1 Документирование бизнес-процессов

2 Как это работает?

3 Основные понятия Модель бизнес-процесса – информационный объект, представляющий собой отображение (образ) бизнес-процесса и его существенных компонентов (свойств). Схема (блок-схема, диаграмма) бизнес-процесса – графическое отображение модели бизнес-процесса и его компонентов с использованием определенной нотации. Нотация – являющаяся частью методологии устойчивая совокупность правил, в соответствии с которой описывается бизнес-процесс. Бизнес-процесс – совокупность различных взаимосвязанных (взаимодействующих) видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате которой «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.

4 Я спрашиваю: кто шил пиджак? Они говорят: Мы! Я, например, пуговицы пришивал. К пуговицам претензии есть? - Нет, пришиты намертво, не оторвёшь.. Кто сшил пиджак? Зачем моделировать бизнес-процессы? Проблемы взаимодействия и результата

5 Зачем моделировать бизнес-процессы? Проблемы документации

6

7

8 1.Оптимизация бизнес-процессов: Повышение производительности Снижение издержек Уменьшение времени процессов Повышение качества процессов 2.Прозрачность, контролируемость и управляемость системы, реализация стратегии, поддержание роста. 3.Построение эффективной организационной структуры. 4.Проектирование новых направлений и бизнес-процессов. 5.Тиражирование существующих направлений и бизнес-процессов. 6.Автоматизация бизнес-процессов. 7.Правильный подбор персонала. Мотивация. Уменьшение персоналозависимости. 8.Регламентация. Высвобождение времени руководителей. Повышение эффективности работы персонала. 9.Финансы. Управленческий учет. Бюджетирование. 10.Повышение уровня доверия, формирование имиджа, сертификация. Что нам дает моделирование бизнес-процессов? 10 наиболее часто решаемых задач с использованием технологий процессного управления

9 Идентификация и выделение бизнес- процессов Выделение бизнес-процессов является первым этапом при построении процессной системы управления Бизнес-процессы (Основные, обеспечивающие, управленческие и развития) Продукты и услуги Ресурсы Организация Структуризация деятельности по модели «черного ящика»

10 Выделение и классификация бизнес-процессов верхнего уровня

11 Типы бизнес-процессов

12 Бизнес-процессы развития Проекты и программы развития Бизнес-процессы верхнего уровня как есть Бизнес-процессы верхнего уровня как будет Декомпозиция процесса в соответствии с уровнем описания: 1 ……………….…. 1.1 ……….…… ……… ……… Система бизнес-процессов в развитии

13 Земля Карта Земли (круг вопросов - география) Система - S Модели -M Системы - S Моделирование Внутренне строение земли (круг вопросов - геофизика) Моделирование Технология описания бизнес-процессов

14 Текстовый Договорной отдел на основании технического задания, полученного от заказчика составляет договор и согласует его в юридическом отделе. Согласованный договор передается заказчику юридическим отделом. Табличный Графический Способы горизонтального описания бизнес- процессов 1 Составить договор 2 Согласовать договор Договор Договорной отдел Юридический отдел

15 Задача Льва Толстого Продавец продает шапку, которая стоит 10 рублей. Подходит покупатель, меряет и согласен взять, но у него есть только 25 рублей. Продавец отсылает мальчика с этими 25 рублями к соседке разменять. Мальчик прибегает и отдает купюры Продавец отдает шапку и сдачу 15 рублей. Через какое-то время приходит соседка и говорит, что 25 рублей фальшивые, требует отдать ей деньги. Делать нечего, продавец открывает кассу и возвращает ей деньги. Вопрос: на сколько обманули продавца?

16 Схема взаимодействий участников в задаче Льва Толстого

17 Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы с ответственными / участниками деятельности Используйте подручные средства при составлении схемы, способствующие повышению эффективности работы в группе (подвесной блокнот, самоклеющаяся бумага для записей) Используйте язык, понятный ответственным / участникам деятельности Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур Избегайте излишней детализации, особенно на схеме «как есть» Избегайте составления схемы ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям Не смешивайте понятия «как есть», « как должно быть», «как будет» «Золотые» правила описания бизнес- процессов

18 Нотация IDEF0 IDEF0 (Function Modeling) Нотация моделирования, разработанная в 1981 году департаментом Военно-Воздушных Сил США в рамках программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing). Набор стандартов IDEF унаследовал свое название от этой программы (ICAM DEFinition). Используется для описания процессов верхнего уровня. Диаграмма процесса в нотации IDEF0 представляет собой отображение организации как набора функций (процессов) со следующими обязательными атрибутами - вход, управление, механизм, выход. Каждая функция (процесс) детализируется на нижележащих уровнях диаграммы.

19 Управление Механизмы ВыходыВходы

20

21 Нотация Процедура Процедура (Cross Functional Flowchart, функциональная блок-схема,дорожки бассейна, Swimlane) Нотация моделирования, разработанная в 90-х годах на основе диаграмм, использовавшихся для представления алгоритмов и описания логики компьютерных программ. Используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации Процедура представляет собой упорядоченную комбинацию процессов (действий) и решений, сгруппированных в строки (по горизонтали) или колонки (по вертикали) в соответствии с выполняющими их субъектами. Каждый процесс может быть декомпозирован на более низкие уровни.

