Романов Евгений Компания EleWise Управление бизнес-процессами в компании. Практические приемы и ключевые составляющие эффективности внедрения © EleWise 2006 –

Компания. Задачи Топ-менеджер(ы) Менеджеры Начальники отделов, департаментов, направлений Офисные сотрудники Рабочие Производство, склад, услуги Перевод целей организации в задачи и систему процессов Формирование, постоянное улучшение процессов Реализация задач, поставленных руководством Исполнение, решение оперативных задач строго в рамках зон ответственности Производство изделий Оказание услуг © EleWise 2006 –

Компания. Что бы хотелось получить ? Топ-менеджер(ы) Менеджеры Начальники отделов, департаментов, направлений Офисные сотрудники Рабочие Производство, склад, услуги Информация должна быть «на ладони» Мало времени Должен управлять эффективностью и улучшением процессов в своей области Исполнительская дисциплина Качественное выполнение, гарантированно качественный продукт или услуга на выходе © EleWise 2006 –

Компания. Инструменты BPM-системы Топ-менеджер(ы) Менеджеры Начальники отделов, департаментов, направлений Офисные сотрудники Рабочие Производство, склад, услуги Инструмент 3. Управление показателями Инструмент 2. Управление цепочками работ (Технологии WorkFlow, DocFlow) Инструмент 1. Регламентация Инструмент: BPM – система © EleWise 2006 –

Регламентация. Модель Задача, которую должен выполнить Менеджер Линии задают логику переходов между задачами Начальная точка бизнес-процесса © EleWise 2006 –

Генерация регламента © EleWise 2006 –

Регламентация. Что важно ? АВТОМАТИЧЕСКИ ИЛИ РУКАМИ ? ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНИЛИЩЕ УПРАВЛЕНИЕ УЛУЧШЕНИЕМ, ХРАНЕНИЕ ВСЕХ ВЕРСИЙ Владелец процесса должен иметь быстрый доступ на редактирование, простой процесс согласования ОЧЕНЬ БЫСТРЫЙ ДОСТУП К ИНСТРУКЦИЯМ, РЕЛЕВАНТНОСТЬ Документы – под рукой. Только нужные документы. 2 основные проблемы регламентов: 1.Актуальность 2.Сложность контроля исполнения и качества исполнения отдельных шагов © EleWise 2006 –

Технология WorkFlow. Рассмотрим пример РАБОТАЮЩЕЕ ПРЕДПРИЯТИЕ НЕОБХОДИМО ВВЕСТИ НОВЫЙ (УПОРЯДОЧИТЬ СУЩЕСТВУЮЩИЙ) ПРОЦЕСС Организовать взаимодействие исполнителей из разных подразделений компании Сделать надо быстро Процесс будет подвержен изменениям Сотрудники территориально распределены КОНТРОЛЬ Менеджер должен четко понимать что происходит по его заказчикам Система должна автоматически контролировать соблюдение регламента © EleWise 2006 –

Организационная структура Например: Юристы работают в Юридическом отделе и подчинены начальнику отдела На диаграмме можно отобразить отделы и должности, которые есть в компании © EleWise 2006 –

Создание процесса Задача, которую должен выполнить Менеджер Линии задают логику переходов между задачами Начальная точка бизнес-процесса © EleWise 2006 –

Контекст бизнес-процесса Контекст процесса содержит набор данных, которые нужны для принятия решения при выполнении задач по процессу © EleWise 2006 –

Выполнение задачи © EleWise 2006 –

Контроль. Мои процессы © EleWise 2006 –

Контроль. Карта процесса © EleWise 2006 –

Контроль. Мониторинг процесса © EleWise 2006 –

Оптимизация бизнес-процессов КОНЦЕПЦИЯ BPM – ЭТО КОНЦЕПЦИЯ БЫСТРЫХ ИЗМЕНЕНИЙ УТРОМ ИДЕЯ – ВЕЧЕРОМ РЕШЕНИЕ ELMA позволяет организовать улучшение процессов «на лету» без остановки работы системы Поэтапное внедрение процесса – быстрый отклик от пользователей Быстрая реакция на изменение требований ОБРАБОТКА ЗАЯВКИ Добавим параллельное согласование Добавим временные регламенты © EleWise 2006 –

