ТЕМА 2. С истемы электронного документооборота. Лекция 12. Методология разработки и внедрения СЭД

Методология AVM (Accelerated Value Method)

Инновация процессов Инновация процессов – переосмысление и переработка бизнес-процессов с учетом имеющейся информационных технологий для достижения значительных улучшений. Инновация процессов – переосмысление и переработка бизнес-процессов с учетом имеющейся информационных технологий для достижения значительных улучшений. Инновация предусматривает лишь настройку и оптимизацию существующих процессов и не предназначена для осуществления масштабных и кардинальных преобразований, как в случае тотального реинжиниринга. Инновация предусматривает лишь настройку и оптимизацию существующих процессов и не предназначена для осуществления масштабных и кардинальных преобразований, как в случае тотального реинжиниринга. Инновация процессов требует высокой степени использования информационных технологий наряду с организационными изменениями. Инновация процессов требует высокой степени использования информационных технологий наряду с организационными изменениями.

Инновация процессов – это комплекс консалтинговых работ по обследованию организации, предшествующий разработке и внедрению СЭД: 1) описание бизнес-контекста деятельности организации; 2) оценка достоинств и недостатков существующих бизнес-процессов; 3) формулировка и обоснование новых бизнес- процессов; 4) подготовка отчета и планирование перехода к новым способам работы.

Этапы инновации процессов 1.Бизнес-контекст – это документ, в котором в сжатом виде описаны основные аспекты деятельности организации (информация о направлениях деятельности, статистическая информация, основные экономические результаты, внешние противодействующие факторы, тенденции, существующие в отрасли). Источники информации: ежегодные отчеты и бизнес-планы организации, ежегодные отчеты и бизнес-планы организации, внутренние организационно-распорядительные документы, внутренние организационно-распорядительные документы, аналитические отчеты, аналитические отчеты, публикации в прессе. публикации в прессе.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 1.Выбор существующих бизнес-процессов для дальнейшего анализа в соответствии с критериями: важность процесса (связь со стратегическими целями организации); важность процесса (связь со стратегическими целями организации); направленность процесса на заказчика или на внутренние подразделения; направленность процесса на заказчика или на внутренние подразделения; отлаженность процесса (частота сбоев); отлаженность процесса (частота сбоев); заинтересованность руководства организации в автоматизации процесса; заинтересованность руководства организации в автоматизации процесса; пригодность процесса для автоматизации. пригодность процесса для автоматизации.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 2.Определение эффективности существующих бизнес-процессов: выбор метрики – системы объективно измеримых параметров, количественно описывающих характеристики бизнес-процесса: выбор метрики – системы объективно измеримых параметров, количественно описывающих характеристики бизнес-процесса: среднее время согласования документа; среднее время согласования документа; стоимость подготовки одного документа; стоимость подготовки одного документа; суммарное время задержки неисполненных документов; суммарное время задержки неисполненных документов; измерение фактических значений параметров (min, max, среднее); измерение фактических значений параметров (min, max, среднее); сравнение фактических значений с плановыми или нормативными. сравнение фактических значений с плановыми или нормативными.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 3.Моделирование существующих процессов на основе использования следующей информации, полученной от сотрудников организации: какие документы и материалы вы получаете в процессе работы и от кого; какие документы и материалы вы получаете в процессе работы и от кого; что является результатом вашей работы и как оценивается этот результат; что является результатом вашей работы и как оценивается этот результат; кто является вашим заказчиком; кто является вашим заказчиком; какие ошибки случаются и почему; какие ошибки случаются и почему; что можно сделать для облегчения вашей работы; что можно сделать для облегчения вашей работы; что произойдет, если ваша работа не будет выполняться. что произойдет, если ваша работа не будет выполняться.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 4.Анализ моделей существующих процессов наличие «узких» мест, в которых процесс замедляется; наличие «узких» мест, в которых процесс замедляется; недостаток ресурсов, если по отдельным функциям ресурсы постоянно задействованы % времени; недостаток ресурсов, если по отдельным функциям ресурсы постоянно задействованы % времени; последовательную связь между функциями там, где возможна параллельная связь; последовательную связь между функциями там, где возможна параллельная связь; проблемы с качеством или ошибки, выражающиеся в повторных работах или циклических возвращениях к предыдущему шагу; проблемы с качеством или ошибки, выражающиеся в повторных работах или циклических возвращениях к предыдущему шагу; недостаточность полномочий на отдельных уровнях – вместо реального вклада в процесс происходит простая передача информации; недостаточность полномочий на отдельных уровнях – вместо реального вклада в процесс происходит простая передача информации; не определенные должным образом ответственность и подотчетность. не определенные должным образом ответственность и подотчетность.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 5.Разработка матрицы ответственности Сотрудник канцелярии Начальник канцелярии Руководитель РегистрацияОУ Наложение резолюции К О, У Постановка на контроль ИУ «О» - ответственный исполнитель; «У» - утверждает результат, является заказчиком; «С» - соисполнитель, помогает ответственному исполнителю; «К» - консультант, не несет ответственности за результат; «И» - получает информацию о процессе, но не принимает в нем непосредственного участия.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 6.Анализ матрицы ответственности нет ни одной «О» - никто не отвечает за результат; нет ни одной «О» - никто не отвечает за результат; слишком много «О» (у семи нянек дитя без глаза); слишком много «О» (у семи нянек дитя без глаза); нет ни одной «У» - непонятно, кто является заказчиком для данной функции или задачи; нет ни одной «У» - непонятно, кто является заказчиком для данной функции или задачи; слишком много «У» - явное узкое место, скорее всего, слишком сложный процесс согласования; слишком много «У» - явное узкое место, скорее всего, слишком сложный процесс согласования; слишком много «И» или «К» - налицо низкое вовлечение сотрудников в процесс, их незаинтересованность в конечном результате. слишком много «И» или «К» - налицо низкое вовлечение сотрудников в процесс, их незаинтересованность в конечном результате.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 7.Описание технологического ландшафта: территориальное расположение центрального офиса, удаленных подразделений и филиалов, пользователей; территориальное расположение центрального офиса, удаленных подразделений и филиалов, пользователей; линии связи между различными объектами, как именно организованы, кем поддерживаются, какова реальная пропускная способность, качество связи, загрузка; линии связи между различными объектами, как именно организованы, кем поддерживаются, какова реальная пропускная способность, качество связи, загрузка; подключение к Internet, как организовано, какова пропускная способность, как и кем управляется и поддерживается Web- сервер; подключение к Internet, как организовано, какова пропускная способность, как и кем управляется и поддерживается Web- сервер; серверы, ЛВС, рабочие станции, типовые конфигурации; серверы, ЛВС, рабочие станции, типовые конфигурации; применяемые ОС; применяемые ОС; число пользователей, системных администраторов, службы сопровождения и технической поддержки; число пользователей, системных администраторов, службы сопровождения и технической поддержки; пользовательские приложения, корпоративная электронная почта, информационные системы, СУБД; пользовательские приложения, корпоративная электронная почта, информационные системы, СУБД; организация защиты информации, как и кем осуществляется генерация ключей и сертификатов; организация защиты информации, как и кем осуществляется генерация ключей и сертификатов; общесистемные справочники и словари. общесистемные справочники и словари.