22 Основные элементы (Процедура) ЭлементНазваниеОписание элемента Процесс (действие) Действие или набор действий с целью получения заданного результата. Решение (управляющее действие) Действие, определяющее вариативность развития процесса в зависимости от управляющих критериев (решений). Событие Состояние, запускающее или останавливающее процесс. Связь предшествования Отображает последовательность выполнения процессов (действий). Поток объектов Отображает входящие и исходящие потоки объектов (документов и т.п.) Колонка, строка (дорожка) Субъект, связанный с выполнением действий, может представлять собой как конкретного субъекта (должность, подразделение, организация), так и роль (исполнитель, координатор, учредитель).

23

24 Нотация EPC EPC (Event-driven process chain, цепочка процесса, управляемого событиями) Нотация моделирования, разработанная в 1992 году профессором Август- Вильгельмом Шеером, создателем компании IDS Scheer AG и основателем науки об управлении бизнес-процессами (Business process management, BPM) в современном ее понимании. Используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни.

25 Основные элементы (EPC) ЭлементНазваниеОписание элемента Функция (действие) Действие или набор действий с целью получения заданного результата. Временная последовательность выполнения функций задается расположением функций на диаграмме процесса сверху вниз. Событие Состояние, оказывающее влияние или контролирующее дальнейшее развитие одного или более бизнес-процессов. Элемент отображает события, активизирующие функции или порождаемые функциями. Субъект Субъект, связанный с выполнением функций, может представлять собой как конкретного субъекта (должность, подразделение, организация), так и роль (исполнитель, координатор, учредитель). Стрелка Отображает связи элементов между собой. Связь может быть различной в зависимости от соединяемых элементов и типа связи. Оператор И (AND) Используется для обозначения слияния/ветвления как функций, так и событий. Пример: должно наступить и Событие 1 и Событие 2, чтобы началась Действие. При наступлении только одного из событий Действие не выполняется. Оператор ИЛИ (OR) Используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий. Пример: после Действия могут наступить все 3 варианта сочетаний События 1 и События 2 (2 варианта только с одним событием и вариант когда наступают оба события). Оператор Исключающее ИЛИ (XOR) Используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий. Пример: Действие выполняется либо после наступления События 1 либо после наступления События 2

26 ЗАПРЕЩЕНО Правила применения логических операторов на диаграмме EPC Соединение (связывание) событий Соединение (связывание) функций Оператор Инициирующие события Инициируемые события Инициирующие события Инициируемые события И ИЛИ исключающее ИЛИ ЗАПРЕЩЕНО

27

28

29 «Мягкие» правила построения схем бизнес-процессов Придерживайтесь метода моделирования, не изобретайте колесо Не пытайтесь моделировать все, слишком детальное моделирование отвлекает время, ведет к затратам и запутывает Делайте модели проще - отразив существенные свойства, останавливайтесь Придерживайтесь принципа равнозначности Соблюдайте оптимальное количество объектов Название процесса = Действие + Объект, над которым действие осуществляется

30 Примеры нестандартных схем бизнес- процессов

31 Примеры нестандартных схем бизнес-процессов

32 Примеры нестандартных схем бизнес-процессов

33 Название проекта: Проведение комплекса мероприятий, направленных на повышение эффективности и результативности процессов подготовки, принятия и реализации решений на основе регламентации бизнес-процессов Основания реализации: Концепция повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года (Постановление Правительства области от п «О повышении эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области») Областная целевая программа «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на годы (Постановление Правительства области от п «Об областной целевой программе «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на годы») Общая информация о проекте

34 Причины инициации по результатам SWOT-анализа (Концепция повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года): Непонимание процессных подходов и методов проектного управления, отсутствие последовательного описания и стандартов основных бизнес-процессов Недостаточный уровень ИT-поддержки бизнес-процессов, существенное различие в уровне ИT-обеспечения различных ОИВ ЯО и различных рабочих мест Цель проекта: Создать процессную модель и документировать основные бизнес-процессы Проект обеспечивает следующие стратегические направления повышения эффективности и результативности деятельности ОИВ ЯО: Освоение и внедрение современных управленческих технологий в ОИВ ЯО Формирование клиентоориентированной организационной культуры в ОИВ ЯО Причины инициации и цель проекта

Доля структурных подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной власти, задокументировавших основные бизнес- процессы (план) 5-10%15-20%25-30% Доля структурных подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной власти, задокументировавших основные бизнес- процессы (факт) 6%16% Затраты времени на поиск управленческой информации (план) минут минут минут Затраты времени на поиск управленческой информации (факт) до 480 минут 60 минут 26-30% Показатели проекта 40 минут

36 Задачи проекта: Разработка методических рекомендаций по использованию технологии процессного управления в ОИВ ЯО и СППО Описание основных бизнес-процессов с использованием специализированного программного комплекса Business Studio 3.5 Внесение изменений в Постановление Губернатора ЯО от N 1033О рекомендациях к форме и содержанию положения об органе исполнительной власти Ярославской области, структурном подразделении аппарата Правительства области Направления практического использования результатов проекта: Совершенствование отдельных процессов в соответствии с компетенцией Актуализация Положений ОИВ ЯО и СППО и должностных регламентов сотрудников на основе анализа описания основных бизнес-процессов Обоснование штатной численности ОИВ ЯО и СППО Обеспечение задач внедрения системы электронного документооборота Задачи проекта и направления практического использования его результатов

37 Готовы ли мы к изменениям?

38 Харлуков Максим Александрович, т , Спасибо за внимание!