OPTIMUS СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010. - презентация

1 OPTIMUS СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010

2 Подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов. Обеспечение движения, хранения, поиска и использования документов. Контроль исполнения поручений. Систематизация архивного хранения Optimus решает задачи СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА Автоматизация всего жизненного цикла документа

3 Контроль над прохождением документов организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело. Оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа. Своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах. Сокращение сроков прохождения и исполнения документов. СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Optimus решает задачи 2. Контроль исполнительской дисциплины

4 Повышение оперативности и качества работы с документами. Исключение дублирования работы по вводу информации о документе. Исключение потерь документов. Централизованное хранение текстов и графических образов документов. СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Optimus решает задачи 3. Организация работы с документами

5 4. Оптимизация работы компании Сокращение затрат на бумажные документы. Единый порядок работы с документами в подразделениях компании. Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников. Разграничение прав доступа сотрудников к информации. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам. СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Optimus решает задачи

6 Когда возникает необходимость СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 в применении СЭД Общее количество документов (входящих, исходящих и внутренних) превышает 1000 единиц в год. Теряются документы и не исполняются поручения. Документы не доходят до исполнителя, попадают в чужие руки. Происходит неоднократное копирование бумажных документов. Согласование документов и необходимых решений затягивается на неопределенный срок. Существует несколько удаленных филиалов (Холдинг).

7 1. Упорядоченное хранение документов, исключающее потери и копирование. Результаты использования Optimus СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010

8 2. Гарантированная доставка документов и поручений до исполнителей любого уровня. СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Результаты использования Optimus

9 3. Автоматический контроль за соблюдением сроков исполнения документов и поручений. СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Результаты использования Optimus

10 4. Совместная работа над документами с сохранением каждой версии СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Результаты использования Optimus

11 5. Электронное согласование и утверждение документов. СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Результаты использования Optimus

12 6. Ознакомление сотрудников с внутренними приказами и распоряжениями. СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Результаты использования Optimus

13 Расчетные показатели: Количество участников документооборота – 50 чел. Общее количество документов – 5000 шт., в том числе: входящие – 1750 шт. исходящие – 1750 шт. внутренние – 1500 шт. Количество заместителей первого руководителя – 2 долж. Количество структурных подразделений – 6 ед. Средняя заработная плата – тг. СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Экономический эффект от использования Optimus

14 I. Экономия рабочего времени. II. Экономия затрат на копирование документов. СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Экономический эффект от использования Optimus Основные статьи расходов:

15 I. Экономия рабочего времени. Доставка документов. Неэффективные затраты: 2 часа * 255 дней / 8 часов / 22 рабочих дня в месяц = 3 месяца в год 3 месяца * тенге = тенге в год Экономический эффект от использования Optimus Канцелярия Подразделение 3Подразделение 2Подразделение 4Подразделение 5 Заместитель 1 Заместитель 2 Руководитель Исполнитель 30 минут 60 минут СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Подразделение 6 Исполнитель Подразделение 1 Исполнитель 120 минут

16 Экономический эффект от использования Optimus Руководитель подразделения Визирующий руководитель Исполнитель 10 минут СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА минут 1750 исходящих внутренних = 3250 документов на согласовании в год Экономия рабочего времени 0.3 часа на документ * 3250 документов / 8 часов / 22 рабочих дня в месяц = 5,5 мес. 5,5 месяцев * тенге = тенге в год I. Экономия рабочего времени. Согласование документов.

17 СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 Экономический эффект от использования Optimus документов * 2 листа в одном документе * 2 копии * 5 тенге лист = тенге в год II. Экономия затрат на копирование документов.

18 Экономический эффект от использования Optimus ВСЕГО: тенге ЕЖЕГОДНО СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010 I. Экономия рабочего времени – тенге доставка документов – тенге согласовании документов – тенге II. Экономия затрат на копирование документов тенге

19 Вопросы ? +7 (7172) СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010

20 Спасибо за внимание ! СЭД OPTIMUS ТОО НАДИР АСТАНА 2010