Производственный кооператив «ПРОСТОКВАШИНО» Как и любая растущая компания, хозяйство «Простоквашино» наконец-то вышло на новую стадию развития. Принципы управления, работающие во время строительства компании, первоначального энтузиазма и подъема, когда все решали «люди или коты, а не должности» больше не работали. Формализация структур, процессов и обязанностей сотрудников стала насущной необходимостью. Потребовалось «профессиональное управление», а это не что иное, как внедрение «регулярного менеджмента». Тем более, что семейство планировало не только зарегистрировать свою деятельность (в форме производственного кооператива), но и внедрить в дальнейшем Систему Менеджмента Качества, получить сертификат соответствия ИСО9001:2000 и продвигать продукцию под брэндом «Простоквашино» не только в близлежащих деревнях и поселках, но и прочих городах и весях Российской Федерации. Начать, как водится, решили с самого простого, зафиксировать «кто есть кто» и «чем все занимаются».

Первым делом, составили перечень продуктов и услуг, поставляемых на рынок. Их оказалось не так уж и мало (а ведь когда-то была одна корова да пара грядок)!

Потом постановили посчитаться самим. Сказано - сделано: все поименно занесены в классификатор «Сотрудники».

Затем заполнили классификатор «Организационные звенья» для должного оформления всех работников (не век же скрываться в подполье - пора уж начинать платить налоги и «спать спокойно»). Осталось распределить обязанности.

Для этого следует припомнить кто чем занимается и занести то, что вспомнилось, в классификатор «Функции», но не абы как, а по-научному классифицируя (см., например, «7 нот менеджмента»)

А уж после закрепить функции за каждым организационным звеном в проекции «Функции _ Организационные звенья». Итак, функции известны, вертикаль управления выстроена – на калитке появились следующие регламенты («Отчеты»): 1.«Положение об организационно- функциональной структуре» 2.Схема распределения функций 3.«Положение о функциональных обязанностях каждого члена семейства, родственника или знакомого»

1 2 3 У Шарика с Матроскиным наступило легкое «головокружение от успехов». В самом деле, правильно сформировать базовую организационно- функциональную модель - задачка не из простых (см. «Учебный фильм: Построение организационно- функциональной модели»). Все уж было настроились на отдых и на возвращение к привычным делам, но тут вмешался дядя Федор и напомнил, что «современный менеджмент базируется на «процессном подходе», для чего процессы прежде всего необходимо выделить и описать в качестве особого объекта управления!»

Что ж, в Библии в начале - слово, а в бизнес- моделировании - классификатор! Отметим, что названия основных («бизнес») - процессов практически соответствуют заполненному ранее классификатору направлений деятельности.

Для грамотного определения границ и состава процессов (перечня операций) задается «Целевое назначение» (для чего данный процесс существует?) и «Результат процесса» (первичные материальные/ информационные выходы) – в закладках комментария. Если возникли трудности с определением результата – надо поменять границы процесса: либо выделить не совпадающие по целям процессы, либо объединить ряд процессов в один, для которых можно четко сформулировать назначение и результат.

Основные процессы описываются интегрированными производственно- коммерческими цепочками процессов нескольких функциональных областей, например, Закупки – Производство – Складирование – Доставка

Также проекция «Процессы _ Функции» показывает как одна операция (функция) может использоваться в нескольких процессах! (например, хранение продукции). Между тем, при прописывании результатов фермеры из Простоквашино неожиданно обнаружили, что основные процессы нужны не только внешним потребителям, но и внутренним!

Допустим, при выращивании картофеля и свеклы, помимо собственно «корешков» получаются еще и «вершки», которые с успехом можно использовать для кормления домашней живности. Полученное знание решено было систематизировать и дополнить, с помощью тройных направленных проекций: 1.«Функции _ Ресурсы _ Функции» (тип связи Вх/Вых/Исп) 2.«Функции _ Документы _ Функции» (тип связи Вх/Вых/Упр) которые позволяют задать взаимодействие между процессами и операциями процессов

1 2 3 Передачу материалов через Хранилища (а не непосредственно друг другу) можно отразить в проекции «Функции _ Ресурсы _ Хранилища» (тип Зп (запись) /Чт (чтение)) Для самых внимательных подчеркнем: вообще-то Запись / Чтение подходит больше для Баз Данных и Документов, но в Простоквашино компьютеров не было и поэтому такие связи показаны на примере «склада-погреба».

