С помощью компьютера ускоряется процесс составления, редактирования, рассылки документов С помощью факсов и электронной почты ускоряется процесс доставки и отправления документов.

регистрация входящих и исходящих документов на условном предприятии МАЯК с помощью программы СУБД Access

Реляционная база данных база данных, в которой данные строятся по принципу взаимосвязанных таблиц Таблица основной объект реляционной базы данных, предназначенный для упорядоченного хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Имеет свои свойства, правила заполнения и обработки данных, элементы управления и связи.

Основные типы данных СЧЕТЧИК целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем; ТЕКСТОВЫЙ набор букв, цифр, знаков, содержащий до 255 символов; ЧИСЛОВОЙ – числа; ДАТА/ ВРЕМЯ – дата или время; ДЕНЕЖНЫЙ - числа в денежном формате;

Свойства поля РАЗМЕР ПОЛЯ определяет максимальную длину текстового или числового поля; ФОРМАТ ПОЛЯ устанавливает формат данных. УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ выражение, накладывающее ограничения на значения, которые вводятся в данное поле. ПОДСТАНОВКА - вставка нескольких значений в одно поле.

Ключевое поле для предотвращения появления дублирующих записей. В качестве ключевого поля используется СЧЕТЧИК. Связи между таблицами Возможность по данным одной таблицы узнать данные другой. Связь устанавливается с помощью числового идентификатора. Виды связей СВЯЗЬ «ОДИН-К-ОДНОМУ» СВЯЗЬ «ОДИН-КО-МНОГИМ» СВЯЗЬ «МНОГИЕ-КО-МНОГИМ»

Журнал регистрации входящих документов Графы журналаТип поляСвойства поля Дата поступления Регистрационный номер документа Автор (корреспондент) Дата документа Номер документа Краткое содержание документа Резолюция (кому направлен документ) Дополнительные сведения о документе Расписка в получении Отметка об исполнении Дата/время числовой текстовый Дата/время текстовый Текстовый Мастер подстановок Сотрудники_ Наименование отдела текстовый Мастер подстановок Сотрудники_Фамилия Дата/время Полный формат даты

Журнал регистрации исходящих документов Графы журналаТип поляСвойства поля Дата поступления Регистрационный номер документа Корреспондент (получатель) Краткое содержание документа Кем подписан документ Исполнитель Дополнительные сведения о документе Отметка об исполнении Дата/время числовой текстовый Мастер подстановок Сотрудники_Фамилия Мастер подстановок Сотрудники_Фамилия текстовый Дата/время Полный формат даты

Кировская мебельная фабрика Директору ЗАО «МАЯК» «Шархат» , г.Чусовой, , г.Киров, ул.Трудовая, 23 ул. Гастелло, 12 Тел.: (812) , факс. (812) ОКПО \29 На03-12\98 от Об отказе в удовлетворении просьбы Сообщаем Вам, что просьба о переносе сроков оплаты за отправленную продукцию не может быть удовлетворена в связи с трудным положением фабрики. С уважением Директор фабрики Г.М. Иванов В дело Хорева Краткое содержание документа Наименование организации автора Дата и номер документа ЗАО «МАЯК» Дата Вх Отметка о поступлении Отметка об исполнении и направлении в дело Хоревой Г.П. Подготовить ответ. Срок исполнения – 5 дней Подпись Резолюция

1.Отобрать из Рабочей папки документы, подлежащие регистрации 2.В базе данных Кадры создать таблицу «Журнал входящих/ исходящих документов» 3.Зарегистрировать документы на условном предприятии «МАЯК»

1.Создание таблицы Выбор типа полей Выбор свойств полей 2.Регистрация документов Заполнение таблицы данными