Автоматизация управления бизнес-процессами на базе ERP системы предпосылки, реализация, полученные преимущества, подводные камни Дмитрий Бацюро, ГК «Атлантик»

Содержание доклада Что будет: –Общие предпосылки к автоматизации БП –Шаги по автоматизации в нашей компании –Полученные преимущества –Подводные камни Чего не будет: –Сравнительного анализа ПО для BPM на рынке

Бизнес-процессы и НЕ-бизнес- процессы. Что автоматизируем? Цель бизнеса – получение прибыли путем создания добавочной стоимости Вход Выход Технологический процесс

Вход Выход Бизнес-процессы и НЕ-бизнес- процессы. Что автоматизируем? Технологический процесс – рассматриваются вопросы: Технологический процесс Что с этим делаем? Что берем? Что получаем?

Бизнес-процессы и НЕ-бизнес- процессы. Что автоматизируем? Технологический процесс – НЕ рассматриваются вопросы: Что берем? Что получаем? Кто это делает??? Когда это надо делать??? Чем руководствуется в своих действиях??? Что с этим делаем?

Бизнес-процессы и НЕ-бизнес- процессы. Что автоматизируем? Все эти вопросы в комплексе рассматриваются в рамках бизнес-процессов Что берем? Что получаем? Кто это делает??? Когда это надо делать??? Чем руководствуется в своих действиях??? Что с этим делаем?

Бизнес-процессы и НЕ-бизнес- процессы. Что автоматизируем? Технологический процесс: упор на объекты (материалы) и производимые изменения Технический вопрос Бизнес-процесс: взаимодействие людей и управляющие воздействия на них Организационный вопрос

Автоматизируют ли ERP-системы бизнес-процессы? Заявление консалтинговых компаний: «Мы автоматизируем бизнес-процессы вашей компании с помощью нашей ERP-системы» А что на самом деле?

Автоматизируют ли ERP-системы бизнес-процессы? Хранят текущее и плановое состояние различных объектов с множеством атрибутов Позволяют выполнять регистрацию новой информации Позволяют выполнять обработку хранящейся информации и регистрацию произошедших изменений –в т.ч. принятие решений Кто и когда должен все это делать?

Технологический процесс Что и где берем? Что с этим делаем? Что получаем и в каком виде сохраняем результат? Бизнес-процесс Автоматизируют ли ERP-системы бизнес-процессы? ERP-системы отвечают на вопросы: ERP-системы НЕ отвечают на вопросы: Кто это делает? В какой момент времени это нужно делать / как узнать, что пора это делать?

Технологический процесс Что и где берем? Что с этим делаем? Что получаем и в каком виде сохраняем результат? Бизнес-процесс Автоматизируют ли ERP-системы бизнес-процессы? ERP-системы отвечают на вопросы: ERP-системы НЕ отвечают на вопросы: Кто это делает? В какой момент времени это нужно делать / как узнать, что пора это делать? Полбеды сигнальные события реальные Совсем плохо сигнальные события электронные

Автоматизируют ли ERP-системы бизнес-процессы? Еще один каверзный вопрос «У меня фронт работ из 57 задач – какую же из них мне начинать делать прямо сейчас?»

Автоматизируют ли ERP-системы бизнес-процессы? Вывод: внедрение «обычной» ERP-системы само по себе не приведет к эффективной работе бизнес-процессов Вывод из вывода: нужен какой-то еще механизм выдачи инициирующих воздействий, причем автоматизированный –Почему автоматизированный? Потому что сейчас нам приходится управлять примерно 1300 задачами в каждый момент времени.

Требования к автоматизации управления БП 1.Логические связи «предшественник- последователь» между задачами и нелинейные последовательности задач

Требования к автоматизации управления БП 2.Цепочки задач формируются автоматически по информации из ERP-системы 3.Поддержка формирования условных задач

Требования к автоматизации управления БП 4.Альтернативные сценарии процесса

Требования к автоматизации управления БП 5.Задача назначается определенному исполнителю –Для «ролевого» назначения задач – дополнительный механизм 6.Переназначение задач с сохранением истории –Сколько раз, кому и когда переназначалась задача

Требования к автоматизации управления БП 7.Нормативные характеристики задачи – нормативная длительность, нормативный срок 8.Ограничивающая характеристика задачи – крайний срок (deadline) –Крайние сроки задачи формируют также крайние сроки ее предшественников +10 ч+7 ч+2 ч НД=5 чНД=3 чНД=1 ч

Требования к автоматизации управления БП 9.Регулярный пересчет плановых времен выполнения задач (не менее нескольких раз в час) с учетом ресурсной загрузки исполнителей 10.Сотрудник видит список всех своих задач и свой фронт работы

Требования к автоматизации управления БП 11.Руководители централизованно контролируют текущую ситуацию с задачами

Возможности по автоматизации управления задачами MS Outlook и другие программы (например, WorkVisor), позволяющие вести списки задач MS SharePoint (решения на его основе) MS Project –Делались попытки отслеживать некоторые бизнес- процессы в виде проектных планов –В результате собрали неплохой материал для дальнейшего бизнес-анализа Специализированные BPM-системы

Возможности по автоматизации управления задачами Outlook, WorkVisor SharePointMS Project Логические связи «предшественник-последователь» Автоматическое создание и назначение задач основного хода бизнес-процесса II Автоматическое формирование условных задач II Альтернативные сценарии выполнения процесса (автоматическое формирование соответствующих задач) II Назначение задачи исполнителю Переназначение задач с сохранением истории Автоматическое определение нормативных сроков выполнения задач PI Автоматическое определение крайних сроков выполнения задач (deadline) PI Автоматический регулярный пересчет плана выполнения задач (выравнивание ресурсной загрузки) P Просмотр сотрудником своих задач Указание сотруднику порядка выполнения задач Централизованный контроль ситуации с задачами

Возможности по автоматизации управления задачами Общие проблемы при использовании перечисленных систем, а также специализированных BPM-систем: –«прелести» интеграции разнородных программных продуктов –дополнительная лицензионная нагрузка

Наше решение по управления бизнес- процессами

Ход проекта –Проект начался в июле 2009 г. –Аналитика (подготовка ТЗ) – 90 чел.-часов –Программная реализация – 250 чел.-часов –Автоматизировано 2 важных бизнес-процесса: «Подготовка коммерческого предложения» (запуск в сентябре 2009 г.) «Подготовка груза к вывозу из Европы» (запуск в январе 2010 г.)

Наше решение по управления бизнес- процессами Объекты, которыми оперирует наше BPM- решение: Задача Веха Технологическая пауза / внешняя задача Сетевой граф задач

Наше решение по управления бизнес- процессами Схема одного из автоматизированных бизнес-процессов

Наше решение по управления бизнес- процессами Схема одного из автоматизированных бизнес-процессов

Наше решение по управления бизнес- процессами Все задачи связаны с определенными объектами ERP-системы Задачи автоматически формируются и изменяются в зависимости от местонахождения груза, транспорта и т.п. При регистрации определенной информации в ERP- системе создаются альтернативные сценарии БП Некоторые задачи можно выполнить только при определенном состоянии объектов ERP-системы Завершение задач несет обратную связь в объекты ERP-системы

Несколько фактов из жизни нашей BPMS В настроенных в BPMS процессах задействовано 25 сотрудников Ежедневно выполняется порядка 230 задач (около 9 задач на сотрудника) В каждый момент времени около 1300 задач запланировано к исполнению (примерно 50 задач на сотрудника) Пересчет плана задач происходит каждые 10 минут (длится 3 минуты)

Полученные преимущества Сотрудники работают в единой системе автоматизации с привычным интерфейсом Сотруднику представляется список его задач с указанием порядка их выполнения Прекратились «междоусобные войны» между отделами из-за недовольства сроками выполнения задач Система следит за тем, чтобы задачи выполнялись в порядке, предусмотренном бизнес-процессом

Полученные преимущества Руководители централизованно наблюдают все происходящее с задачами –Заранее видно, у каких задач есть риск нарушить крайние сроки – есть возможность заранее предпринять корректирующие действия –Достаточно легко обнаруживать, где происходят задержки в бизнес-процессах и почему компания работает не так эффективно, как хотелось бы

Трудности и подводные камни при внедрении BPMS Отучение сотрудников информировать друг друга по старинке ( , телефон, походы по кабинетам) Попытки найти «виновных» в возникновении задач, вопросы: «А кто это поставил мне такую задачу и с какой стати?» Мало кто знает как функционирует его участок бизнес-процесса Поначалу частая перенастройка процессов в системе Руководство компании запланировало большой объем работ по развитию этого механизма