Параллельное согласование © EleWise 2006 –

Регламентация процесса © EleWise 2006 –

Проверка правильности БП © EleWise 2006 –

Динамические зоны ответственности 2 типичные ситуации с «размытыми» зонами ответственности: 1.Заранее неизвестно кто будет исполнителем 2.Если мы ставим задачу на одного человека, а он недоступен – теряем в «динамике» Для решения этих вопросов придуманы Динамические зоны ответственности © EleWise 2006 –

Управление показателями (KPI) Шаг 1. МОДЕЛИРОВАНИЕ В самом начале необходимо определить какие показатели являются значимыми и какие показатели стоит отслеживать Шаг 2. ИЗМЕРЕНИЕ Управлять можно только тем, что можно измерить Шаг 3. ВИЗУАЛИЗАЦИЯ Руководство должно видеть общую картину, каждый из сотрудников должен в режиме real-time видеть свою зону ответсвенности Шаг 4. ДЕНЬГИ. МОТИВАЦИОННАЯ СХЕМА Цитата: «Все просто так, кроме денег» Для чего это надо ? Есть отчеты !?? © EleWise 2006 –

Моделирование Дерево показателей © EleWise 2006 –

Моделирование. Зоны ответственности © EleWise 2006 –

Пример КОММЕРЧЕСКИЙ ДЕПАРТАМЕНТ - План продаж (Общий, на менеджера, по отрасли, по региону) - Возврат денежных средств (Дебиторская задолженность – общая, по клиенту) - Средняя величина отгрузки на клиента (по региону) ОТДЕЛ ПРОИЗВОДСТВА И ЛОГИСТИКИ - Количество произведенных изделий - Затраты на логистику (на единицу изделия) - Потери (производство, склад, транспортировка) (в штуках на тысячу единиц продукции) - Себестоимость единицы продукции - Уровень КЗ поставщиков БУХГАЛТЕРИЯ И АДМИНИСТАЦИЯ - Исполнительская дисциплина … © EleWise 2006 –

Измерение REAL-TIME Как только показатели не собираются за один период – они перестают работать. МАКСИМАЛЬНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ Это позволит уйти от «человеческого» фактора ВСЕ, ЧТО СОБИРАЕТСЯ РУКАМИ –РЕГЛАМЕНТИРОВАТЬ И КОНТРОЛИРОВАТЬ Максимально уходим от «человеческого фактора» ЕСЛИ ПОКАЗАТЕЛЬ НЕИЗМЕРИМ Это значит что он не нужен и был введен «для галочки» © EleWise 2006 –

Визуализация: верхний уровень © EleWise 2006 –

Визуализация: верхний уровень © EleWise 2006 –

Визуализация: исполнитель © EleWise 2006 –

Деньги. Мотивационная схема ПОЛУЧАТЬ ЗА ТО, ЗА ЧТО МОЖЕШЬ ОТВЕТИТЬ Бесполезно мотивировать человека на показатели, за которые он не в состоянии напрямую отвечать. РАЗНЫЕ МОДЕЛИ Бонусная модель, грейды и т.д. © EleWise 2006 –

Компания. Инструменты BPM-системы Топ-менеджер(ы) Менеджеры Начальники отделов, департаментов, направлений Офисные сотрудники Рабочие Производство, склад, услуги Инструмент 3. Управление показателями Инструмент 2. Управление цепочками работ (Технологии WorkFlow, DocFlow) Инструмент 1. Регламентация Инструмент: BPM – система Инструмент (BPM-система) должен решать задачи всех своих заказчиков. Целесообразно поэтапное внедрение BPM-системы, но при этом предыдущие шаги должны становиться фундаментом для следующих улучшений © EleWise 2006 –