Формы и отчёты (OpenOffice.org BASE) Ахмедова Е.В. МОУ «СОШ 1» г.Осташков Лекция 19 Часть 1 Лекция 19 Часть 1

ФормыФормы Для ввода новых записей сразу после создания таблиц мы открывали данные таблицы двойным щелчком по соответствующему значку. Такой метод ввода может быть не совсем удобен для операторов или сотрудников фирмы, не слишком искушенных в IT-технологиях. OOoBase предлагает альтернативный путь ввода данных – формы. Форма является внешним интерфейсом для ввода данных и их редактирования. Вместо простого списка записей на форме могут располагаться дополнительные списки выбора, текстовые, графические поля и многие другие элементы. Точно так же, как таблицы и записи, формы – это объекты нашей БД. И создаваться они могут так же, как и предыдущие типы объектов: с помощью дизайнера форм с помощью мастера форм.

Мастер создания форм, Шаг 1. В области типов требуется выбрать Формы, а в области задач – Использовать мастер для создания формы, что позволит запустить Мастер форм. Из выпадающего списка Таблицы или запросы нужно выбрать таблицу Отдел. В списке Существующие поля можно будет увидеть все поля этой таблицы. Поскольку нам надо, чтобы на форме отображались все поля и именно в том порядке, как они перечис- лены в этом списке, то просто щелкаем по кнопке [>>], чтобы переместить эти поля в список Поля в форме.

Мастер создания форм Создаваемая форма не будет иметь субформ. Для перемещения к шагу 5 мастера требуется щелкнуть по кнопке Дальше >. На этом шаге нам предстоит расположить на форме элементы управления, поля для ввода данных и подписи-подсказки к ним. Возможен следующий выбор из 4-х доступных опций (слева направо): Столбцы - подписи слева; Столбцы - подписи сверху; Как лист данных; Блоки - подписи сверху. Для понимания назначения каждой опции можно прощелкать их все, наблюдая, как меняется внешний вид формы. Остановимся на варианте Столбцы - подписи сверху (вторая слева опция). Затем нужно щелкнуть по кнопке Дальше > для перемещения к шагу 6 мастера. Перед Вами фрагмент Мастера создания форм, Шаг 5. Выбран вариант, при котором сначала идет текстовая подсказка для оператора (имя поля), а сразу под ней – текстовое поле для ввода данных.

Мастер создания форм На 6-ом шаге мастера мы должны решить: позволить ли через нашу форму только ввод новых записей или, помимо этого, просмотр/модификацию существующих записей. Причем во втором случае можно еще и ограничить варианты модификаций (например, позволить лишь удалять существующие строки, но не изменять их). Выбор по умолчанию – ввод новых данных и любая модификация существующих. Мы оставим его без изменений и, для перемещения к шагу 7 мастера, щелкаем по кнопке Дальше >. Этот шаг имеет чисто декоративное значение и никак не влияет на функционал создаваемой формы. Можно выбрать любой цвет, например, оставить Бежевый (он выбран по умолчанию). Для перемещения к финальному, 8-му шагу мастера, требуется щелкнуть по кнопке Дальше >. На этом шаге требуется ввести любое разумное имя создаваемой формы, а также решить, что делать после окончания работы мастера форм. У нас есть две опции: Работа с формой – создать форму и открыть ее для ввода/модификаций данных; Модифицировать форму – создать форму и открыть ее в дизайнере форм. Эта опция потребуется нам для шлифовки внешнего вида формы.

Краткое резюме: форма – это гибко настраиваемый интерфейс для ввода и редактирования данных; форму можно создать с помощью мастера или дизайнера; однажды созданная форма становится постоянным объектом БД, и мы в любой момент можем воспользоваться ее функционалом; форма никогда не содержит никаких данных, а лишь позволяет просматривать и модифицировать их. Данные всегда хранятся в таблицах и только в таблицах.

ОтчётыОтчёты Отчеты служат для извлечения необходимой информации из базы данных и ее представления конечному потребителю информации (сотруднику отдела кадров, бухгалтеру и т.п.) в удобном и ясном формате. Данные в таком формате удобно как просматривать на экране, так и печатать. Отчеты несколько перекликаются по функционалу с запросами. Они также создаются на основе таблиц базы данных или запросов. Но если запросы «обеспокоены», прежде всего, тем, чтобы извлечь всю необходимую информацию (ничего не пропустив, но и не допуская ее избыточности), то отчеты, прежде всего, заботятся о легкости восприятия извлеченной информации. Именно по этой причине эти два типа объектов БД часто работают в тандеме: сначала пишут запрос той или иной сложности, извлекающий всю необходимую информацию из всех таблиц/запросов, затем поверх него, т.е. на базе этого запроса, создают отчет. Отметим еще два момента: Отчеты могут содержать все поля таблицы или запроса, а могут – только выбранные группы полей. Отчеты могут быть статическими или динамическими. Статические отчеты содержат данные из выбранных полей, существующие в них на момент создания отчета. Динамические отчеты могут изменяться, чтобы показывать самые последние данные.

