ТЕМА 2. С истемы электронного документооборота. Лекция 9. Концепция ЕСМ.

24 октября – Международный день без бумаги Одно дерево превращается в листов офисной бумаги. Одно дерево превращается в листов офисной бумаги. Чтобы обеспечить годовое потребление офисной бумаги требуется 768 миллионов деревьев. Чтобы обеспечить годовое потребление офисной бумаги требуется 768 миллионов деревьев. Один сотрудник, в среднем, «производит» около 160 кг бумажных отходов в год. Один сотрудник, в среднем, «производит» около 160 кг бумажных отходов в год. 45% бумажных документов выбрасываются в течение 24 часов после их создания. Объём вырубки леса сегодня в несколько раз превышает объём его естественного восстановления. 45% бумажных документов выбрасываются в течение 24 часов после их создания. Объём вырубки леса сегодня в несколько раз превышает объём его естественного восстановления. В среднем, один офисный сканер сканирует от до листов в год ( страниц в день в течение, примерно, 250 рабочих дней в год) - такое количество бумаги переводится в электронный вид. В среднем, один офисный сканер сканирует от до листов в год ( страниц в день в течение, примерно, 250 рабочих дней в год) - такое количество бумаги переводится в электронный вид. В среднем 45% отсканированных бумажных документов изначально появилось были в электронном виде. В среднем 45% отсканированных бумажных документов изначально появилось были в электронном виде.

24 октября – Международный день без бумаги Ксерокопирование одного листа стоит, примерно, 0,812 руб. Если предположить, что один документ копируется только один раз, а создание одной ксерокопии листа стоит 0,8 руб., то использование одного офисного сканера для перевода документов компании в электронный вид может сэкономить до руб. в год – без учета экономии на хранение и перевозку бумажных документов. А также «спасти» 5 деревьев. 77% платежных документов, поступающих в организации в формате PDF, все равно печатаются.

24 октября – Международный день без бумаги В среднем, специалисты, в компаниях которых внедрены системы ввода и распознавания документов отмечают шестикратное увеличение скорости обслуживания клиентов и обработки задач. 70% отмечают увеличение скорости работы как минимум в три раза, а треть (29%) отмечают 10-кратное ускорение рабочих процессов. В среднем, специалисты, в компаниях которых внедрены системы ввода и распознавания документов отмечают шестикратное увеличение скорости обслуживания клиентов и обработки задач. 70% отмечают увеличение скорости работы как минимум в три раза, а треть (29%) отмечают 10-кратное ускорение рабочих процессов. Использование электронного документооборота позволит в течение 5 лет вдвое сократить размеры площадей в офисе для хранения бумаги. Сейчас средний показатель офисного пространства, которое отведено под хранение бумаги – около 15.3%. В перспективе оно может снизиться до 7.4% с учетом использования безбумажных технологий. Это позволит снизить затраты на офис в целом примерно на 8%. Использование электронного документооборота позволит в течение 5 лет вдвое сократить размеры площадей в офисе для хранения бумаги. Сейчас средний показатель офисного пространства, которое отведено под хранение бумаги – около 15.3%. В перспективе оно может снизиться до 7.4% с учетом использования безбумажных технологий. Это позволит снизить затраты на офис в целом примерно на 8%.

Этапы перехода к электронному документообороту 1 этап – автоматизация работы секретарей по регистрации документов 2 этап – подготовка исполнителями документов с использованием ПК 3 этап – использование корпоративной электронной почты 4 этап – внедрение корпоративной СЭД

Расширение понятия СЭД Перед современными системами управления документами ставится более широкий круг задач – автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов. Перед современными системами управления документами ставится более широкий круг задач – автоматизация всех аспектов деятельности организации, связанных с обработкой документов.. Понимание значимости массива накопленной информации как ценнейшего интеллектуального актива организации. Переход от традиционной Переход от традиционной функционально- дивизионной модели управления предприятием к процессно-ориентированной. Динамичность внешней среды. Динамичность внешней среды.

