Назначение и состав распорядительной документации Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания ее деятельности, компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно- распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов состоит в регулировании и координации работы в организации, которые позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависят конечные результаты ее работы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз иерархической системе организации: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управление объектов по исходящей вертикали.

Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

Приказ - это акт, издаваемый работодателем в лице его представителя (руководителя организации) в целях решения производственно-хозяйственных и иных оперативных задач, а также вопросов, связанных с трудовыми и производными от них отношениями.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штата в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.) при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического, научно- технического и документационного обеспечения, социальной политики и другие.

Приказы по личному составу регулируют прием, перевод, премирование, поощрение и увольнение работников. Приказы по кадрам регулируют предоставление отпусков, вынесение взысканий и направление в командировки работников. Каждые из вышеназванных приказов формируются в отдельное дело. Приказ (распоряжение) по личному составу - обязательный документ в сфере трудовых правоотношений.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено в: уставе организации; положении об организации (о структурном подразделении); инструкции по делопроизводству; должностной инструкции работника; приказе о распределении обязанностей.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа, в том числе распорядительного. Должностное лицо, проставляя подпись в распорядительном документе, берет на себя ответственность за достоверность распорядительного документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Распорядительные документы подписывает первый руководитель организации (генеральный директор, директор, начальник, председатель правления) или его заместители. Возложение исполнения обязанностей, в случае отсутствия руководителя исполнительного органа, на одного из членов исполнительного органа должно быть оформлено соответствующим распорядительным документом - приказом.

Подпись ставиться на оригинале распорядительного документа (приказ, распоряжение, указание) и включает в себя: наименование должности лица, подписавшего документ; официальные наименования организации (если приказ оформлен не на бланке); личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия). Пример: 1. Не на бланке Директор детского дома 1 Алматинской области ___________ А.С. Амирова подпись 2. На бланке Директор ___________ А.С. Амирова подпись

Распорядительный документ может быть подписан исполняющим обязанности руководителя организации, но с указанием его конкретной должности и фамилии. Не допускается проставление предлога «За», надписи от руки «Зам.» или косой черты (дроби) перед наименованием должности.

Печать - юридически значимый реквизит, он применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует о подлинности распорядительного документа; принадлежности распорядительного документа к указанной на печати организации. Распорядительные документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации. Распорядительные документы, исполненные на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

Для того, чтобы копия распорядительного документа на бумажном носителе имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит «отметка о заверении копии», который включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату заверения. Например: Верно Начальник отдела кадров ___________ А.Асанов подпись

Языком делопроизводства является государственный язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года 151 «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки. Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами: датой; регистрационным номером; грифом ограничения доступа; грифом утверждения; отметкой о наличии приложения; подписью одного и того же должностного лица; грифом согласования; визами согласования; отметкой об исполнителе; печатью.

Оформление приема на работу Прием на работу должен оформляться актом работодателя - приказом (распоряжением), после заключения трудового договора. Текст приказа должен соответствовать тексту и основаниям трудового договора.

При приеме на работу может быть предусмотрено условие об испытательном сроке, которое указывается в трудовом договоре. При отсутствии в трудовом договоре условия об испытательном сроке считается, что работник принят на работу без испытательного срока. При приеме на работу (п. 5 ст. 36 ТК РК) испытательный срок не устанавливается для: лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности; лиц, окончивших организации послесреднего и высшего образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности; инвалидов.

Личное дело работника Личное дело работника закрывается делопроизводством и перекладывается в картотеку личных дел уволенных работников. Сведения о расторжении трудового договора специалист по кадра (менеджер по персоналу) заносит в трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2). Личная карточка работника закрывается делопроизводством и перекладывается в картотеку личных карточек уволенных работников.

Выдача дел Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, и с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и акта об изъятии подлинников

Оформление прекращения трудового договора Прекращение трудового договора должно оформляться актом работодателя (приказом или распоряжением), за исключением прекращения трудового договора в случае смерти (объявления судом умершим или признания безвестно отсутствующим) работодателя - физического лица, и прекращения трудового договора с домашними работниками.

Текст приказа в этом случае должен начинаться словом «Расторгнуть». Далее указываются: дата расторжения трудового договора, фамилия, имя, отчество, должность (профессия) и структурное подразделение, основание прекращения трудового договора в соответствии с ТК РК.

Подлинник приказа о расторжении трудового договора остается на хранение в кадровой службе. На его основании специалист по кадрам (менеджер по персоналу) готовит копии приказа: один из которых передает в бухгалтерию для выплаты сумм, причитающихся работнику от работодателя; второй, вместе с заявлением о расторжении трудового договора, помещает в личное дело работника; третий вручает работнику либо направляет ему письмом с уведомлением в трехдневный срок.

Обращаем Ваше внимание! При прекращении или расторжении с работником трудового договора в трудовую книжку работника вносятся все записи о работе (прием, перевод, прекращение или расторжение трудового договора), награждениях и поощрениях за время работы у работодателя и заверяются печатью и подписью работодателя (руководителя организации).

