Настройка проверки правописания

Вступление Проверка правописания (орфографии и грамматики), является неотъемлемой частью работы над документом. Каждый раз при создании документа мы проверяем правописание и благодаря средствам Microsoft Word 2010 многие уже и не представляют что такое правка, например, рукописного бумажного документа, лишенного преимущества автоматической проверки правописания. Проверка правописания в Word – процесс автоматический, но задать особые параметры проверки правописания, отличные от заданных по умолчанию, можно и вручную. В данном случае вы сможете детально определить направления, по которым будет осуществляться проверка. Кроме того вы сможете провести тонкую настройку грамматической проверки по стилям и грамматике, выбрать документ для которого будут применены особые параметры проверки правописания или напротив задать документ, для которого будут применены исключения в виде отключения проверки орфографии или грамматики. Вопросам настройки проверки правописания и посвящена данная статья.

Настройка проверки правописания Настройка параметров правописания, является первоочередным шагом при работе с правописанием документа. Разобравшись в настройках, вы будете знать, какого рода проверки выполняются и что можно включить, а что нет, в зависимости от ситуации. Например, если вам необходимо прочитать документ, не внося в него правки, а сам документ богат на различного рода ошибки, которые подчеркиваются Word (красным, зеленым – в зависимости от настроек), и это мешает сосредоточиться на чтении – достаточно просто отключить проверку правописания (добавить исключения для данного документа). 3

В другом случае, если правописание отключено, и вам приходиться править документ средствами рецензирования, вы будете знать, как включить проверку правописания. 4

Для настройки проверки правописания, сделайте следующее: 1.Откройте вкладку «Файл»; 2.Выберите пункт «Параметры Word» и в открывшемся окне выберите «Правописание»; 3.Поставьте/уберите флажок в следующих пунктах: «Пропускать слова из прописных букв» – слова, написанные прописными, не будут выделяться как ошибочные. Это нужно в случаях, когда вы часто используете в работе ввод аббревиатур (МАГАТЭ, МВФ, НАТО), акронимов (WYSIWYG, ГТО, КВ) или названий (фирм, учреждений, транспортных средств), для которых используются заглавные буквы; «Пропускать слова с цифрами» – включите данный пункт, если вы используете в документах, слова с цифрами, например, наименования марок автомобилей (Porshe911Turbo, Ferrary355GTS), различной техники (Т-84, ИС-2, СУ-27, МИ-28), вооружения (AK47,M4A1,M40A3) или, например, ники ваших онлайн друзей и коллег (которые часто содержат цифры, например год рождения – Serega81, KirllNazin1979 и т.п.); 5

«Пропускать адреса интернета и имена файлов» – ввиду того, что сейчас практически каждый документ содержит ссылки на интернет-источники и названия файлов, стоит оставлять данный пункт включенным; «Помечать повторяющиеся слова» – подчеркивает повторяющиеся слова. Например, если вы пишете стихи, в которых частое повторение слов (для рифмы) – данность, отключите данный пункт, чтобы повторяющиеся слова не подчеркивались. Если же вы работаете, в основном, с деловыми документами, оставьте его включенным – это позволит избежать ошибок, связанных с вводом повторяющихся слов; «Немецкий: применять новые правила» – если вы работаете с немецким языком, например, делаете переводы, обязательно включите данный пункт; «Предлагать только из основного словаря» – если вы не уверенны в аутентичности дополнительных словарей, установленных у вас, используйте слова из основного словаря (CUSTOM.DIC), для этого включите данный пункт; 6

«Русский: использовать ё» – поставьте флажок напротив данного пункта, если вы в документах используете букву «ё» для соответствующих слов (ёжик, ёлка, берёзка и т.п.). На данный момент, буква «ё» (вместо «е», которое используется для слов содержащих как «е» так и «ё», часто используется при написании детских книг и учебников, в которых основной задачей выступает закрепление правильного понимания алфавита и правописания у детей; «Автоматически проверять орфографию» – один из самых важных пунктов, стоит оставлять включенным. Отключать можно в случаях, когда документ загроможден ошибками, и при включенной проверке, из-за избытка подчеркиваний, его тяжело читать. Но и в этом случае лучше использовать исключения, о которых ниже; 7

«Использовать контекстную проверку орфографии» – проверка правописания при помощи контекстного меню, данный пункт стоит оставлять включенным; «Автоматически проверять грамматику» – автоматически проверяет морфологию, синтаксис и пунктуацию; «Статистика удобочитаемости» – позволяет просмотреть статистические данные по удобочитаемости документа. Данная статистика строится на правилах, разработанных американскими учеными для системы образования США, тем не менее, их можно применять и к нашим реалиям, хотя доля погрешностей в данном случае будет несколько выше. Данная функция была встроена в Microsoft Word 2010 в расчете на создание документов, доступных для понимания различным социальным группам с неодинаковым уровнем образования. 8

Например, работник биржи труда, ответственный за разработку тестов для проходящих проверку перед приемом на работу, сможет создать различные по сложности восприятия документы, благодаря этому средству. Другими словами, если тест рассчитан на группу лиц, принимаемых на работу по специальности грузчик или охранник, для этой группы будет существовать один тест, для принимаемых на руководящие должности – другой, намного более сложный и, соответственно, менее удобочитаемый. Это позволит сэкономить массу времени подобным госучреждениям и прочим организациям – ведь тест, насыщенным большим количеством сложных предложений, может занять много времени у человека, позиционирующегося на данную должность (охранника, грузчика, водителя) и не обладающим соответствующим уровнем образования. А учитывая тот факт, что данные организации работают по строго расписанному графику – это чрезмерные потери времени и, как следствие, невыполнение планов. Статистика удобочитаемости будет также полезна учителям языка и литературы 9

