.Определить те подразделения Организации, которые необходимо в ближайшее время подключить к Системе с целью ее использования в наиболее важных, в данный момент времени, бизнес-процессах Организации.

Что и когда измерять? Целью проведения работ по оценке ключевых показателей эффективности СЭД является поверка способности Системы отражать изменения в критически важных для Заказчика бизнес-процессах, произошедших в течение отчетного периода. Ключевые показатели эффективности СЭД обычно оцениваются в течение всего срока ее эксплуатации в организации, начиная с времени завершения Этапа опытной эксплуатации Системы. Периодичность оценки эффективности Системы чаще всего производится один раз в год

Что и как измерять? Наименование показателя Описание показателя Должна быть произведена замена унаследованных журналов регистрации документов на полнофункциональные рабочие места документоведов в следующих подразделениях Организации Канцелярия, Секретариаты Вице-Президентов Регистрация и контроль исполнения документов должна осуществляется в канцелярии и секретариатах подразделений только в Системе Да Должен повыситься уровень контроля за исполнением документов и решений руководства предприятия Не менее чем на 50% Должен повыситься уровень информирования заинтересованных лиц (руководителей, исполнителей) о наличии документов 30% Должен улучшиться контроль за прохождением документа в организации.На 40% Должна повыситься оперативность поиска сотрудниками нужного документаНа 40% Должна быть налажена упрощена и ускорена процедура подготовки отчетов по исполнительской дисциплине Да Должна быть налажена система напоминаний пользователям о выданных заданияхДа Должна быть снижена необходимость многократного копирования и распечаткиНа 60% Должна быть исключена необходимость многократного ввода одной и тоже информации в СИСЕМУНа 100% Должна быть налажена защита и разграничения доступа и к информацииДа Должны быть снижены риски несвоевременной доставки информации30% Исполнение работ на пилотном Этапе может быть признано эффективным, если достигнуты следующие показатели:

Некоторые цифровые ориентиры: Возврат инвестиций при внедрении систем на базе технологии Lotus Domino/Notes : Отдельные приложения на Lotus Domino/Notes: Возврат инвестиций (ROI) - 109% - 162% Срок возврата инвестиций года Приложения в рамках подразделений Компании: Возврат инвестиций (ROI) - 84% - 150% Срок возврата инвестиций года Корпоративный масштаб Возврат инвестиций (ROI) - 138% - 204% Срок возврата инвестиций года

Примеры реально измеренных цифр:

Выводы Проект внедрения в Организации СЭД - это проект, предполагающий не только получения прямой экономической выгоды за счет экономии ресурсов предприятия, улучшения деловых коммуникаций, изменений в корпоративной культуре, но и уменьшения рисков получения убытков и повышение уровня конкурентноспособности предприятия на основе повышения их управляемости в современных условия быстроизменяющейся бизнес среды.

Вопросы Вадим Ипатов Компания «ИнтерТраст» (495) ,