Трудовой отпуск Трудовой отпуск работников оформляется актом работодателя - приказом руководителя организации. В соответствии со статьей 104 ТК РК в трудовой стаж, дающий право на оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск, включаются: - фактически проработанное время; - время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично; - время, когда работник фактически не работал в связи с временной нетрудоспособностью; - время, когда работник фактически не работал перед восстановлением на работе.

График отпусков В график должны быть включены абсолютно все специалисты, работающие в организации по трудовому договору, в том числе работники, занятые на условиях совместительства. При этом необходимо помнить, что в соответствии со ст. 199 ТК РК отпуск при работе по совместительству предоставляется работнику одновременно с отпуском по основной работе. Если продолжительность оплачиваемого ежегодного трудового отпуска по трудовому договору о работе по совместительству меньше продолжительности отпуска по другой работе, работодатель по просьбе работника-совместителя должен предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы на дни, составляющие разницу в продолжительности отпусков. Если у работников имеются неиспользованные дни от отпусков за предыдущие годы, то их также надо обязательно учесть. Так как график отпусков рассчитан только на календарный год, неиспользованные дни отпуска по предыдущему графику надо обязательно включить в новый график.

График отпусков Просматривая подготовленный проект сводного графика отпусков, необходимо убедиться в том, что соблюдена определенная последовательность ухода работников в отпуск, при которой временное отсутствие на рабочем месте одного специалиста не скажется негативным образом на работе структурного подразделения или всей организации в целом. Для того, чтобы быть уверенным, что все правильно, надо посмотрите, соответствует ли очередность ухода в отпуск работников рекомендуемым правилам: начальник и заместитель начальника структурного подразделения не должны уходить в отпуск одновременно; в отделе должны постоянно оставаться, по крайней мере, один/два работника; нежелательно суммировать отпуска так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд, т.е. накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно; одновременно не должны планировать свой отпуск работники, занимающие одинаковые должности (например, не могут отдыхать сразу все бухгалтеры); нежелательно планировать одновременно свой отпуск работникам, занимающимся близкой по содержанию работой; работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности). Подготовленный график отпусков подписывается руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации. Знакомить с графиком отпусков всех работников под расписку нет необходимости, так как ТК РК это не предусмотрено. Рекомендуем копии утвержденного графика отпусков направить в структурные подразделения организации для формирования в дело и включения в номенклатуру дел. В соответствии со статьей 107 ТК РК работодатель, в связи с производственной необходимостью, имеет право изменить график отпусков. При этом он обязан предупредить работника об этом не менее, чем за две недели до начала трудового отпуска. Данное предупреждение оформляется соответствующим уведомлением. Перенесенный трудовой отпуск по соглашению сторон может быть присоединен к трудовому отпуску за следующий год или предоставлен по просьбе работника отдельно в другое время (ст. 108 ТК РК).

Личное дело работника Личное дело работника закрывается делопроизводством и перекладывается в картотеку личных дел уволенных работников. Сведения о расторжении трудового договора специалист по кадра (менеджер по персоналу) заносит в трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2). Личная карточка работника закрывается делопроизводством и перекладывается в картотеку личных карточек уволенных работников. При прекращении или расторжении с работником трудового договора в трудовую книжку работника вносятся все записи о работе (прием, перевод, прекращение или расторжение трудового договора), награждениях и поощрениях за время работы у работодателя и заверяются печатью и подписью работодателя (руководителя организации). Работодатель выдает работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора с внесенной в нее записью о прекращении или расторжении трудового договора (ст. 63 ТК РК).

Выдача дел Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, и с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и акта об изъятии подлинников.

Утверждаю Директор средней школы 45 г. Алматы ____________ К.Есетов личная подпись

Утверждаю Директор средней школы 45 г. Алматы ____________ Есетов К. личная подпись Утверждаю Президент компании«Мир чудес» ________ Ахметов Р. личная подпись

Утверждаю Президент фирмы «Сенім» ____________ Ахметов Р. личная подпись Утверждаю Главный инженер фирмы «Сенім» __________ Калиев С. личная подпись

Утвержден Приказом РИПК СО 35 от Утвержден 2 протокол Ученого совета от

Согласован Директор РНПЦ «Учебник» ____________ Р.Ахметов личная подпись

Приложение: на 5 стр., 1 экз., на государственном языке

1. Не на бланке Директор детского дома 1 Алматинской области ___________ Амирова А. С. личная подпись

2. На бланке Директор ___________ Амирова А. С. личная подпись

Подпись Верно Начальник отдела кадров__________ Асанов А. личная подпись Копию документов можно заверять в организации: Копия Верно Начальник отдела кадров__________ Асанов А. личная подпись Фотокопия документов заверяются печатью организации без заверительной записи

Исп. Мусин Т Дата документа: 06 октября 2010 года (финансовые документы, нормативные акты)