Этапы инновации процессов 3.Формулировка и обоснование новых бизнес-процессов 1.Разработка моделей идеальных бизнес- процессов (несколько вариантов) 2.Определение критериев выбора и принятие оптимального решения (выбор одного из предложенных вариантов) 3.Разработка новой матрицы ответственности 4.Описание нового технологического ландшафта 4.Подготовка плана действий по разработке и внедрению согласованных решений.

Коллективная разработка Коллективная разработка основана на концепции Value Frame, согласно которой весь проект рассматривается как совокупность самодостаточных элементов (фреймов), каждый из которых завершается созданием и внедрением реально функционирующего фрагмента СЭД. Коллективная разработка основана на концепции Value Frame, согласно которой весь проект рассматривается как совокупность самодостаточных элементов (фреймов), каждый из которых завершается созданием и внедрением реально функционирующего фрагмента СЭД.

Этапы коллективной разработки 1.Определение состава и структуры системы, последовательности разработки модулей. 2.Создание прототипа. 3.Выполнение пилотного проекта. 4.Подготовка отчета по результатам пилотного проекта.

Оценка результатов пилотного проекта Четкое описание ситуации, сложившейся на момент завершения пилотного проекта; Четкое описание ситуации, сложившейся на момент завершения пилотного проекта; достигнутые значения критичных показателей бизнес-процессов (метрик); достигнутые значения критичных показателей бизнес-процессов (метрик); текущая конфигурация программного обеспечения; текущая конфигурация программного обеспечения; оценка уровня подготовленности пользователей; оценка уровня подготовленности пользователей; оценка степени удовлетворенности пользователей результатами пилотного проекта; оценка степени удовлетворенности пользователей результатами пилотного проекта; возможные изменения в требованиях к ПО. возможные изменения в требованиях к ПО.

Внедрение в масштабах предприятия (подготовительный этап) 1.Формирование команды внедрения из представителей заказчика и исполнителя 2.Подготовка, согласование и утверждение плана внедрения: ожидаемые результаты внедрения; ожидаемые результаты внедрения; перечень работ по внедрению и плановые сроки их выполнения; перечень работ по внедрению и плановые сроки их выполнения; критические факторы успеха; критические факторы успеха; основные контрольные точки проекта; основные контрольные точки проекта; распределение ролей и ответственности в команде внедрения; распределение ролей и ответственности в команде внедрения; требования к квалификации членов команды внедрения. требования к квалификации членов команды внедрения. 3.Повышение квалификации членов команды внедрения. 4.Утверждение нового технологического ландшафта. 5.Организация службы технической поддержки.

Внедрение в масштабах предприятия (основной этап) 1.Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств; 2.Инсталляция, адаптация и настройка СЭД; 3.Перенос и конвертация данных из унаследованных систем; 4.Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД; 5.Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД; 6.Разработка технической и эксплуатационной документации. 7.Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию.