Техника выделения процессов (лекция 5). Пример Шаг 1. Выделение процессов Выделяют процессы, привязывая их к существующим структурным подразделениям. - презентация

1 Техника выделения процессов (лекция 5)

2 Пример

3 Шаг 1. Выделение процессов Выделяют процессы, привязывая их к существующим структурным подразделениям. Т.е. выделение процессов будет производится в рамках уже существующей системы управления организацией. Аргументация: структурные подразделения имеют руководителей, у руководителей есть ресурсы, существующие подразделения создавались по функциональному принципу (выполнение какой-либо функции, создания продукта или полуфабриката), деятельность подразделений задокументирована, существуют положения о подразделениях и должностные инструкции, существует распределение обязанностей.

4 Пример

5 Шаг 1. Выделение процессов Вопрос: какого уровня подразделение следует выделять как самостоятельный процесс? Ответ: Подразделения достаточно крупного масштаба. Аргументация: Целесообразность создания документированных систем отчетности, распределения ресурсов, управления и технологии. Удобство построения системы управления сверху вниз, начиная с уровня заместителя директора. Удобство декомпозиции процессов.

6 Шаг 2. Регламентация процессов. Создается документация по процессам. Определяется и согласовывается взаимодействие между процессами. Строится система управления процессами и компании в целом. Для этого определяется, какая информация должна поступать руководству, и регламентируется порядок принятия решений руководителями. Создается проект системы управления процессами. При регламентировании процессов часто выявляется необходимость организационных изменений в компании. Процессы меняют размеры, владельцев и способы взаимодействия. Производится пересмотр и согласование взаимодействий между подразделениями. Составленные ранее формальные документы должны получить новое, реальное наполнение. Документация должна стать полезной для руководителей и сотрудников.

7 Шаг 2. Регламентация процессов. Проблемы, возникающие на этом шаге: руководителям не хочется заниматься «лишней бюрократией»; документирование взаимоотношений между процессами приводит к конфликтам; наступает понимание непригодности существующих инструкций и положений, и необходимости больших затрат сил и времени на их исправление. На этом шаге создаются только проекты будущих документов. Утверждать их на шаге 2 не рекомендуется.

8 Пример

9 Шаг 3. Оптимизация процессов Описание процессов не всегда соответствует действительности в части выполнения работ и ожиданий руководства компании проект системы управления процессов в ходе согласования претерпевает изменения: устраняют ненужные функции, руководители передают вниз часть полномочий, оставляя за собой право получать информацию для контроля за принятием решений подчиненными, согласовывается документация по процессам со всеми участниками работ. После этого утверждаются документы. Каждый разработанный документ должен иметь своего потребителя, быть удобным в работе.

10 Пример