Когда все необходимые проекции были созданы, приступили к их заполнению. Для удобства создали Набор проекций

Отсюда выводятся диаграммы процессов (IDEF0, DFD, ЛФС). Выбор процесса Диаграмма процесса Для просмотра дерева процессов Компании целиком классификатор «Процессы» должен быть раскрыт до самого нижнего уровня

К тому же связи можно расставлять сразу во всех проекциях Набора, при этом не выходя из него. Выбор проекции Связи, поставленные в Наборе, автоматически проставляются и в соответствующих проекциях - так что работать можно и там, и там

Для описания информационных и материальных потоков использовали проекции «Функции _ Документы, Ресурсы _ Функции». Выбор потока: информация или материалы Выбор внешнего процесса Выбор операции процесса Когда связи были расставлены, Печкин, единственный из всех, не выражал бурного восторга. Суть его претензий сводилась к следующему: «вот, я, как пастух, пасу, скажем, коров и бычков, следовательно, на входе коровы и бычки, и это правильно, но почему на выходе тоже коровы и бычки? Конечно, кто бы спорил, пригнать с пастбища других коров и бычков я не могу, и все ж вечером коровы и бычки не те, что были утром» Пока остальные погрязли в размышлениях, быстрый разумом галчонок перевел слова Печкина на управленческий язык: в ходе выполнения процесса один и тот же ресурс (документ) может переходить из одного состояния в другое - допустим с утра (перед выпасом) коровы и бычки голодные, а вечером сытые

Подумав еще немножко, пришли к выводу, что состояния ресурсов и документов надо описывать отдельно, а потом подключать их к нужным классификаторам (через свойства). Впрочем, дотошный Печкин не успокоился! Внимательно изучив процесс доения коровы, он обратился к сослуживцам еще с одной пламенной речью. Если вкратце, то Печкин выразил сомнение, что Матроскин знает, как правильно доить корову и хранить полученный продукт. Не будем описывать, какой резонанс вызвало это заявление и что бы могло произойти не вступись за Печкина дядя Федор, который в нужный момент молвил, что «процессное описание дает более точное знание о деятельности компании» и значит, следует определить не только регламенты задающие правила выполнения функций (операций процесса), но обязательно и механизмы их исполнения (инструменты / оборудование)

Что ж, участники процессов принялись дружно вспоминать, чем же они руководствуются при выполнении обязанностей и прямо в Наборе дополняли классификатор «Документы», в разделе регламенты. Режим редактирования классификаторов

Обратите внимание, если нормативный документ приходит извне (например, это «Санитарные и ветеринарные правила») классификатор наименований (теперь это функции) не используется. Так же поступили и с механизмами Все когда-нибудь заканчивается, и увлекательное занятие - описание процессов не исключение. Пора было знакомится с результатами труда.

Однако, каково же было удивление всей честной компании, когда на красочных картинках они не обнаружили самого главного – исполнителей! Хотя каждый помнил, что, пусть давно, но проекция «Функции _ Организационные звенья» заполнялась!

Дело в том, что тогда связи не принадлежали процессам, т.е. было просто указано кто исполняет ту или иную функцию, но не оговаривалось в каком именно процессе; теперь «подключив» связи можно уточнить исходную проекцию. Наименование процесса Наконец-то настало время печатать отчеты по процессам!

IDEF0 DFD ЛФС

Спецификация процесса Текстовое описание процесса Для вывода текстовых и табличных отчетов необходимо пометить (и сохранить) требуемый процесс в соответствующем классификаторе

И уже в самом конце, добавив в модель классификаторы «Права, полномочия и ответственность», «Требования к сотруднику» и связав их с организационными звеньями получили «Должностные инструкции» на каждого члена будущего кооператива. The end