Мастер создания отчётов Для того чтобы создать отчет, нужно выбрать Отчеты в области типов главного окна приложения. В области объектов не будет ни одной строчки, потому что пока мы с отчетами не работали. В области задач будет представлена лишь одна опция Использовать мастер для создания отчета. Действительно, новый отчет можно создать только мастером, а вот отчет существующий можно изменить в дизайнере отчетов. Для того чтобы попасть в окно Мастер отчетов, Шаг 1, нужно щелкнуть по этой единственной опции. Появится окно, очень похожее на окно Мастера запросов на том же шаге. На следующем шаге мы можем указать, как будут называться колонки в отчете. По умолчанию они называются так же, как и соответствующие колонки запроса/таблицы. Оставим имена колонок Фамилия, Имя как есть, а имя колонки НазваниеОтдела изменим на Отдел. Для перехода к шагу 3 мастера нужно щелкнуть по кнопке Дальше >. На этом шаге мы можем задать группировку выводимых в отчет строк по значению какой-либо колонки. Для нашего первого отчета такой функционал не нужен, и мы можем просто щелкнуть по кнопке Дальше > для перехода к шагу 5 мастера. Шаг 4-й для отчетов на базе запросов пропускается; считается, что запрос сам позаботится о нужной сортировке строк.

Мастер создания отчётов На 5-ом шаге нам предстоит определиться с внешним видом нашего отчета. Любые установки на этом шаге имеют чисто декоративное значение и на объем/порядок выводимой отчетом информации не влияют. Проще всего будет сдвинуть окно мастера вниз и, выбирая различные опции из двух представленных списков, наблюдать, как меняется вид пробного отчета, расположенного под окном мастера. Мы можем задать создаваемому отчету альбомную (по умолчанию) или книжную ориентацию. За это отвечает переключатель Ориентация в нижней части окна мастера. Перед Вами предлагаемые для выбора опции. Для перехода к 6-му финальному шагу мастера нужно щелкнуть по кнопке Дальше >.

Мастер создания отчётов На заключительном шаге нам предстоит сделать 3 вещи: присвоить нашему отчету какое-либо описательное имя. Можно выбрать в качестве такового Отчет_по_сотрудникам; с помощью первого переключателя указать: будет ли создаваемый отчет статическим или динамическим; в случае, если выбран динамический вариант отчета, с помощью второго переключателя указать, следует ли создать отчет и тут же открыть его для модификации в дизайнере отчетов (опция Модифицировать шаблон отчета) или необходимо создать отчет и тут же его выполнить (опция Создать отчет сейчас).>Готово

Редактирование отчёта Нажатие правой кнопкой мыши по этой строчке вызывает появление контекстного меню. Два наиболее важных пункта этого контекстного меню: Правка – открывает отчет в дизайнере для его тонкой «доводки»; Открыть – запускает данный отчет на выполнение. Можно попробовать добавить в таблицу Сотрудник 1-2 новые записи. После чего запустить отчет Отчет_по_сотрудникам снова на выполнение (щелкнуть правой кнопкой мыши по значку отчета в области объектов и выбрать пункт Открыть или, более быстрый метод, – щелкнуть двойным щелчком левой кнопкой мыши по тому же значку). Если отчет создан действительно как динамический, он должен отобразить и эти новые строки.

Контрольный вопрос 1. Что такое форма по отношению к модулю BASE? Особый вид запроса. Внешний интерфейс для ввода данных и их редактирования. Особый вид таблицы. Внешний интерфейс для изменения дизайна таблиц. 2. На основе каких объектов может строиться форма? Таблица Запрос Форма Отчет

Контрольный вопрос 3. Какая опция на последнем шаге работы с мастером форм дает возможность изменить внешний вид формы? Работа с формой Модифицировать форму Изменить форму 4. Каким образом выбираются поля формы? Переносятся нужные из списка существующих полей Переносятся все поля из списка существующих Вводятся названия полей в окно Поля в форме

Контрольный вопрос 5. Отчет какого типа будет выводить одни и те же данные все время с момента своего создания вне зависимости от манипуляций с таблицей или запросом, на базе которых он был создан? Статический отчет. Динамический отчет. Возобновляемый отчет. Транзакционный отчет. 6. Для чего служат отчеты? Для хранения информации в удобной форме Для извлечения необходимой информации из базы данных и ее представления конечному потребителю в удобном и ясном формате Для эффективного поиска информации в базе Для внешнего интерфейса для ввода данных и их редактирования

Контрольный вопрос 7. На основе каких элементов создаются отчеты? Таблицы Формы Запросы 8. Как можно создать отчет? С помощью мастера отчетов В режиме дизайна В SQL представлении 9. Можно ли в отчете установить порядок колонок, отличный от аналогичного в таблице или запросе? Да, в любом случае Нет Можно только если за основу берется таблица Можно только если за основу берется запрос