Управление государственным документооборотом в Шотландии: процедуры и оценка эффективности Хьюго Хаган Старший инспектор Национального Архива Шотландии

206/12/2013

3 Особенности Шотландии Шотландия управляется выборным Парламентом, не зависящим от Вестминстерского Парламента. В Шотландии имеется отдельная законодательная система и отдельная исполнительная власть (администрация) Национальный Архив Шотландии функционирует независимо от Национального Архива в Лондоне

406/12/2013 Национальный Архив Шотландии: юридическая база Национальный Архив Шотландии (НАШ) действует в рамках законодательной базы, которая отделена от законодательной базы Англии и Уэльса Закон 1937 года о государственном документообороте для Шотландии Органы исполнительной власти, агентства, негосударственные общественные организации, утвержденные законом корпоративные органы и органы местного самоуправления в рамках законодательства имеют право предоставлять свои документы Хранителю АрхиваОрганы исполнительной власти, агентства, негосударственные общественные организации, утвержденные законом корпоративные органы и органы местного самоуправления в рамках законодательства имеют право предоставлять свои документы Хранителю Архива Закон о государственном документообороте 1958 Закон о государственном документообороте 1958 Закон о государственном документообороте 1967 Закон о государственном документообороте 1967

506/12/2013 Управление государственных документов Управление государственных документов Национального Архив Шотландии предоставляет консультации Правительству Шотландии по вопросам документооборота и архивного дела Управление тесно сотрудничает с Правительством и Парламентом Шотландии по вопросам отбора документов для вечного хранения

606/12/2013

7 Основания для оценки Каковы ежегодные мощности Правительства Шотландии по созданию документов? Оценка какого объема информации производится ежегодно в Правительстве Шотландии? Какую долю этих документов получает Национальный Архив Шотландии?

806/12/2013 Формальное соглашение между НА и Правительством Шотландии Соглашение о предоставлении услуг Отдел управления информацией Правительства Шотландии Управление государственных документов Национального Архива Шотландии

906/12/2013 Роль Правительства Шотландии Оценка информации может производиться в три этапа: При закрытии файла (дела) При закрытии файла (дела) При первичном рассмотрении, обычно через 5 лет после даты, обозначенной в последнем документе дела При первичном рассмотрении, обычно через 5 лет после даты, обозначенной в последнем документе дела При вторичном рассмотрении, обычно в срок до 25 лет после даты, обозначенной в первом документе дела При вторичном рассмотрении, обычно в срок до 25 лет после даты, обозначенной в первом документе дела

1006/12/2013 Инструкция Правительства Шотландии по принятию решений о хранении или уничтожении документов Все министерства и ведомства Правительства Шотландии имеют графики документооборота, разработанные совместно с Отделом управления информацией и Управлением государственных документов Руководство по документообороту Правительства Шотландии

1106/12/2013 НА Шотландии выполняет функции проверки НА Шотландии проверяет обоснованность решений Правительства Шотландии о хранении или уничтожении документов : Инспектирование "по списку" и использование случайной выборки при физической проверке тех дел, которые, как мы считаем, могут иметь архивную ценность Физическая проверка всех дел, по которым предлагается принять решение о вечном хранении

1206/12/2013 Критерии отбора Представляют ли рассматриваемые документы или дела: работу ведущего отдела, ответственного за разработку конкретной политики или законодательной программы? работу секретариата, обеспечивающего деятельность одного из основных комитетов? спорный вопрос? Может ли эта информация оказаться важной для историков будущего?

1306/12/2013 Информация, не пригодная для хранения Документы, копии которых рассылаются по министерствам, играющим второстепенную роль в разработке политики Документы, копии которых рассылаются по министерствам, играющим второстепенную роль в разработке политики Выдержки из газетных статей и научные статьи Выдержки из газетных статей и научные статьи Текущая переписка Текущая переписка Личные дела Личные дела Информация, подлежащая рассмотрению в Национальном Архиве Великобритании Информация, подлежащая рассмотрению в Национальном Архиве Великобритании

1406/12/2013 Управление эффективностью деятельности Правительство Шотландии устанавливает ежегодные целевые показатели оценки эффективности в соответствии с имеющимися кадровыми ресурсами НА Шотландии оценивает соотношение между целевыми показателями Правительства Шотландии и имеющимися ресурсами Соглашение о предоставлении услуг: на страже честной игры! "Поставщик (НАШ) в течение всего времени будет учитывать неразобранные дела, особенно те, которые накапливаются в составе дел, отмеченных как подлежащие уничтожению (дела, решения по которым были отложены Поставщиком) и приложит все усилия для того, чтобы количество неразобранных дел не превышало 3500".