ECM = BPM + IDM (Enterprise Content Management) – управление корпоративными информационными ресурсами ECM (Enterprise Content Management) – управление корпоративными информационными ресурсами BPM (Business Process Management) – управление бизнес-процессами IDM (Integrated Document Management) интегрированное управление документами

Концепция ЕСМ ECM – ECM – это набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Association for Information and Image Management ECM – ECM – это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. Gartner Group

Задачи ЕСМ 1.Поддержка полного жизненного цикла информации. 2.Интеграция различных информационных систем на уровне информационных потоков. 3.Управление неструктурированной информацией в бизнес-процессах.

Компоненты ECM 1.Управление документами (Integrated Document Management (IDM), Document Management System (DMS) экспорт/импорт документов, экспорт/импорт документов, контроль версий, контроль версий, хранение документов и их метаданных хранение документов и их метаданных разграничение доступа разграничение доступа ведение истории работы с документом. ведение истории работы с документом. 2.Управление образами документов (Document Imaging) 2.Управление образами документов (Document Imaging) технология сканирования бумажных документов; технология сканирования бумажных документов; атрибутирование и индексирование документов; атрибутирование и индексирование документов; загрузка в репозитории документов. загрузка в репозитории документов.

Компоненты ECM 3.Управление записями (Records Management (RM) поддержка полного жизненного цикла документа; поддержка полного жизненного цикла документа; долгосрочное архивирование; долгосрочное архивирование; автоматизация политик хранения; автоматизация политик хранения; обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам. обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам. 4.Управление потоками работ (Business Process Management (BPM), Workflow) 4.Управление потоками работ (Business Process Management (BPM), Workflow) поддержка бизнес-процессов; поддержка бизнес-процессов; передача контента по маршрутам; передача контента по маршрутам; назначение рабочих задач и состояний; назначение рабочих задач и состояний; создание журналов аудита. создание журналов аудита.

Компоненты ECM 5.Управление веб-контентом (Web Content Management () 5.Управление веб-контентом (Web Content Management (WCM) автоматизация роли веб-мастера (процессы создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах); автоматизация роли веб-мастера (процессы создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах); управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей. управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей. 6.Управление мультимедиаконтентом (Digital Asset Management (DAM) 6.Управление мультимедиаконтентом (Digital Asset Management (DAM) управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, рекламными роликами. управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, рекламными роликами. цель применения DAM – извлечение организацией максимальной выгоды из использования цифровых активов. цель применения DAM – извлечение организацией максимальной выгоды из использования цифровых активов.

Компоненты ECM 7.Документо-ориентированное взаимодействие (Collaborate) организация коллективного использования контента в трудно формализуемых, творческих процессах. организация коллективного использования контента в трудно формализуемых, творческих процессах. 8.Управление знаниями (Knowledge Management (КМ) 8.Управление знаниями (Knowledge Management (КМ) поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации полнотекстовый поиск. полнотекстовый поиск. сквозной поиск по разнородным источникам информации. сквозной поиск по разнородным источникам информации. автоматическая категоризация. автоматическая категоризация. визуализация информации. визуализация информации.

Подходы к автоматизации документооборота 1.Внедрение отдельных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов: регистрация корреспонденции; регистрация корреспонденции; электронный архив документов; электронный архив документов; система согласования договоров; система согласования договоров; контроль исполнения документов и поручений; контроль исполнения документов и поручений; организация документооборота в рамках ведения проектов; организация документооборота в рамках ведения проектов; оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д. оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д. 2.Внедрение платформы для автоматизации управленческой деятельности и реализация на ее базе комплекса интегрированных приложений.

