Двойная операционная система управления организацией Мир изменяется так быстро, что за ним не поспеть. Ставки – финансовые, социальные, экологические, политические – растут. Иерархическая структура и организационные процедуры, посредством которых десятилетиями осуществлялось управление предприятиями, в таких условиях плохо держат на плаву. Эти пережитки прошлого могут даже помешать организации преуспеть на рынке, который развивается не последовательно, а резкими скачками, в котором инноваторам нужно все время быть начеку.

Для повседневного управления бизнесом традиционные иерархические структуры и административные процедуры вполне еще годны. Куда хуже они приспособлены к другому – к тому, чтобы выявлять первые признаки серьезных опасностей и отслеживать появление интересных коммерческих перспектив, разрабатывать программы стратегической значимости и быстро претворять их в жизнь.

Существующие структуры, процедуры и процессы, которые в совокупности и образуют операционную систему предприятия, нужно дополнить, чтобы можно было мгновенно реагировать на проблемы, возникающие из-за постоянного усложнения и изменения конъюнктуры. Нужна вторая операционная система, назначение которой – разрабатывать и воплощать стратегию. Она должна основываться не на статичной иерархической, а на гибкой сетевой структуре и использовать совсем другие процедуры и процессы.

Новая операционная система позволяет постоянно анализировать положение дел в бизнесе, отрасли и организации и реагировать живее, быстрее и гораздо более творчески, нежели существующая. Она не усложняет традиционную иерархию, а именно дополняет ее, помогая первой полнее выполнять свое назначение. Фактически она упрощает управление предприятием и ускоряет корректировку стратегии. Это не «или – или», это «и – и». Это две согласно работающие системы.

Данный подход соответствует новейшим взглядам теоретиков управления, в частности: 1. М.Портер призывает организации чаще и последовательнее проводить ревизию корпоративной стратегии. 2. К.Кристенсен: традиционно выстроенные компании не поспевают за технологическим прогрессом нынешнего быстро изменяющегося мира. 3. Дэниэл Канеман, нобелевский лауреат, книга «Thinking, Fast and Slow», в которой мозг описан как две скоординированные системы – более эмоциональная и более рациональная.

Польза иерархических структур управления Они позволяют распределять работу по отделам, направлениям, регионам и т.д. – осмысленно, на основании проверенных временем принципов, четкой системы подчинения и разделения обязанностей, чтобы каждый занимался тем, что умеет, и работал продуктивно и предсказуемо. Иерархические системы управляются посредством всем известных административных процедур – планирования, составления бюджета и должностных инструкций, найма и увольнения персонала, оценки результатов труда. Чем меньше при этом бюрократии, чем меньше сомнительных правил и ступеней у служебной лестницы, чем больше свободы у людей, занимающих более низкие, по сравнению с нами, должности, тем лучше работают предприятия

Минусы иерархических структур управления Для быстрых преобразований в организации старые методы управления не годятся. Даже если в организации бюрократизм сведен к минимуму, иерархическая структура и система управления будут препятствовать всему новому и рискованному. ПОЧЕМУ? 1. Отчасти это проблема мировоззренческая: управленцы ни за что не станут рисковать и делать что-нибудь не опробованное без одобрения начальства. 2. Отчасти это проблема культурная: люди цепко держатся за свои привычки и боятся лишится власти и положения. 3. Отчасти проблема в том, что иерархические системы с их уровнями, правилами и отлаженными процессами могут существовать лишь в условиях стабильности и по умолчанию делать только то, что они уже умеют делать.

Нарастающая сложность и быстрые изменения порождают проблемы, непосильные даже для усовершенствованной иерархической системы управления. Зато их легко решит двойная операционная система – традиционная иерархическая структура, действующая синхронно со стратегической.

5 принципов, на которых основана двойная операционная система 1. Не просто горстка коллег, а множество сторонников преобразований. Нужно рассчитывать прежде всего на добровольцев, а не на всех сотрудников: 10% руководителей и рядовых сотрудников будет вполне достаточно. 2. Не только «надо», но также «хочу» и «могу» Если люди не хотят пропагандировать идею преобразований и не чувствуют, что им это позволено и этого от них ждут, то мобилизовать их, направить в нужное русло их энергию и интеллект не получится. Они должны работать исключительно от души и вместе с другими ради общей цели – в этом суть всей добровольческой деятельности.

3. Не только ум, но ум и сердце. Если взывать исключительно к логике, оперировать цифрами и иллюстрировать свои идеи примерами из бизнеса, никто не захочет после напряженного дня на основной работе трудиться на сеть добровольцев, - а именно это и предполагает двойная операционная система. Надо вызвать у людей искреннее желание помочь организации стратегически грамотным способом вести ее в светлое будущее. Именно так вы придадите работе людей особый смысл и укажете им значимую цель.

4. Не просто управлять, а вести за собой. Организации с иерархической оргструктурой, чтобы быть сильной, нужны компетентные управленцы. А сетевая работа по формулированию и корректировке стратегии заглохнет без ярких лидеров.. Она строится на других принципах, тут другие процессы, другой язык, другие цели. Тут не говорят об управлении проектами, анализе бюджета, строительстве служебной лестницы, зарплате и ответственности за выполнение плана. Тут главное – общая концепция развития, широкие перспективы, способность маневрировать, осмысленная деятельность, которая принесет богатые плоды.

5. Две системы – одна организация. Две системы – сетевая и иерархическая – должны стать единым целым, в котором постоянно идет круговорот информации и энергии. Это отчасти достигается благодаря тому, что добровольцы из сетевого сообщества одновременно работают и в иерархической структуре. Сеть подобна Солнечной системе. В роли Солнца – руководство, в роли планет – стратегически значимые программы, а проекты, отпочковавшиеся от этих программ, - спутники. Это подвижная структура: при необходимости программы и проекты можно и соединять, и разделять. Типичная иерархическая структура обычно годами существует в неизменно виде, зато сеть легко трансформируется.

Там, где нет бюрократических инстанций и административных запретов, сетевая работа позволяет людям свободно самовыражаться, творить и изобретать – таких возможностей им не даст ни одна иерархическая система, даже максимально демократическая. Если сеть охватывает сотрудников всех уровней, и рядовых, и высокопоставленных, то информация, которая обычно оседает в отдельных подразделениях или на определенных ступенях иерархии, начинает беспрепятственно распространяться по организации.

Распределение функций между иерархической структурой и сетевой Сети передается все, за что обычно отвечают управленцы при проведении масштабных, стратегической важности программ – определение направлений работы, создание групп экспертов, выявляющих системные проблемы, отделов, которые должны формулировать стратегию, и контроль за этой деятельностью. Иерархическая структура, разгруженная от функций, переданных сети, лучше и быстрее делает то, для чего предназначена – выполняет повседневную работу, осуществляет пошаговые изменения для дальнейшего повышения эффективности, реализует всякие мелкие инициативы,например, плановое обновление ИТ- инфраструктуры.

Работа сети согласована с работой иерархической системы главным образом благодаря людям, принадлежащим к двум системам сразу. Само существование сети зависит прежде всего от руководства: дирекция или исполнительный комитет должны ее создать, а потом открыто поддерживать и пропагандировать. Сето должна стать законной частью организации, иначе иерархическая система быстро ее уничтожит.

Правила, которые помогут разрабатывающей стратегию сети нормально функционировать 1. Поставьте перед организацией цель освоить новое направление деятельности и объясните людям, что действовать надо безотлагательно 2. Создайте руководящую коалицию и помогайте ей работать 3. Сформулируйте концепцию и программу преобразований, которые помогут организации преуспеть на новом направлении.Концепция объясняет, как организации развивать новое направление деятельности и какие конкурентные преимущества оно обеспечит. 4. Ознакомьте коллектив с концепцией и стратегией, чтобы люди, вдохновившись, стали пополнять армию добровольцев.

5. Помогая сети устранять препятствия на пути к цели, быстрее реализуйте идеи концепции и набирайте темп на новом направлении. 6. Отмечайте заметные краткосрочные успехи. 7. Не останавливайтесь на достигнутом. Учитесь на ошибках. 8. Закрепляйте изменения стратегии в культуре. Новые методы должны стать неотъемлемой частью корпоративной культуры организации.

Что дает добровольцам работа в двойной операционной системе: - Денег чаще всего не дает; - Дает возможность самореализации; - Расширяет круг знакомств; - Лучших замечают и продвигают на более высокие должности в официальной иерархии; - Профессиональный рост.

Трудности при создании двойной операционной системы 1. Нужно добиться, чтобы две системы работали как части одного механизма, а не незавиимо друг от друга. 2. Необходимость наращивать темп работы. 3. Нужно заставить людей, привыкших к иерархии и постоянному контролю, поверить в саму идею двойной системы.

Автор – Джон Коттер – профессор, специалист по подготовке руководителей, преподаватель Гарвардской школы бизнеса, автор 17 книг.