Сегментирование деятельности организации на систему процессов (лекция 6)

Уточнение понятия бизнес- процесса Бизнес-процесс – это деятельность, для которой должны быть определены: ценность этой деятельности для компании в целом; ценность результатов деятельности для клиентов; руководитель, отвечающий за результативность и эффективность; ресурсы, необходимые для выполнения; технология выполнения; показатели оценки деятельности, показатели оценки результатов, показатели оценки удовлетворенности клиентов. Описание бизнес-процесса не сводится только к описанию последовательности работ.

Сегментирование процессов Как управлять бизнес-процессом? Как выделять процессы компании с точки зрения объектов для управления? Предлагается сегментировать процессы внутри компании. Для этого рассматривается функциональная структура. В каждом крупном функциональном подразделении анализируется деятельность и выделяется несколько процессов (не более 7±2). Сегментирование приводит к упорядочиванию деятельности компании по принципу «поставщик-потребитель». При выполнении сегментирования руководители структурных подразделений фактически становятся владельцами процессов. Реинжиниринг процессов с передачей прав ответственности и полномочий от руководителей подразделений к владельцам процессов не рекомендуется.

Цикл P-D-C-A (Деминга) и схема процессного подхода ISO 9001:2001

Схема взаимодействия составляющих процессной системы управления

Наложение требований ISO на схему управления процессом

Виды деятельности, составляющие процесс: технология выполнения процесса - способ выполнения деятельности, системы менеджмента процесса – способ управления деятельностью.

Зоны безответственности, барьеры и пересечения полномочий В большинстве российских организаций наблюдается отсутствие сформированной организационной структуры с распределением ресурсов и полномочий. Между подразделениями существуют зоны безответственности, барьеры и пересечения полномочий.

Зона безответственности Периодически между руководителями подразделений 1 и 2 возникает спор о том, кто должен выполнять функцию 0. Проблема устраняется точным распределением зоны ответственности и компетенции каждого из руководителей.

Барьер Взаимодействие согласовано по функциям, месту, полномочиям, но не согласовано по форме, содержанию, срокам передачи продукта. Устраняется при вмешательстве вышестоящего руководителя.

Пересечение полномочий (дублирование функций) Часто встречается в финансовых организациях и подразделениях и заключается в, как правило, в том, что документ регистрируется и проверяется в нескольких подразделениях или инстанциях, повторяющих или проверяющих работу друг друга. Устраняется после анализа рисков и целесообразности отмены дублирующих функций.

Проблемы выделения сквозных процессов 1. Трудоемкость создания процессной модели организации. Задача. Сколько дней понадобится для создания процессной модели организации численностью 2000 человек тремя аналитиками, если известно: в среднем каждый сотрудник выполняет около семи функций, квалифицированный аналитик может описать в виде модели не более 7 функций в день?

Проблемы выделения сквозных процессов 2. Сложность анализа процессной модели организации в связи с ее громоздкостью. Процессная модель зачастую включает тыс. объектов (функций, документов, исполнителей).

Проблемы выделения сквозных процессов 3. Выделение сквозного процесса влечет необходимость структурирование остальной деятельности и в результате приводит к необходимость внедрения матричного управления в организации. Проблемы, связанные с внедрением матричного управления: проблема распределения, планирования и учета расходов ресурсов, проблема эффективности и результативности сквозного процесса, проблема мотивации сотрудников, участвующих в различных сквозных процессах и выполняющих работу в своем функциональном подразделении.

Внедрение процессного подхода в организации Фаза 1 построить сеть процессов, выделяя процессы в рамках функциональных подразделений, назначить владельцев процессов, описать процессы подразделений и выполнить их регламентацию (четко определить границы процессов, необходимые ресурсы, налаживается взаимодействие между подразделениями), разработать систему показателей оценки процессов, продуктов процессов и удовлетворенность клиентов, запустить систему управления процессами организации, основанную на выполнении цикла P- D - С – A на всех уровнях управления.

Внедрение процессного подхода в организации Фаза 2 если это целесообразно, выделить сквозные процессы и назначить их владельцев, описать и регламентировать сквозные процессы ( используются уже существующие регламенты процессов подразделений с четко описанными ресурсами), разработать механизмы выделения ресурсов владельцами сквозных процессов и механизмы управления сквозным процессом, разработать систему контроля использования ресурсов сквозными процессами, разработать систему показателей оценки сквозных процессов, продуктов процессов и удовлетворенности клиентов, запустить цикл P- D - С – A для сквозных процессов.