совещание

форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. это деятельность, связаннаяс принятием решений группой лиц. это средство управления, и оно должно быть использовано для того, чтобы достичь желаемого результата, намеченного руководителем.

4 общих типа совещаний: - информационные; - проблемные; - стратегические; - финальные.

Информационные совещания централизованная система управления Цели таких совещаний – инструктаж работников, передача распоряжений, указаний и просто информации. не принимаются решения, не составляются планы будущей деятельности; их задача всего лишь передать нужную информацию.

Проблемные совещания имеют формально утвержденную повестку дня проводятся с целью обсуждения значимых для организации вопросов, решения возникших проблем и обмена информацией.

Стратегические совещания посвящены разработке политики и стратегии организации, планированию ее текущей и будущей деятельности, выявлению ее краткосрочных и долгосрочных целей.

Финальные совещания проводятся с целью заслушивания отчетов о результатах проделанной работы, обсуждения успехов, оценки прогресса, достигнутого организацией, а также анализа допущенных в ходе деятельности ошибок.

Функции совещания - работа с информацией; - оценка состояния дел; - принятие решений; - распределение ресурсов и обязанностей

Двумерный анализ совещаний два стиля совещаний, отражающих не только организационный принцип их проведения, но и культуру организации: - стиль противопоставления; - стиль взаимоприемлемости. Эти стили выделяются на основе общности или разности интересов, подхода к обсуждению разногласий и решению проблем.

Стиль противопоставления характеризует совещания, интересы и мнения участников которых принципиально различны характеризуется частыми дискуссиями и обсуждением всех возникающих проблем и разногласий, при этом каждый участник может высказать свое мнение и отстаивать его, но прийти к единому мнению удается редко

Стиль взаимоприемлемости участники имеют схожие мнения и интересы, сопровождаются обменом мнениями в атмосфере доверия и взаимопонимания. участники совещания могут быть уверены в том, что их мнение не останется без внимания

причины неэффективности совещаний неясность целей; плохая организация; непродуктивность общения

Неясность целей результаты совещания должны быть известны заранее, еще до начала самого совещания. Если у участника совещания складывается неверное представление о том, зачем оно проводится, какие цели оно преследует, какие вопросы будут обсуждаться и зачем он сам присутствует на нем, он будет чувствовать растерянность и непонимание своей роли в проводимом мероприятии и сомнение в целесообразности самого мероприятия.

Плохая организация отсутствие регламента, повестки дня или протокола, что может привести к затягиванию совещания, неподготовленности участников и нечеткой структуре мероприятия избыточность участников, что не позволит многим высказаться по существу или вообще получить возможность высказать мнение.

Непродуктивность общения может проявляться в затянутости и неинформативности выступлений, повторах страх перед публичным выступлением у сотрудников – отсутствие обратной связи, может лишить проведение совещания всякого смысла.

Успешное завершение совещания выработка совместного решения, совместных планов дальнейших действий При этом мотивы, цели, ролевые установки, условия переговоров диктуют набор и этикето-речевых формул, специфических речевых и языковых средств оформления предметного содержания разговора

ключ к продуктивному совещанию Тщательное планирование: -цели, -состав участников, - повестка дня, -место проведения

решение проблем группой целесообразно проблема является сложной, а вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика; разумно разделение ответственности за решение этой проблемы; желательны также и потенциальные решения, а не только одно; полезна проверка различных взглядов; руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса, или хочет завоевать их доверие; членам группы необходимо лучше узнать друг друга.

Руководство совещанием обеспечить четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановку вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии; тщательно зафиксировать выступления участников совещания, вскрывающие трудности и препятствия и показывающие пути их преодоления. Альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения; стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени; обеспечить корректное прерывание тех выступлений, которые в общих чертах повторяют уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности; периодически обобщать уже достигнутое в ходе обсуждения, четко формулировать новые задачи, которые еще предстоит решить, немедленно прояснять все недоразумения, возникающие между участниками совещания; обеспечить обобщение результатов в заключение совещания, определение вытекающих из него задач, указать лиц, ответственных за их исполнение, выразить благодарность сотрудникам за участие в работе совещания; обеспечить начало работы совещания в точно назначенное время, представить участников, объявить повестку дня и изложить предмет и цели совещания.

2 фактора: предмет и отношения участников 1. Поставьте конкретную цель, зачем вы проводите совещание. Обязательно проверьте, действительно ли эта цель может быть достигнута с помощью совещания. 2. Определите, с помощью каких приемов вы достигнете этой цели. 3. Установите время совещания и добейтесь того, чтобы оно не только началось, но и закончилось вовремя. 4. Вне зависимости от цели совещания обязательно оставьте время на то, чтобы участники задали вопросы и высказали свое мнение. 5. Определите лимит выступления участников, в том числе и свой лимит. Речи, занимающие более семи минут, недопустимы, даже если слово берет руководитель.

Виды совещаний по принадлежности к сфере общественной жизни: административные, научные или научно-методические (семинары, круглые столы, конференции), собрания педагогического коллектива и заседания профсоюзной направленности, объединенные совещания в виде педагогических советов или педагогических консилиумов; по масштабу привлечения участников: международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, ступени, методического объединения (кафедры), параллели, класса, структурного подразделения; по месту проведения: в школе, на выезде; по периодичности проведения: регулярные (в рамках циклограммы), постоянно действующие (периодические, но без устойчивой регулярности); по количеству участников: в узком составе – до 5 чел, в расширенном составе – до 20 чел, представительные – более 20 по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче.

По основной задаче инструктивные совещания цель – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления Решения, сроки, исполнители, неясные вопросы Для эмоциональной окраски ситуации или в отсутствие времени

оперативные (диспетчерских) совещания Цель– получение информации о текущем функционировании школы. информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы директору по своим секторам ответственности Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих дней.

проблемные совещания Цель– поиск наилучших решений проблем, либо возникших в процессе функционирования школы, либо связанных с аспектами ее развития. предполагает вынесение на обсуждение всего спектра проблем, от хозяйственных до содержательных, а также рассмотрение организационных перспектив и обсуждение инновационных проектов.

Дискуссия в проблемном совещании Задачи руководителя: - задачи по отношению к проблеме, - задачи по отношению к группе участников дискуссии, - задачи по отношению к каждому отдельному участнику

задачи по отношению к проблеме сформулировать цель и тему дискуссии; следить за регламентом, направлять дискуссию в русло заданной темы; собрать максимум предложений по обсуждаемой проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие предложения и мнения; подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами.

задачи по отношению к группе участников дискуссии поддерживать высокий уровень активности, сопоставляя различные мнения, вычленять противоречия, спорные вопросы, формулировать противоречие как проблему; поддерживать деловую атмосферу, не допуская личной конфронтации, препятствовать некорректным действиям; помочь прийти к согласованному мнению.

Задачи по отношению к каждому участнику совещания уделять внимание каждому участнику совещания; активизировать пассивных; подчеркнуть вклад каждого в общий итог, поблагодарить всех за участие в дискуссии.