(и смежных дисциплин), которые могут использовать данное средство, для проверки сложности восприятия школьниками домашних заданий, составляемых учителями. Используя статистику удобочитаемости, подобных проблем можно избежать, а касательно наших примеров – избавиться от потерь времени и повысить успеваемость класса. Анализируя рисунок 2, обратите особое внимание на следующие пункты: «Слов – 238» – текст небольшой, и на его прочтение не будет затрачено много времени; «Предложений в абзаце – 1,4» – это значит, что абзац состоит в среднем из 1,5-ра предложений (небольшой абзац); «Слов в предложении – 6,8» – предложения средней величины (5-7 слов); «Символов в слове – 5,9» – слова средней величины (5-7 символов); 10

«Уровень образования (1-20) – 4,6» – это значит, что такой текст смогут осилить отличники и ударники 2-3-их классов школы и троечники 4-5-ых классов; «Легкость чтения – 92,4» – такой текст будет доступен большинству, умеющих читать, граждан. Уровень в 50-60% будет доступен для понимания людям с настоящим средним образованием, 30% покорится только выпускникам ВУЗов (или одаренным самоучкам), а 10% – потребуют просто академических знаний; «Число сложных фраз (в%) – 0,0» – говорит о том, что сложные фразы отсутствуют, и данный текст смогут осилить даже недостаточно хорошо знающие русский язык иностранцы; 11

«Благозвучие – 89,5%» – предполагает наиболее совершенное с точки зрения говорящих на данном языке сочетание звуков, удобное для произношения и приятное для слуха. Достигается сбалансированным сочетанием гласных и согласных букв в словах и их умелом чередовании. Для каждого языка благозвучие имеет свои особенности, обусловленные его неповторимостью. Уровень в 89,5%, говорит о высоком уровне благозвучности данного текста; 12

13

В итоге анализа, видно, что документ небольшой, легкий для восприятия, не содержит сложных фраз и имеет высокий уровень благозвучия. «Набор правил» – определяет строгость проверки правописания. Если вы выбираете «Для деловой переписки» – документ будет проверяться с максимальной строгостью. Если «Для обычной переписки» – документ будет проверяться, но будет допускаться определенный сленг и некоторые другие элементы разговорной речи, пропуск запятых в деепричастных оборотах, смесь кириллицы и латиницы, пропуск точки перед заглавной буквой и т.д. Если вы хотите задать правила проверки по собственному усмотрению выберите пункт «По выбору пользователя», а затем нажмите кнопку «Настройка» и в открывшемся окне «настройка грамматической проверки» задайте нужные значения и нажмите кнопку «ОК». Если же вы хотите чтобы документ проверялся с максимальной строгостью – выберите «Строго (все правила)». Чтобы вернуть значения по умолчанию – нажмите кнопку «Начальные значения»; 14

15

«Повторная проверка» – нажав эту кнопку, вы повторно запустите проверку правописания. Это нужно делать в случаях, если вы задали многим сложным предложениям (которые Word подчеркивает) условие пропустить ошибку – соответственно эти слова или предложения будут не подчеркнуты. Вам надо еще раз проверить текст документа, поскольку, вы уже не помните, в каких словах пропущены ошибки (для этих целей также можно использовать проверку правописания средствами вкладки «Рецензирование», нажав кнопку «Правописание» в группе «Правописание»). Word запустит проверку, при этом снова будут проверены все пропущенные предложения и слова; «Исключение для файла» – используйте в случаях, когда нужно задать настройки для определенного файла. Если вы, например, отмените автоматическую проверку орфографии, она будет касаться только выбранного файла и никак не повлияет на другие документы, уже созданные или только создаваемые. Задать исключение вы можете только для открытых на данный момент документов, или для всех новых документов. Учтите, если вы зададите исключения для всех новых (вновь создаваемых документов), 16

данные настройки будут применены ко всем новым документам. «Скрыть орфографические ошибки только в этом документе» – выберите документ, для которого хотите задать данное исключение, и поставьте флажок напротив данного пункта, если хотите чтобы Word не отображал орфографические ошибки (только для данного документа); «Скрыть грамматические ошибки» – аналогично предыдущему, только касательно грамматических ошибок. Microsoft Word 2010 дает замечательную возможность, откорректировать правила, применяемые для проверки документа. Это, безусловно, расширяет возможности пользователя, но стоит быть внимательным при выборе настроек. Полная проверка ошибок, позволяет свести их уровень в документе к минимуму, поэтому заданные настройки по умолчанию, подходят для большинства случаев. 17

Заключение Возможно, вы продуктивно работали в Word, и возможно даже много лет, не зная о том, что параметры проверки правописания можно менять. Это говорит о том, что разработчики Word правильно все рассчитали и задали по умолчанию наиболее нужные параметры. Тем не менее, знать, как изменять эти параметры, все же лучше чем не знать, особенно если вы хотите быть «продвинутым» пользователем Microsoft Word Преимущества этого знания были подробно расписаны по ходу изложения статьи, и всю пользу от этого, вы в полной мере сможете ощутить при многократном их использовании. 18