22 мая 2013, Киев Когда скорость имеет значение. Автоматизация планирования и контроля выполнения задач комитетов АО ОТП Банк с помощью MS SharePoint и Nintex Workflow Муравьева Анастасия Руководитель проектов АО ОТП Банк

2 Немного о нас 1998 год основания 151 точка продажи Является финансовым ядром OTP Group в Украине (ОТП Капитал, ОТП Лизинг, ОТП Кредит, ОТП Факторинг Украина) 4580 активных сотрудников (все компании OTP Group в Украине) Общая численность клиентов превышает 426 тысяч Входит в OTP Group, лидера в Центральной и Восточной Европе, которая оказывает услуги в 9-ти странах.

Наш путь развития MS SharePoint 3 Приобретение MS Sharepoint Приобретение КСУП. Активное внедрение сайтов по проектам на Project Server Активное планирование и внедрение решений на платформе MS SharePoint Автоматизирован процесс оформления страховок и заявок на оздоровление Внедрен Центр кредитных дел Внедрен корпоративный портал Внедрен ряд решений по централизованному хранению документов Автоматизирован процесс оформления отпусков Мигрирована регулятивная библиотека на MS Sharepoint с Lotus Notes Приобретение Nintex WF 2010 Автоматизирован бизнес-процесс по планированию, согласованию и контролю задач и решений ОУ Банка Внедрена система по контролю выполнению рекомендаций аудита Автоматизация бизнес-процесса по оформлению и согласованию технической документации по Системам, Ресурсам, Сервисам Банка Портальное решение для оптимизации процесса сопровождения карточных операций Банка; Автоматизация процесса согласования заявок на выдачу / пролонгацию кредитов. to be continued...

Итак о нашем проекте… 4

Немного статистики по комитетам 5 15 комитетов 20 заседаний версий документации 100 вопросов 250 версий надлежащей документации; более 70 записей в виде комментариев 200 задач и решений более 40 версий документации; записей в виде комментариев

Бизнес-процесс «AS IS» 6

«Узкие места» старого процесса 7 Разрозненное ведение комитетов и задач Отсутствует единая база данных по всем комитетам Банка Ручное планированиение заседаний комитетов производится разными программными средствами: Затраты рабочего времени сотрудников на планирование, выполнение и контроль выполнения задач, решений, значительно превышают допустимые

Старт проекта 8 Единая система с универсальным механизм по планированию комитетов Унификация процессов и подходов по осуществлению контроля за выполнением задач и решений Оптимизация затрат рабочего времени сотрудников Банка Интеграция с корпоративным порталом Проект по автоматизации процесса планирования комитетов, контроля реализации задач, решений комитетов Банка Сроки Качество Ограниченный бюджет

Главный сайт OTP Committees 9

Главная страница сайта комитета 10

Разделы Meetings, Issues, Tasks and Resolutions комитета 11

12 Форма заседания на комитет перечень вопросов, к рассмотрению на заседание комитета в веб-части Issues перечень надлежащей документации по заседанию в веб-части Meeting Attachments комментарии от всех участников заседания в веб-части Meeting Comments

13 Форма вопроса перечень надлежащей документации по вопросу в веб-части Issue Attachments комментарии от Инициатора и всех участников вопроса в веб-части Issues Comments по результатам комитета, назначенные задачи и решения по вопросу в веб-части Tasks and Resolutions

Интеграция с корпоративным порталом (My site) 14

15 WF: Coordinatio n with Secretary раздел Issues WF: Coordination of Meeting раздел Meetings WF: Final approval WF: Preliminary coordination WF: Follow-up task control раздел Tasks and Resolutions

16 Итоги проекта Стандартизирован процесс планирования комитетов, оформления задач и решения; Унифицирован процесс контроля и мониторинга реализации задач и решений Банка; Оптимизированы затраты рабочего времени сотрудников Ok! Возможности: MS SharePoint Nintex WF 2010 Требования по будущей системе Недопустимые затраты рабочего времени Планирование комитетов разными программными средствами Нет единой базы данных по комитетам Автоматизация бизнес-процесса по планированию комитетов и контролю выполнения задач, решения Банка

Система внедрена 17 Система по планированию комитетов и контролю выполнения задач, решения Банка Ok! Результат первого полугодия работы Оперативность в планировании заседаний, постановки задач и решений, а также построение отчетности по задачам - как результат сокращения времени сотрудников Прозрачность процесса. Постоянный доступ к списку задач, повышение уровня управляемости и качества планирования рабочего времени сотрудника Сокращение времени на дополнительные коммуникации по уточняющим вопросам комитетов Дисциплина исполнения. Повышение уровня ответственности сотрудников по выполнению задач и решений комитетов Банка Актуальность и доступность. Всегда актуальная информация об участниках комитета (автоматическое обновление из SAP) to be continued...

Спасибо за внимание! 18 Муравьева Анастасия Руководитель проектов АТ ОТП Банк