Управление коммуникациями проекта. Управление поставками проекта Лекция 10

Управление коммуникациями проекта Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном счете, использования информации проекта. Менеджеры проектов тратят большую часть своего времени на осуществление коммуникаций с членами команды и с другими заинтересованными сторонами проекта, независимо от того, являются ли они внутренними (на всех уровнях организации) или внешними по отношению к организации. Эффективные коммуникации являются мостом, связывающим различные заинтересованные стороны, вовлеченные в проект, объединяя разнообразные культурные и организационные особенности, различные уровни опыта, а также различные взгляды и интересы в отношении выполнения или результата проекта.

Процессы управления коммуникациями Определение заинтересованных сторон проектапроцесс выявления всех людей или организаций, на которых будет оказывать влияние проект, и документирования значимой информации относительно их интересов, вовлеченности и влияния на успех проекта. Планирование коммуникацийпроцесс выявления потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определения подхода к коммуникациям. Распространение информациипроцесс предоставления значимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта с целью удовлетворения их потребностей и решения возникающих проблем. Отчеты об исполнениипроцесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о текущем состоянии, оценку исполнения и прогнозы.

Определение заинтересованных сторон проекта Определение заинтересованных сторон проекта представляет собой процесс выявления всех людей и организаций, на которых будет оказывать влияние проект, и документирования значимой информации относительно их интересов, вовлеченности и влияния на успех проекта. Заинтересованные стороны проекта – это лица и организации, например заказчики, спонсоры, исполняющая организация и общественность, которые активно участвуют в проекте, или интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Они также могут оказывать влияние на проект или на его результаты. Заинтересованные стороны проекта могут находиться на различных уровнях внутри организации и иметь разные уровни полномочий либо могут являться внешними по отношению к исполняющей организации проекта.

Определение заинтересованных сторон проекта: входы 1.Устав проекта 2.Закупочная документация 3.Факторы среды предприятия 4.Активы процессов организации

Определение заинтересованных сторон проекта: инструменты и методы 1.Анализ заинтересованных сторон проекта 2.Экспертная оценка

Анализ заинтересованных сторон проекта Шаг 1: Определить все потенциальные заинтересованные стороны проекта и существенную информацию о них, такую как роли, отделы, интересы, уровни знаний, ожидания и уровни влияния Шаг 2: Определить степень потенциального влияния или поддержки, которые может оказать каждая из заинтересованных сторон проекта, и классифицировать их таким образом, чтобы можно было определить подход к ним. Шаг 3: Оценить, каким образом ключевые заинтересованные стороны проекта скорее всего будут реагировать или действовать в разнообразных ситуациях, для того чтобы спланировать, как повлиять на них с целью усиления их поддержки и сокращения потенциальных отрицательных влияний.

Матрица власти/интересов

Определение заинтересованных сторон проекта: выходы 1.Реестр заинтересованных сторон проекта Включает: идентификационную информацию оценочную информацию классификацию заинтересованных сторон проекта: 2.Стратегия управления заинтересованными сторонами проекта Матрица анализа заинтересованных сторон

Планирование коммуникаций Планирование коммуникаций представляет собой процесс выявления потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определения подхода к коммуникациям. В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые заинтересованным сторонам проекта, например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче проектной информации существует во всех проектах, потребности в информации и способы ее распространения могут значительно различаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей заинтересованных сторон проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

Планирование коммуникаций: входы 1.Реестр заинтересованных сторон проекта 2.Стратегия управления заинтересованными сторонами проекта 3.Факторы среды предприятия 4.Активы процессов организации

Планирование коммуникаций: инструменты и методы 1.Анализ требований к коммуникациям Общее количество потенциальных каналов коммуникаций равно n(n-1)/2, где n – количество заинтересованных сторон проекта. Таким образом, в проекте с 10 заинтересованными сторонами имеется 10(10- 1)/2 = 45 потенциальных каналов коммуникаций. 2.Технологии коммуникаций 3.Модели коммуникаций 4.Методы коммуникаций

Базовая модель коммуникации кодирование. Изложение мыслей или идей на языке, понятном для других. сообщение и ответное сообщение. Выход процесса кодирования. средство связи. Метод, используемый для передачи сообщения. помехи. Все, что может помешать передаче и пониманию сообщения (например, расстояние, незнакомая технология, недостаток дополнительной информации). декодирование. Преобразование получателем сообщения в понятные ему мысли или идеи.

Методы коммуникаций Интерактивные коммуникации. Между двумя или более сторонами, осуществляющими многосторонний обмен информацией. Конференции, диалоги. Коммуникации методом информирования без запроса. Информация отсылается определенным получателям, которые должны о ней узнать. Данный метод обеспечивает распространение информации, но не гарантирует того, что она будет фактически получена или понята предполагаемой аудиторией. К коммуникациям методом информирования без запроса относятся письма, записки, отчеты, сообщения по электронной почте, факсы, голосовые послания, пресс-релизы и т. д. Коммуникации методом информирования по запросу. Используются для очень больших объемов информации или для очень больших аудиторий, когда требуется, чтобы получатели обращались к передаваемому содержанию по своему собственному желанию.

Планирование коммуникаций: выходы 1.План управления коммуникациями требования заинтересованных сторон проекта к коммуникациям; сведения о передаваемой информации, включая язык, формат, содержание и степень детализации; причина распространения данной информации; сроки и периодичность распространения требуемой информации; лицо, отвечающее за передачу информации; лицо, выдающее разрешение на раскрытие конфиденциальной информации; лицо или группы лиц, которые будут получать информацию; и пр. 2.Обновления документов проекта

Распространение информации Распространение информации – это процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. Он осуществляется на всем протяжении жизненного цикла проекта и во всех процессах управления. Ключевым в данном случае является процесс исполнения, который включает в себя реализацию плана управления коммуникациями, а также реагирование на неожиданные запросы информации.

Распространение информации: входы 1.План управления проектом 2.Отчеты об исполнении 3.Активы процессов организации

Распространение информации: инструменты и методы 1.Методы коммуникаций 2.Инструменты распространения информации

Распространение информации: выходы 1.Обновления активов процессов организации извещения заинтересованных сторон проекта. отчеты по проекту. представление проекта. документы проекта. обратная связь от заинтересованных сторон проекта. документация по накопленным знаниям.

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта представляет собой процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта для удовлетворения их потребностей и решения возникающих проблем. Оно включает в себя следующие действия: активное управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта для увеличения вероятности приемки проекта путем проведения переговоров и оказание влияния на их желания для достижения и поддержания целей проекта; урегулирование беспокоящих вопросов, которые еще не стали проблемами и обычно связаны с предупреждением будущих проблем. Необходимо выявлять и обсуждать данные беспокоящие вопросы и оценивать риски; прояснение и разрешение выявленных проблем. Их разрешение может привести к запросу на изменение, или оно может быть осуществлено за пределами проекта, например, отложено до следующего проекта или фазы либо передано другому подразделению организации.

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта: входы 1.Реестр заинтересованных сторон проекта 2.Стратегия управления заинтересованными сторонами проекта 3.План управления проектом 4.Журнал регистрации проблем 5.Журнал изменений 6.Активы процессов организации

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта: инструменты и методы 1.Методы коммуникаций 2.Навыки межличностных отношений построение доверительных отношений; урегулирование конфликтов; активное слушание; преодоление сопротивления изменениям. 3.Навыки управления навыки проведения презентаций; навыки ведения переговоров; навыки письма; и навыки публичных выступлений.

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта: выходы 1.Обновления активов процессов организации 2.Запросы на изменение 3.Обновления плана управления проектом 4.Обновления документов проекта

Подготовка отчетов об исполнении Подготовка отчетов об исполнении представляет собой процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о состоянии, результаты измерения и прогнозы. Отчетность по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению обычно должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений

Подготовка отчетов об исполнении: входы 1.План управления проектом 2.Отчеты о производительности 3.Замеры производительности 4.Оценка бюджета 5.Активы организационного процесса

Подготовка отчетов об исполнении: инструменты и методы Анализ отклонений Методы прогнозирования (освоенный объем, тренды и т.п.) Методы коммуникации Системы отчетности

Анализ отклонений Шаг 1 - проверка информации об отклонениях Проверка качества собранной информации с целью убедиться в ее полноте, соответствии последним данным, а также правдоподобности - путем сравнения ее с аналогичной информацией из других проектов или информацией о статусе проекта Шаг 2 - определение отклонений Определение отклонений путем сравнения актуальной информации с базовыми планами и документирование всех отличий, как положительных, так и отрицательных. Шаг 3 - определение влияния отклонений Определение влияния отклонений на стоимость проекта, график выполнения и другие параметры (качество, изменение содержания и т.п.)

Подготовка отчетов об исполнении: выходы 1.Отчеты об исполнении 2.Обновления активов организационного процесса 3.Запросы на изменения Рекомендуемые корректирующие действия Рекомендуемые превентивные действия