Как не делать лишнюю работу: правила описания и оптимизации бизнес-процессов для финансового отдела

Выступает Наталья Данилова Тел.: (495) Советник генерального директора по экономике и финансам ГК «КорпусГрупп» 2

Причины начала описания и оптимизации процессов финансовой службы Выявленные проблемы: Деятельность управленческой надстройки неэффективна: Нет уверенности, что вся система служит достижению целей компании Неоправданно дорога Непрозрачна При этом нет четких критериев оценки или даже интуитивного понимания эффективности работы управленческой надстройки. А ведь «что не измеряется, то не управляется». Основными задачами в свете этих проблем стали: Определение функционала управления (вплоть до конкретного описания действий) Построение системы таргетирования в компании и привязка конкретных описанных процессов к целям Определение структуры трудозатрат управленческой надстройки (процессы для бизнеса, процессы контроля или самообеспечения управления)

Экономический эффект внедрения процессного подхода в управлении Прямой экономический эффект повышает эффективность аппарата управления поддается точной оцифровке в рублях Косвенный экономический эффект повышает эффективность объекта управления не поддается вычленению и оцифровке через изменение схем процессов: 1)Устранение дублирования и «лишних» операций 2)Замена дорогостоящих исполнителей на более дешевых 3)Автоматизация через регламентацию процессов: 1)Распределение зон ответственности 2)Сокращение общей длительности процесса 3)Определение точек контроля 4)Защита от ошибок – «человеческого фактора» 5)Оптимизация документационного сопровождения процесса (повышение точности, снижение затрат)

Пять правил процессного подхода в «КорпусГрупп» ПравилоИнструментЭффект Определяем цели процессов – не делаем «ненужные» компании процессы Карта процессовПривязка процессов к целям (управление по целям) Закрепляем роли в процессах – не делаем чужую работу Каталог процессов Распределение зон ответственности Устранение дублирования и «лишних» операций Прописываем пошаговый порядок действий – не теряем время на придумывание, что и как делать Альбом схем процессов Обеспечение прозрачности Формирование базы знаний компании Стандартизация и тиражирование Сокращение общей длительности процесса Создаем стандартные формы документов – не разрабатываем формы каждый раз заново Альбом бланков и форм документов Оптимизация документационного сопровождения процесса (повышение точности, снижение затрат) Управляем трудозатратами на процесс – следим за эффективностью процессов Расчетчик трудозатрат на процессы Инструмент моделирования и оценки деятельности структур компании

Правило 1. Определение целей процессов Карта целей компании – графическое отражение взаимосвязи стратегических замыслов с задачами. Декомпозирует цели компании до уровня выходов (результатов) процессов. Цель должна быть: S (specific) – конкретная M (measurable) – измеримая A (achievable) – достижимая R (realistic) – реалистичная T (time limited) – определена во времени Определение целей процессов Выделение процессов, направленных на достижение целей компании Устранение «ненужных» компании процессов

Правило 2. Закрепление ролей в процессах Закрепление ответственности за исполнение процессов Распределение зоны ответственности Исключение дублирования исполнения операций Каталог процессов – перечень всех процессов Компании с указанием владельцев, спонсоров, аудиторов и целей процессов.

Правило 3. Описание пошагового порядка действий Схема процесса – нормативный документ, где обозначены: Цель процесса, KPI Порядок выполнения процесса до уровня операций Ответственный за результат процесса (владелец) Исполнители операций Документы, сопровождающие процесс Затраты времени на выполнение операций Закрепление порядка выполнения процесса и исполнителей операций Унификация процесса во всех подразделениях Сокращение времени на исполнение процесса

Правило 4. Создание стандартных форм документов Унификация используемых форм документов Уменьшение количества возможных ошибок при составлении документов Снижение затрат на изготовление документов Форма документа – это документ, содержащий некоторую неизменяемую часть документа.

Правило 5. Управление трудозатратами на процесс Проведение стоимостного анализа процессов Определение нормативных трудозатрат и нормативного количества штатных единиц АУП Понимание, какие процессы следует оптимизировать в первую очередь Распределение процессов между исполнителями для равномерной загрузки Расчетчик трудозатрат – уникальная разработка компании «КорпусГрупп». Содержит перечень множителей – параметров, от которых зависят трудозатраты конкретной должности, и перечень процессов и операций, на которые эти параметры влияют.

Итоги внедрения стандарта и моделирования трудозатрат в финансовой службе В 2011 году в финансовой дирекции группы компаний «КорпусГрупп» стартовал проект «Ритмичность ФД», что позволило оптимизировать и стандартизировать деятельность и сократить затраты на АУП финансовой службы Расчет фактических трудозатрат Стандартизация процессов Устранение дублирования и «лишних» операций Устранение «ненужных» компании процессов - 15% затрат на АУП

Пример описания процесса Процесс «Составление смет» Как стало Возможность автоматически контролировать расходы компании и исполнение бюджета через сметы Автоматизация процесса (процесс занимает 3 дня) Снижение трудозатрат финансовой службы, так как часть операций перераспределена на заявителей платежа, которые поддаются точной оцифровке в рублях Как было Все было в ручном режиме, согласование смет занимало около недели, само составление – 2 дня плюс сведение информации по всем филиалам и компаниям – еще минимум 3 дня Каждый раз смежные подразделения были в недоумении, что с них требуют документы и заставляют что-то делать

Спасибо за внимание! Подробнее об оптимизации бизнес-процессов в «Системе Финансовый директор»: Как быстро перестроить бизнес-процессы компании С чего начать составление технического задания на реорганизацию управленческого учета Как подготовиться к централизации вспомогательных служб в группе компаний

Ваш персональный VIP-доступ к «Системе Финансовый директор» vip.1fd.ru Составьте свое мнение о первой финансовой справочной системе, созданной специально для финансовых директоров 14