1506/12/2013 Показатели эффективности деятельности Корпоративный план НА Шотландии Обеспечить размещение охраняемых документов долгосрочной ценности в надлежащих хранилищах. Это включает управление возрастающим потоком поступающих к нам документов путем усовершенствования процесса оценки и отбора. Мы будем пропагандировать улучшение качества документооборота в государственных органах Шотландии путем демонстрации хорошей практики и предоставления консультаций в целях поддержки соблюдения законодательства, касающегося сферы документооборота Ежегодные бизнес-задачи Управления государственных документов: В финансовом году создать 9000 новых записей в каталог и 200 модифицированных или расширенных записей В финансовом году провести оценку 700 линейных метров дел Правительства Шотландии и агентств

1606/12/2013 Управление задачами Мониторинг и отчеты по бизнез-задачам и ключевым целевым показателям эффективности деятельности Управлени правительственных документов Мониторинг и отчеты по бизнез-задачам и ключевым целевым показателям эффективности деятельности Управления правительственных документов Еженедельный отчет о выполнении поставленных целей Формальный ежеквартальный отчет о достигнутых результатах Ежегодные отчеты Персональные бизнес-задачи и линейное руководство персоналом Внутренний и внешний аудит Управление Неизвестным!

1706/12/2013 Проблемы и будущие перспективы Внешнее давление Законодательство о свободе информации Рост объема запросов, требующих привлечения больших ресурсов Рост объема запросов, требующих привлечения больших ресурсов Новые аспекты ответственности Управления государственных документов в сфере документооборота Новые аспекты ответственности Управления государственных документов в сфере документооборота Возрастающее понимание среди государственных органов своих обязательств по управлению документооборотом Как будут выглядеть архивные документы в век электроники? Как мы можем эффективно управлять процессом отбора электронных документов?

1806/12/2013 Информация в электронном виде Программы оцифровки старых документов на бумажных носителях не существует Система электронного документооборота Правительства Шотландии - EDRMs) Оценка электронных документов Правительства Шотландии Национальным Архивом Шотландии Отказ от отбора по содержанию или происхождению в пользу отбора по функциональным или макро- признакам График перевода электронных документов в НА Шотландии

1906/12/2013 Проблемы цифрового хранения По своей природе цифровые объекты: легко изменяются – необходимо обеспечить их неизменный вид требуют программного обеспечения для доступа – необходимо обеспечить возможность доступа к объектам в будущем требуют специальных носителей информации – необходимо предусмотреть пути преодоления проблемы устаревания аппаратных средств могут быть сложными – необходимо составить их описание для будущего с использованием метаданных

2006/12/2013 Архив цифровых данных НА Шотландии НА Шотландии планирует создать необходимую среду для архивного хранения информации, созданной в цифровом виде, на основании признанных стандартов, таких как: Система открытых архивных информационных данных (Open Archival Information System - OAIS) "Сохранение метаданных – стратегия внедрения" (Preservation Metadata Implementation Strategies - PREMIS) "Сохранение метаданных – стратегия внедрения" (Preservation Metadata Implementation Strategies - PREMIS) Кодекс практики юридической допустимости и доказательной ценности информации, сохраняемой в электронном виде (Code of Practice on Legal Admissibility and Evidential Weight of Information Stored Electronically - BIP0008) Кодекс практики юридической допустимости и доказательной ценности информации, сохраняемой в электронном виде (Code of Practice on Legal Admissibility and Evidential Weight of Information Stored Electronically - BIP0008) К декабрю 2007 года планируется иметь систему получения, сохранения и организации доступа к электронным документам целого ряда государственных органов Шотландии

2106/12/2013 Перемещение (Migration) - обновление объектов в цифровом виде во избежание устаревания Нормализация – идентификация открытых форматов и изготовление копий (способ, предпочитаемый НАШ) Эмуляция – попытка дублирования среды (в настоящее время не целесообразна для небольших институтов типа НАШ) Стратегия сохранности цифровых ресурсов Эти стратегии не являются взаимоисключающими. И всегда существует вопрос стоимости!

2206/12/2013 Всё! Доктор Хьюго Хаган (Dr Hugh Hagan) Национальный Архив Шотландии Управление государственных документов Web: