«1С:Документооборот 8». Что такое СЭД Создание документа Подписание/ утверждение Регистрация Исполнение Аналитика Хранение. - презентация

1 «1С:Документооборот 8»

2 Что такое СЭД Создание документа Подписание/ утверждение Регистрация Исполнение Аналитика Хранение

3 Что дает использование СЭД Ускорение процесса обработки документов Укрепление исполнительской дисциплины Контроль сроков и результатов исполнения Централизованное хранение документов Сокращение времени на поиск документов Организация коллективной и групповой работы Информационная безопасность организации

4 Преимущества «1С:Документооборот 8» Современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров Возможность создания СЭД как в небольших, так и в крупных, территориально-распределенных организациях Возможность работы в удаленном режиме, в том числе и через КПК Возможность настроек системы по потребности конкретного сотрудника без необходимости привлечения ИТ специалистов Создание графических бизнес-процессов Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы, графики и т.п.) Небольшие затраты на внедрение и владение системой Налаженная система обучения пользователей, включая очное, дистанционное и электронное обучение. Возможность обучения без отрыва от производства Список завершенных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8» -

5 Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» Учет входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан; Ведение договоров и сопроводительных документов к ним; Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; Использование времени в сроках исполнения процессов; Контроль исполнительской дисциплины; Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; Разграничение прав доступа по видам документов и ролям; Возможность работы с электронной цифровой подписью; Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; Ведение архива организации; Полнотекстовый поиск любых данных; Ведение статистической отчетности; Учет и анализ рабочего времени сотрудников.

6 Возможности системы «1С:Документооборот 8» Веб-доступ Нумераторы документов Атрибутивный и полнотекстовый поиск данных Гибкая система прав доступа Маршрутизация работ и документов Протоколирование Поддержка распределенной работы Учет затрат рабочего времени сотрудников Отчетность Уведомление исполнителей Централизованное и децентрализованное администрирование Настройка интерфейса Обработка внешней корреспонденции Ролевая маршрутизация Контроль исполнительской дисциплины Внутренний документооборот Административные регламенты, НСИ Хранение и контроль версий файлов Ведение архива И многое другое… Сканирование и распознавание

7 Возможности «1С:Документооборот 8» Работа с документами и файлами Виды документов Виды бизнес-процессов Разграничение прав доступа Ведение архива Ведение отчетности Поиск данных Учет затрат рабочего времени сотрудников Организация рабочего места

8 Виды документов Вид документа определяет: маршрут обработки документа (бизнес-процессы); правила формирования регистрационного номера; нормативный срок исполнения документа; права доступа к документу.

9 Виды бизнес-процессов Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем. Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом. Поручение – выдача поручения одному сотруднику. Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом. Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем. Согласование – циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками, как параллельное, так и последовательное. Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.

10 Ролевая адресация задач Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения. Может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

11 Пример бизнес-процесса «Согласование»

12 Согласование документа

13 Ознакомление с результатами согласования документа

14 История циклов согласования

15 Работа с договорами

16 Работа с любыми типами файлов Групповая работа пользователей с файлами: Сохранение версий файлов Занятие файла для редактирования Установка прав доступа к файлам и папкам Импорт файлов и каталогов Загрузка файлов со сканера Работа с файлами

17 Разграничение прав доступа Права доступа к входящим и исходящим документам Права доступа к внутренним документам Права доступа к папкам файлов Права на задачи и бизнес-процессы Права на формирование и просмотр отчетов Права доступа к другим данным

18 Работа с ЭЦП

19 Автоматическое добавление записей в ежедневный отчет при выполнении задач. Привязка видов задач к видам затрат рабочего времени. Учет рабочего времени

20 Хронометраж времени работы над каждой задачей. Учет затрат времени по видам работ Учет рабочего времени

21 Организация рабочего места Уведомление о новых задачах по электронной почте

22 Организация рабочего места Помещение задач на рабочем столе

23 Многопользовательская работа в локальной сети или через Интернет: Работа в тонком клиенте «1С:Предприятия 8.2» Работа в веб-клиенте с использованием браузера Организация рабочего места

24 Архивное делопроизводство Создание и хранение номенклатуры дел организации. Формирование дел. Сдача дел в архив на хранение. Предусмотрены все необходимые печатные формы.

25 С учетом морфологии: Русской, английской и украинской. Поиск похожих слов. Выполняется моментально. Ищет по всем данным: Входящие, исходящие, ОРД, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д. Всегда под рукой: Полнотекстовый поиск Как по реквизитам, так и по содержимому файлов. Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.

26 Формирование отчетности Состав отчетов: Справка об объеме документооборота Документооборот по корреспондентам Сводка по видам документов Справка об исполнительской дисциплине И другие…

27 Для руководителя организации Повышение управляемости, укрепление исполнительской дисциплины Организация коллективной и групповой работы, с возможностью делегирования задач Ощутимые результаты в короткие сроки с минимальными затратами Финансовый директор Снижение расходов и издержек на расходные материалы, хранение документов Эффективность возврата инвестиций ИТ-директор Построение ИС на единой платформе и легкая интегрируемость с другими системами Возможность масштабировать систему Обеспечение информационной безопасности организации Руководитель канцелярии Сокращение объема документооборота Контроль сроков и результатов исполнения Оперативное составление отчетности и поиск документов Преимущества внедрения СЭД

28 Внедрение СЭД Обследование организации Разработка технического задания с учетом требований заказчика Выработка программ и методик внедрения Разработка, тестирование и адаптация информационной системы Обеспечение интеграции с существующими корпоративными системами Обучение пользователей в специализированном учебном центре или на территории заказчика Подписка на информационно-техническое сопровождение (в течение первых 6 месяцев - бесплатно)

29 Внедрение СЭД

30 Преимущества работы с фирмой 1С Фирма «1С» рекомендует пользователям осуществлять внедрение «1C:Документооборот 8» в тесном сотрудничестве с партнерами фирмы «1С», имеющими необходимые компетенции в области автоматизации предприятий на платформе «1С:Предприятие 8», штат сертифицированных специалистов. информация о системе и актуальный перечень выполненных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8». Фирма «1С» обеспечивает поддержку и курирование масштабных и технологически сложных проектов. Фирма «1С» использует технологию быстрых результатов, которая позволяет получать быстрые результаты в короткие сроки и снижать финансовые риски.

31 Спасибо за внимание!