Anna Vlasova, School of HRM1 Профиль должности (должностные инструкции - ДИ) Анна Власова

Anna Vlasova, School of HRM2 Проверяющие органы – типовые, «государственного» образца ДИ Компания – инструмент взаимодействия (координации деятельности) в компании Сотрудник - инструмент ориентации сотрудника в компании Клиенты ДИ и роль ДИ

Anna Vlasova, School of HRM3 Место ДИ в управлении компанией В системе управления компанией ДИ являются элементом организационной структуры управления, с помощью которого за отдельной должностью закрепляются ответственность, функции, полномочия, компетенции

Anna Vlasova, School of HRM4 Последовательность разработки ДИ 1.Миссия – предназначение, или роль, или глобальная цель должности, из которой вытекают (иногда определяют цели или роли) 2.Сферы ответственности и стандарты исполнения (KPIs ), из которых вытекают 3.Функции или процессы, из которых вытекают 4.Компетенции: знания; навыки; способности; личностные характеристики 5.Полномочия, как право принимать управленческие решения в рамках соответствующей ответственности, из которых вытекают 6.Права и обязанности, вытекающие из места и роли данной должности в организационной структуре управления компании 7.Общие требования к должности (образование, опыт работы, подчиненность, замещаемость, размер должности: размер бюджета должности, количество подчиненных, регион обслуживания) 8.Приложение к ДИ: совместно разработанные формы предоставления информации смежным структурным подразделениям (формализованные информационные потоки)

Anna Vlasova, School of HRM5 Миссия (роль, глобальная цель) должности Предназначение должности; то, ради чего данная должность была создана и введена в схему организационной структуры и штатное расписание для реализации стратегии Компании

Anna Vlasova, School of HRM6 Примеры миссии (ролей) Обеспечивает функционирование складского и транспортного хозяйства в соответствии с принятыми нормативами Обеспечивает таможенное сопровождение внешнеэкономической деятельности Обеспечивает компанию лояльным и квалифицированным персоналом, предоставляющим лучший уровень сервиса Развивает сервис-ориентированные ценности и корпоративную культуру Повышает результативность, эффективность и качество персонала

Anna Vlasova, School of HRM7 Пример ДИ «Логистик» Сферы ответственности Функции (ключевые процессы) Доставка заказов в течении 48 часов при соблюдении норм затрат согласно бюджету 1.1 Определение ключевых показателей (расходы на доставку и ремонт автотранспорта, доля заказов доставленных с нарушением срока, количество и сумма заказа на один экипаж…) и контроль за их выполнением 1.2 Оформление лицензий и других разрешительных документов для беспрепятственной транспортной деятельности 1.3 Разработка оптимальных маршрутов доставки Обеспечение уровня сервиса не ниже 90 % при соблюдении норм затрат согласно бюджету 2.1 Определение ключевых показателей работы складского персонала и контроль за их исполнением 2.2 Определение ключевых показателей работы специалистов по закупке и контроль за их исполнением 2.3 Определение ключевых показателей работы отдела обслуживания клиентов и экспедиторов и контроль за их исполнением Поддержание оптимального уровня и структуры складских запасов 3.1 Определение ключевых показателей (уровень дистрибуции на складах, оборачиваемость запасов, расходы на содержание запасов…) и контроль за их выполнением 3.2 Участие в формировании ассортиментной политики компании, логистическая оценка новых контрактов 3.3 Разработка мероприятий, направленных на снижение затрат на хранение товарных запасов Качественное осуществление складских операций 4.1 Определение ключевых показателей (складские расходы, время на исполнение одной заявки, эффективность использования складских площадей …) и контроль за их выполнением 4.2 Разработка и утверждение рабочих процедур, инструкции и планов для складского персонала

Anna Vlasova, School of HRM8 Пример ДИ «Бизнес-контроллер» Сферы ответственности Функции (ключевые процессы) Правильность и своевременность предоставления финансовой отчетности 1.1Составление финансовой отчетности в системе IAS (конвертация украинских счетов в IAS) 1.2Составление управленческой отчетности 1.3Консолидация финансовой отчетности дочерних предприятий 1.4Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности компании 1.5Предоставление финансовой информации руководству, всем подразделениям компании и его дочерним предприятиям Выполнение бюджета 2.1Разработка и контроль за исполнением бюджета, анализ отчетов об его исполнении 2.2Контроль и утверждение счетов 2.3Ведение регулярного коэффициентного анализа 2.4Анализ прибыли и убытков компании, анализ финансовых потоков, составление прогноза прибылей и убытков компании

Anna Vlasova, School of HRM9 Key Performance Indicators KPI s Ключевые индикаторы исполнения - показатели для оценки результатов работы сотрудников в соответствии с поставленными целями и прописанными компетенциями

Anna Vlasova, School of HRM10 Примеры КРІs: –Рентабельность (%) –Размер бюджета (ден.ед.) –Текучесть кадров по факторам (%) –Заполняемость вакансий (дни) –Оборот, маржа, чистая прибыль, объем продаж (ден.ед.) –Оборачиваемость активов, ликвидность … –Коэффициент лояльности (%) –Дефектура (упущенные заказы), шт., грн. –Количество ошибок (шт.) –Количество рекламаций, брака (%) –Уровень вовлеченности персонала (%) –Закрытие вакансий за счет внутреннего резерва (%)

Anna Vlasova, School of HRM11 Примеры компетенций –Достижение целей, качество исполнения - в работе соблюдает стандарты исполнения, обращает достаточно внимания на детали; задания выполняет на высоком уровне, без напоминаний и в установленные сроки; стремится оптимизировать затраты по сравнению с результатами; коллеги и клиенты уверены, что работа будет выполнена качественно и вовремя –Ответственность - серьезно относится к исполнению своих обязанностей; отвечает за свои действия; концентрируется на важных вопросах, устанавливает приоритеты; работает без напоминаний; является тем человеком, на которого можно положиться –Лидерство - способствует формированию общего видения и вдохновляет членов команды на будущие достижения; определяет нормы поведения и правила взаимодействия во вверенной команде, своим поведением демонстрирует корпоративные ценности; задает четкое направление и приоритеты, дает импульс движению; ведет команду к намеченным целям, прежде всего личным примером; поощряет людей к действиям, доверяет людям

Anna Vlasova, School of HRM12 ДИ должны быть Действенны – содействовать реализации стратегии Согласованы – не содержать противоречий, соответствовать друг другу и организационной структуре управления в целом Гибкими – легко адаптироваться к изменениям организационной структуры управления Соответствующими - быть едиными по форме и внутренней структуре, в соответствии с требованиями системы делопроизводства и информационной системы, принятыми в компании

Anna Vlasova, School of HRM13 Альтернативы должностным инструкциям Ответственно сть Функци и Компетенции Знания Навыки Способност и Права Подчиненность Информационн ые связи Организационная структура, положения об отделах +++/-+ Заявка о подборе ++++ Матрица функций +++ Техническая карта++ Проектное задание+++ Стандарты исполнения+++ Профиль должности++++ Контракт/ Трудовой договор +++ Модель компетенций ++ И инструкции, технологические, операционные карты + ++ Бизнес-процесс, стандарты ИСО+ ++ Регламенты, стандарты обслуживания + + Испытательный срок, ориентация и адаптация +++ Описание документооборота + Кодексы, политики, процедуры+\