Проблемы внедрения СЭД при выборе первого подхода Множество приложений на одном рабочем месте Множество приложений на одном рабочем месте Специфичность набора приложений для конкретной организации Специфичность набора приложений для конкретной организации Нерегулярное использование различных приложений Нерегулярное использование различных приложений Необходимость гибкой модификации приложений Необходимость гибкой модификации приложений Сложность управления комплексом приложений Сложность управления комплексом приложений

Цели внедрения базовой платформы автоматизации документооборота Удешевление разработки и внедрения конечных приложений. Удешевление разработки и внедрения конечных приложений. Обеспечение удобства пользователя путем унификации интерфейсов всех приложений. Обеспечение удобства пользователя путем унификации интерфейсов всех приложений. Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения. Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения. Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях. Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях. Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения. Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения. Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов. Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов. Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации. Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации.

Предпосылки успешного внедрения Осознание необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации. Осознание необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации. Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы. Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы. Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы. Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы.

Соответствие задач СЭД ее компонентам ЗадачаКомпонент СЭД Документы нужно надежно хранить и быстро находить Централизованное хранилище электронных документов Документы нужно обрабатывать в соответствии с процедурами, действующими в организации Компоненты бизнес-логики Участники бизнес-процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия Коммуникационная среда СЭД должна быть связана с другими информационными системами предприятия Интеграционные компоненты Техническое и технологическое обеспечение основных функций СЭД Системные компоненты ("железо"+ОС)

Структура СЭД с использованием базовой платформы Серверы, клиентские рабочие станции, сетевое оборудование и прочие технические средства. Сетевая ОС и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все "железо". Прикладная программная платформа, включающая средства хранения документов, синхронизации данных, полнотекстового поиска и т.д. Прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде IBM Lotus Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого документооборота Организационное и нормативное обеспечение для пользователей и администраторов системы

Общие характеристики СЭД наименование системы электронного документооборота; наименование системы электронного документооборота; назначение системы (для каких категорий документов должна применяться); назначение системы (для каких категорий документов должна применяться); сфера применения системы (с учетом территориально обособленных подразделений организации); сфера применения системы (с учетом территориально обособленных подразделений организации); наименование специализированного программного обеспечения и его разработчик; наименование специализированного программного обеспечения и его разработчик; дата ввода ПО в промышленную эксплуатацию; даты перехода на новые версии ПО; дата ввода ПО в промышленную эксплуатацию; даты перехода на новые версии ПО; годовой объем документооборота (количество документов, зарегистрированных в КСЭД – ведется ежегодный учет); годовой объем документооборота (количество документов, зарегистрированных в КСЭД – ведется ежегодный учет); количество электронных документов или электронных копий бумажных документов, файлы которых хранятся в КСЭД (ведется ежегодный учет); количество электронных документов или электронных копий бумажных документов, файлы которых хранятся в КСЭД (ведется ежегодный учет); объем базы данных (ведется ежегодный учет); объем базы данных (ведется ежегодный учет); количество пользователей системы (ведется ежегодный учет) количество пользователей системы (ведется ежегодный учет)

8 отговорок, позволяющих не внедрять ECM-систему, даже она вам нужна 8 отговорок, позволяющих не внедрять ECM-систему, даже если она вам нужна 1. Сейчас на рынке слишком много ECM-систем. Я никогда не смогу найти ту, которая отвечает потребностям моего бизнеса 2. У моего департамента или компании недостаточно средств, чтобы приобрести ECM- систему 3. Внедрение ECM-системы и связанное с ним преобразование документов или сканирование документов на бумажных носителях требует слишком больших ресурсов, которых у нас нет.

4. Обучение работе с ECM-системой слишком сложная задача для наших пользователей 5. У нас в компании много других систем, и мы не уверены, что сможем интегрировать их с ECM- системой 6. У нас много других проектов, которые нужно реализовать прежде, чем думать о ECM-системе 7. У нас нет инфраструктуры, чтобы обеспечить поддержку ECM-системы 8. Нам очень нравится таскать бумаги и документы из одного угла в другой и хранить их в канцелярских шкафах или на внешних источниках. Нам кажется, что с внедрением ECM-системы мы лишимся всех этих радостей