ТЕМА 2. С истемы электронного документооборота. Лекция 8. Методология разработки и внедрения СЭД

Методология AVM (Accelerated Value Method)

Инновация процессов Инновация процессов – переосмысление и переработка бизнес-процессов с учетом имеющейся информационных технологий для достижения значительных улучшений. Инновация процессов – переосмысление и переработка бизнес-процессов с учетом имеющейся информационных технологий для достижения значительных улучшений. Инновация предусматривает лишь настройку и оптимизацию существующих процессов и не предназначена для осуществления масштабных и кардинальных преобразований, как в случае тотального реинжиниринга. Инновация предусматривает лишь настройку и оптимизацию существующих процессов и не предназначена для осуществления масштабных и кардинальных преобразований, как в случае тотального реинжиниринга. Инновация процессов требует высокой степени использования информационных технологий наряду с организационными изменениями. Инновация процессов требует высокой степени использования информационных технологий наряду с организационными изменениями.

Инновация процессов – это комплекс консалтинговых работ по обследованию организации, предшествующий разработке и внедрению СЭД: 1) описание бизнес-контекста деятельности организации; 2) оценка достоинств и недостатков существующих бизнес-процессов; 3) формулировка и обоснование новых бизнес- процессов; 4) подготовка отчета и планирование перехода к новым способам работы.

Этапы инновации процессов 1.Бизнес-контекст – это документ, в котором в сжатом виде описаны основные аспекты деятельности организации (информация о направлениях деятельности, статистическая информация, основные экономические результаты, внешние противодействующие факторы, тенденции, существующие в отрасли). Источники информации: ежегодные отчеты и бизнес-планы организации, ежегодные отчеты и бизнес-планы организации, внутренние организационно-распорядительные документы, внутренние организационно-распорядительные документы, аналитические отчеты, аналитические отчеты, публикации в прессе. публикации в прессе.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 1.Выбор существующих бизнес-процессов для дальнейшего анализа в соответствии с критериями: важность процесса (связь со стратегическими целями организации); важность процесса (связь со стратегическими целями организации); направленность процесса на заказчика или на внутренние подразделения; направленность процесса на заказчика или на внутренние подразделения; отлаженность процесса (частота сбоев); отлаженность процесса (частота сбоев); заинтересованность руководства организации в автоматизации процесса; заинтересованность руководства организации в автоматизации процесса; пригодность процесса для автоматизации. пригодность процесса для автоматизации.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 2.Определение эффективности существующих бизнес-процессов: выбор метрики – системы объективно измеримых параметров, количественно описывающих характеристики бизнес-процесса: выбор метрики – системы объективно измеримых параметров, количественно описывающих характеристики бизнес-процесса: среднее время согласования документа; среднее время согласования документа; стоимость подготовки одного документа; стоимость подготовки одного документа; суммарное время задержки неисполненных документов; суммарное время задержки неисполненных документов; измерение фактических значений параметров (min, max, среднее); измерение фактических значений параметров (min, max, среднее); сравнение фактических значений с плановыми или нормативными. сравнение фактических значений с плановыми или нормативными.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 3.Моделирование существующих процессов на основе использования следующей информации, полученной от сотрудников организации: какие документы и материалы вы получаете в процессе работы и от кого; какие документы и материалы вы получаете в процессе работы и от кого; что является результатом вашей работы и как оценивается этот результат; что является результатом вашей работы и как оценивается этот результат; кто является вашим заказчиком; кто является вашим заказчиком; какие ошибки случаются и почему; какие ошибки случаются и почему; что можно сделать для облегчения вашей работы; что можно сделать для облегчения вашей работы; что произойдет, если ваша работа не будет выполняться. что произойдет, если ваша работа не будет выполняться.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 4.Анализ моделей существующих процессов наличие «узких» мест, в которых процесс замедляется; наличие «узких» мест, в которых процесс замедляется; недостаток ресурсов, если по отдельным функциям ресурсы постоянно задействованы % времени; недостаток ресурсов, если по отдельным функциям ресурсы постоянно задействованы % времени; последовательную связь между функциями там, где возможна параллельная связь; последовательную связь между функциями там, где возможна параллельная связь; проблемы с качеством или ошибки, выражающиеся в повторных работах или циклических возвращениях к предыдущему шагу; проблемы с качеством или ошибки, выражающиеся в повторных работах или циклических возвращениях к предыдущему шагу; недостаточность полномочий на отдельных уровнях – вместо реального вклада в процесс происходит простая передача информации; недостаточность полномочий на отдельных уровнях – вместо реального вклада в процесс происходит простая передача информации; не определенные должным образом ответственность и подотчетность. не определенные должным образом ответственность и подотчетность.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 5.Разработка матрицы ответственности Сотрудник канцелярии Начальник канцелярии Руководитель РегистрацияОУ Наложение резолюции К О, У Постановка на контроль ИУ «О» - ответственный исполнитель; «У» - утверждает результат, является заказчиком; «С» - соисполнитель, помогает ответственному исполнителю; «К» - консультант, не несет ответственности за результат; «И» - получает информацию о процессе, но не принимает в нем непосредственного участия.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 6.Анализ матрицы ответственности нет ни одной «О» - никто не отвечает за результат; нет ни одной «О» - никто не отвечает за результат; слишком много «О» (у семи нянек дитя без глаза); слишком много «О» (у семи нянек дитя без глаза); нет ни одной «У» - непонятно, кто является заказчиком для данной функции или задачи; нет ни одной «У» - непонятно, кто является заказчиком для данной функции или задачи; слишком много «У» - явное узкое место, скорее всего, слишком сложный процесс согласования; слишком много «У» - явное узкое место, скорее всего, слишком сложный процесс согласования; слишком много «И» или «К» - налицо низкое вовлечение сотрудников в процесс, их незаинтересованность в конечном результате. слишком много «И» или «К» - налицо низкое вовлечение сотрудников в процесс, их незаинтересованность в конечном результате.

Этапы инновации процессов 2.Описание существующих процессов 7.Описание технологического ландшафта: территориальное расположение центрального офиса, удаленных подразделений и филиалов, пользователей; территориальное расположение центрального офиса, удаленных подразделений и филиалов, пользователей; линии связи между различными объектами, как именно организованы, кем поддерживаются, какова реальная пропускная способность, качество связи, загрузка; линии связи между различными объектами, как именно организованы, кем поддерживаются, какова реальная пропускная способность, качество связи, загрузка; подключение к Internet, как организовано, какова пропускная способность, как и кем управляется и поддерживается Web- сервер; подключение к Internet, как организовано, какова пропускная способность, как и кем управляется и поддерживается Web- сервер; серверы, ЛВС, рабочие станции, типовые конфигурации; серверы, ЛВС, рабочие станции, типовые конфигурации; применяемые ОС; применяемые ОС; число пользователей, системных администраторов, службы сопровождения и технической поддержки; число пользователей, системных администраторов, службы сопровождения и технической поддержки; пользовательские приложения, корпоративная электронная почта, информационные системы, СУБД; пользовательские приложения, корпоративная электронная почта, информационные системы, СУБД; организация защиты информации, как и кем осуществляется генерация ключей и сертификатов; организация защиты информации, как и кем осуществляется генерация ключей и сертификатов; общесистемные справочники и словари. общесистемные справочники и словари.

Этапы инновации процессов 3.Формулировка и обоснование новых бизнес-процессов 1.Разработка моделей идеальных бизнес- процессов (несколько вариантов) 2.Определение критериев выбора и принятие оптимального решения (выбор одного из предложенных вариантов) 3.Разработка новой матрицы ответственности 4.Описание нового технологического ландшафта 4.Подготовка плана действий по разработке и внедрению согласованных решений.

Коллективная разработка Коллективная разработка основана на концепции Value Frame, согласно которой весь проект рассматривается как совокупность самодостаточных элементов (фреймов), каждый из которых завершается созданием и внедрением реально функционирующего фрагмента СЭД. Коллективная разработка основана на концепции Value Frame, согласно которой весь проект рассматривается как совокупность самодостаточных элементов (фреймов), каждый из которых завершается созданием и внедрением реально функционирующего фрагмента СЭД.

Этапы коллективной разработки 1.Определение состава и структуры системы, последовательности разработки модулей. 2.Создание прототипа. 3.Выполнение пилотного проекта. 4.Подготовка отчета по результатам пилотного проекта.

Оценка результатов пилотного проекта Четкое описание ситуации, сложившейся на момент завершения пилотного проекта; Четкое описание ситуации, сложившейся на момент завершения пилотного проекта; достигнутые значения критичных показателей бизнес-процессов (метрик); достигнутые значения критичных показателей бизнес-процессов (метрик); текущая конфигурация программного обеспечения; текущая конфигурация программного обеспечения; оценка уровня подготовленности пользователей; оценка уровня подготовленности пользователей; оценка степени удовлетворенности пользователей результатами пилотного проекта; оценка степени удовлетворенности пользователей результатами пилотного проекта; возможные изменения в требованиях к ПО. возможные изменения в требованиях к ПО.

Внедрение в масштабах предприятия (подготовительный этап) 1.Формирование команды внедрения из представителей заказчика и исполнителя 2.Подготовка, согласование и утверждение плана внедрения: ожидаемые результаты внедрения; ожидаемые результаты внедрения; перечень работ по внедрению и плановые сроки их выполнения; перечень работ по внедрению и плановые сроки их выполнения; критические факторы успеха; критические факторы успеха; основные контрольные точки проекта; основные контрольные точки проекта; распределение ролей и ответственности в команде внедрения; распределение ролей и ответственности в команде внедрения; требования к квалификации членов команды внедрения. требования к квалификации членов команды внедрения. 3.Повышение квалификации членов команды внедрения. 4.Утверждение нового технологического ландшафта. 5.Организация службы технической поддержки.

Внедрение в масштабах предприятия (основной этап) 1.Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств; 2.Инсталляция, адаптация и настройка СЭД; 3.Перенос и конвертация данных из унаследованных систем; 4.Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД; 5.Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД; 6.Разработка технической и эксплуатационной документации. 7.Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию.

Управление преобразованиями Управление преобразованиями – это раздел менеджмента, призванный обеспечить быстрое, эффективное и позитивное внедрение изменений. Управление преобразованиями – это раздел менеджмента, призванный обеспечить быстрое, эффективное и позитивное внедрение изменений. Мероприятия по управлению преобразованиями: Мероприятия по управлению преобразованиями: Оценка степени готовности к изменениям. Оценка степени готовности к изменениям. Анализ вкладов участников процесса Анализ вкладов участников процесса Интеграция корпоративных знаний Интеграция корпоративных знаний Обучение сотрудников Обучение сотрудников

Подходы к автоматизации документооборота 1.Внедрение отдельных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов: регистрация корреспонденции; регистрация корреспонденции; электронный архив документов; электронный архив документов; система согласования договоров; система согласования договоров; контроль исполнения документов и поручений; контроль исполнения документов и поручений; организация документооборота в рамках ведения проектов; организация документооборота в рамках ведения проектов; оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д. оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д. 2.Внедрение платформы для автоматизации управленческой деятельности и реализация на ее базе комплекса интегрированных приложений.

Проблемы внедрения СЭД при выборе первого подхода Множество приложений на одном рабочем месте Множество приложений на одном рабочем месте Специфичность набора приложений для конкретной организации Специфичность набора приложений для конкретной организации Нерегулярное использование различных приложений Нерегулярное использование различных приложений Необходимость гибкой модификации приложений Необходимость гибкой модификации приложений Сложность управления комплексом приложений Сложность управления комплексом приложений

Структура СЭД с использованием базовой платформы Серверы, клиентские рабочие станции, сетевое оборудование и прочие технические средства. Сетевая ОС и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все "железо". Прикладная программная платформа, включающая средства хранения документов, синхронизации данных, полнотекстового поиска и т.д. Прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде IBM Lotus Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого документооборота Организационное и нормативное обеспечение для пользователей и администраторов системы

Цели внедрения базовой платформы автоматизации документооборота Удешевление разработки и внедрения конечных приложений. Удешевление разработки и внедрения конечных приложений. Обеспечение удобства пользователя путем унификации интерфейсов всех приложений. Обеспечение удобства пользователя путем унификации интерфейсов всех приложений. Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения. Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения. Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях. Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях. Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения. Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения. Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов. Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов. Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации. Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации.