Опыт построения систем электронного документооборота в органах государственной власти и государственных учреждениях Меркурьева Надежда Руководитель направления по продвижению «1С:Документооборот», 1C

Стратегические просчеты не могут быть компенсированы тактическими средствами Карл фон Клаузевиц Знание некоторых принципов легко возмещает незнание некоторых фактов Карл Гельвеций

1. Проект автоматизации внутреннего документооборота в КЭРППиТ 2. Проект создания СЭД в МФЦ для предоставления государственных услуг в электронном виде

Проект автоматизации внутреннего документооборота в КЭРППиТ

Выполнение требований Правительства РФ Снижение затрат владения ИС Повышение имиджа Комитета Создание элементов ЭП Снижение трудоемкости работы с документами Сокращение бумажного документооборота Снижение трудоемкости работы с ИС Сокращение количества ИС и БД Единая система контроля всех поручений Сокращение времени поиска и согласования документов Централизация БД на одной платформе Интеграция с другими ИС Внутренний электронный документооборот Межведомственный электронный документооборот Предоставление государственных услуг в электронном виде Инструменты Реализация Результаты Цели Логика построения системы

Выбор ПО для автоматизации КЭРППиТ и МФЦ Заказчиком проведен анализ произведен по 11 параметрам, которые считали наиболее критичными для системы Весовой коэффициент определялся экспертной группой и показывает степень важности параметров для конкретной ситуации

Схема интеграции Интеграция с внешними системами: 1.СЭД «Учет поручений Губернатора Санкт-Петербурга» 2.СЭД «Контроль согласования проектов правовых актов» 3.СЭД «Аппарата Первого Вице- губернатора» 4.СЭД подведомственных Комитету Госучереждений 5.СЭД МФЦ по предоставлению гос.услуг для юридических лиц Методология интеграции

Этап 2. Подготовка инструмента Этап 3. Замена Лотус на 1С Этап 4. Запуск отдельных процессов Этап 6. Запуск мобильных приложений Этап 5. Перевод всех процессов Этап 1. Подготовка документов Реализовано дополнительно без обеспечения Этап 1. Подготовка документов Этап 3. Замена Лотус на 1С Этап 2. Подготовка инструмента Этап 4. Запуск отдельных процессов Этап 6. Запуск мобильных приложений Этап 5. Перевод всех процессов План Факт

Проект в КЭРППиТ ТЗ 1 – замена системы регистрации документов с LOTUS Notes на 1С:Документооборот 8.2 – Продолжительность – Бюджет – Сложность ТЗ 2 – формирование оптимизированных процессов движения документов и их типизация – Продолжительность – Бюджет – Сложность ТЗ 3 – запуск некоторых типов документов – Продолжительность – Бюджет – Сложность

Упрощенный интерфейс

Интерфейс работы канцелярии (входящие) 2. Сразу отображается на кого расписан документ, находится ли он на контроле и у кого, выполнены ли по нему задачи 3. Отображаются связанные документы по нему 1. Просмотр одновременно двух номеров документов (внутренний входящий номер Комитета и внешний исходящий номер из другого ведомства)

Второй этап построения СЭД Этап 1. Миграция данных за Этап 3. Типизация документов и построение процессов Этап 2. Эргономика рабочих мест Этап 4. Формирование документации по документо- движению Этап 5. Запуск мобильного приложений

Проект создания СЭД в МФЦ для предоставления государственных услуг в электронном виде

Схема предоставления государственных услуг Устройства мобильной связи цифровое телевидение телефон МФЦ для Юр.лиц Порталы ИЭП (ЕПГУ (GOSUSLUGI.RU), РПГУ (GU.SPB.RU), сайты ИОГВ и ГУ) МФЦ для Физ.лиц персональный компьютер инфоматы Бизнес: Госуслуги для юридических лиц и предпринимателей Граждане: Госуслуги для физических лиц

Многофункциональный Центр 15 Подача документов МФЦ ИОГВ WEB ресурсы данные информирование взаимодействие процесс Предоставление государственных услуг по технологии «одного окна» физическим лицам, юридическим лицам и предпринимателям через МФЦ

Каталог услуг МФЦ

Техническая инфраструктура МФЦ Произведено предварительное проектирование ИТ инфраструктуры МФЦ Произведен расчет мощности серверов с учетом специфики деятельности (большое количество графической информации) МФЦ

Порталы государственных услуг 18 GU.SPB.RU CRPP.RU GOSUSLUGI.RU

МФЦ ГУ « ЦРПП »

Рабочий стол оператора МФЦ Государственная услуга оказана Документы не выданы заявителю Отдел приема и выдачи документов Отдел обработки документов

Основные характеристики ПО 1С для автоматизации государственных услуг Оказание государственных услуг обеспечивается посредством использования процессов Учет государственных услуг поддерживается на уровне видов входящих документов МЭДО реализован в соответствии с ГОСТ Р Подключение к СМЭВ выполняется на внедрении т.к. требует разработки специфических веб-сервисов Вся необходимая инфраструктура для создания и использования веб-сервисов предоставляется платформой Обеспечена регистрация входящих сообщений, поступающих по электронной почте Регистрация входящих сообщений через сайт может быть реализована при внедрении

Соглашение с компаний « 1С »

Динамика событий 17 февраля ассоциация АП КИТ приняла участие в совещании о повышении эффективности госуправления с помощью информационных технологий под руководством Председателя Правительства России В.Путина в Новосибирске.

Основные риски проекта в ИОГВ Активное сопротивление руководства Пассивное сопротивление персонала Внедрение вместо методологии Неизбежность модификации Почему? Перераспределение полномочий Контроль исполнения Перегрузка Безбумажный страх Разобщенность Подчинение одному руководителю Перегрузка Статичность системы Безбумажный страх Настройка конфигурации и обучение персонала не решит проблему, требуется логика процессов Уникальность интерфейсов в части кликабельности и юзабилити Документация Что делать? Организация совещаний (в т.ч РГ) Выпуск оснований (Приказов) Открытый контроль Воздействие на непосредственного руководителя через совещания и контроль Методология и процессы Документов, описывающих логику действий Обучение Снижение комплексности Снижение комплектности Важность риска Очень важная При реализации проект переходит в стадию затяжных работ с печальными последствиями для Исполнителя Важная При реализации не возможен запуск системы, что приводит к срыву контрольных сроков Очень важная При реализации полная остановка проекта Важная При реализации риска резкое возрастание стоимости проекта и времени реализации

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! +7 (985) Онлайн демонстрация 1С:Документооборот 8