Система электронного документооборота ЕВФРАТ. Классификация систем: Электронные архивы Системы маршрутизации и хранения документов Системы делопроизводства. - презентация

1 Система электронного документооборота ЕВФРАТ

2 Классификация систем: Электронные архивы Системы маршрутизации и хранения документов Системы делопроизводства Системы смешанного типа (являются комбинацией функционала систем первых трех типов)

3 Вспомогательное ПО Системы распознавания Средства шифрования Системы массового ввода Системы позволяющие производить редактирование и просмотр документов, хранящихся в системе электронного документооборота

4 Основные выгоды, связанные с использованием СЭД ЕВФРАТ Повышение оперативности и качества принятия управленческих решений Повышение исполнительской дисциплины Возможность составить картину работы как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом Возможность быстро создавать наиболее оптимальную цепочку движения документов внутри организации

5 Основные выгоды, связанные с использованием СЭД ЕВФРАТ Избежание ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов Экономия времени при работе с документами Возможность организовать Единое информационное пространство предприятия Оперативный поиск документов в системе

6 Снижение времени согласования документа после внедрения системы ЕВФРАТ-Документооборот Повышение исполнительской дисциплины после внедрения системы ЕВФРАТ-Документооборот

7 Экономическая целесообразность внедрения СЭД ЕВФРАТ Расчет для небольших предприятий 5 рабочих мест ~ 100 документов в месяц

8 В состав системы ЕВФРАТ входят следующие модули: АРМ Пользователя; АРМ Администратора; Модуль "Графический дизайнер маршрутов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации; Дизайнер форм - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

9 АРМ Пользователя

10 В состав системы ЕВФРАТ входят следующие модули: Менеджер журналов и отчетов - средство настройки отчетов; Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей НТТР-сервер", который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира; "Архивариус", предоставляющий средства автоматизации процессов списания и хранения документов

11 Что представляет собой документ в СЭД ЕВФРАТ Регистрационная карточка документа, содержащая определенный набор полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе. В регистрационной карточке заполняются, в частности, следующие поля: регистрационный номер документа; регистрационный номер документа; дата регистрации документа; дата регистрации документа; тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т.д.; тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т.д.; краткое содержание документа. краткое содержание документа. Присоединенные файлы: текст электронного документа, его отсканированное изображение, файлы любых типов. Контрольная карточка документа, содержащая список поручений по исполнению документа и согласований по данному документу.

12 Основные функции СЭД ЕВФРАТ Регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата; Постановка документов на контроль; Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям; Возможность проектирования типовых маршрутов движения документов; Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний; Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

13 Основные функции СЭД ЕВФРАТ Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей; Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП; Подготовка и печать журналов и отчетов; Рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы. Возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив; Доступ к документам и поручениям при помощи веб- браузера из любой точки мира

14 Информационная безопасность в СЭД ЕВФРАТ Шифрование данных при обмене между сервером и клиентами При обмене данными между сервером и клиентом используется сетевой протокол собственной разработки, являющийся надстройкой над TCP/IP Система идентификации пользователей Разграничение прав доступа к документам Использование электронной цифровой подписи

15 Разграничение прав доступа к документам в СЭД ЕВФРАТ Доступ к потоку (на чтение, редактирование, закрыт) Доступ к отдельным документам Временный доступ

16 Поиск информации в СЭД ЕВФРАТ Поиск поручений Поиск документов Общий Общий Расширенный Расширенный По форме По форме

17 Контроль исполнения документов в СЭД ЕВФРАТ Назначение контролера Создание поручений Создание согласований