Об эффективности и качестве обеспечения управления документами Афанасьев С.И. – исполнительный директор РОО «Гильдия Управляющих Документацией» Декабрь 2008 года

В настоящее время на предприятиях, органах власти страны применяется несколько десятков различных систем управления электронными документами. О рынке систем управления электронными документами

В настоящее время на предприятиях, органах власти страны применяется несколько десятков различных систем управления электронными документами. Рынок насыщен, однако не все предложенные программные продукты соответствуют провозглашенным требованиям и характеристикам. О рынке систем управления электронными документами

В настоящее время на предприятиях, органах власти страны применяется несколько десятков различных систем управления электронными документами. Рынок насыщен, однако не все предложенные программные продукты соответствуют провозглашенным требованиям и характеристикам. Проанализировать и выделить лучшие и худшие стороны таких систем весьма сложно, поскольку не существует критериев оценки, именно этому обстоятельству будет посвящено мое выступление. О рынке систем управления электронными документами

В настоящее время на предприятиях, органах власти страны применяется несколько десятков различных систем управления электронными документами. Рынок насыщен, однако не все предложенные программные продукты соответствуют провозглашенным требованиям и характеристикам. Проанализировать и выделить лучшие и худшие стороны таких систем весьма сложно, поскольку не существует критериев оценки, именно этому обстоятельству будет посвящено мое выступление. Как выбрать качественную систему автоматизации ДОУ, как за яркой рекламой увидеть недостатки и просчеты? Существуют ли стандарты в соответствии, с которыми строятся программные продукты? О рынке систем управления электронными документами

Главными критериями качества и комплектности систем автоматизации ДОУ в настоящее время считаются не требования стандарта или иного нормативного документа, а ТЗ, сформулированное заказчиком согласно сложившимся традициям делопроизводствен- ных служб конкретного аппарата управления или рекламная агрессия производителя программного продукта. Зачастую автоматизации подлежит не система делопроизводства, а сложившийся беспорядок в службе ДОУ, а за цветастой рекламой электронного документооборота скрывается абсолютно посредственный программный продукт. Система автоматизации ДОУ сформированная по стандарту исправит имеющиеся издержки бумажного документооборота. Критерии качества и технологической целостности систем автоматизации ДОУ

Ранее существовала единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), согласно которой строился бумажный документооборот. В настоящее время правила работы с традиционными документами сформулированы в типовой инструкции для органов власти, которая является рекомендательным документом и для бизнеса. Разрабатываются единые правила работы с документами в органах власти. Рынок автоматизированных систем делопроизводства напоминает чемпионат, в котором участвует десятки команд, но каждая играет по собственным, придуманным каждой командой своим правилам. Электронный документооборот и автоматизированные системы делопроизводства де-факто существуют почти четверть века, а де-юре их нет. До сих пор не приняты стандарты, национальные требования к системам электронного документооборота, не существуют типовых правил построения электронного делопроизводства. Системы автоматизации ДОУ де-факто функционируют четверть века, де-юре они не существуют

Поскольку в России таких правил сегодня нет, каждый производитель беззастенчиво рекламирует уникальность своей системы, ее абсолютное качество и это не противоречит российскому законодательству. Отсутствие национальных требований к системам электронного документооборота бизнес в состоянии пережить и самостоятельно формировать корпоративные системы управления электронными документами. Значительно хуже, когда отсутствуют правила построения электронного делопроизводства в аппаратах государственного управления. Вместе с тем, электронный документооборот функционирует, системы автоматизации ДОУ продаются, аппараты управления функционируют. Зачем нужны производителю программных продуктов мешающие его бизнесу требования и регламенты, нужны такие стандарты пользователям систем? Нужны ли единые «правила игры»?

Весь мир производит товары и услуги в соответствие с определенными требованиями и стандартами. Если нет четко очерченных требований, невозможно определить качество товара, пользователь абсолютно слеп и не в состоянии объективно оценить приобретаемый продукт, опирается только на хвалебные оды производителя. Без шаблона, приложив к которому систему автоматизации ДОУ, невозможно определить чего, не достает, что следует усилить или расширить, где решения слишком громоздки и не достаточно эффективны. Чтобы жить по регламентам, определяющим качество продукта, прежде всего их нужно создать. Нужны ли единые «правила игры»?

Международные стандарты добротно сделаны, глубоко проработаны, их разумное применение в национальной практике – реальный и органичный путь интеграции в международное интеллектуальное и экономическое пространство. Самостоятельно создавать такие документы весьма хлопотно и дорого Принят национальный стандарт на базе ISO 15489, который определяет общие требования функционирования делопроизводственных структур и технологий. Переведены на русский европейские «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота» MoReq и MoReq-2. Отечественные автоматизированные системы ДОУ показали абсолютную адекватность европейским требованиям. Международные стандарты в области ДОУ в России

Правительством Российской Федерации одобрена концепция формирования Электронного правительства до 2010 года, по нашей инициативе в нее включены работы по ряду национальных стандартов, в частности на базе ИСО и европейской спецификации для электронного документооборота MoReq-2. Вместе с тем в стране нет органа исполнительной власти, определяющего национальную политику при формировании базы стандартов в области традиционного и электронного документооборота. Сегодня две организации, инициативно занимаются проблемой национальных стандартов области ДОУ – ВНИИДАД и Гильдия Управляющих Документацией. ЭОС сформировал подкомитет Ростехрегулирования по стандартизации электронных документов. О государственной политике по созданию стандартов в области ДОУ

Специалисты «Гильдии Управляющих Документацией» трудились в международной команде, готовившей MoReq-2. Стандарт разработан вместе с инструментом экспертной оценки качества программных продуктов. Подписан договор с Европейской Комиссией об использовании в России спецификации MoReq. Официальный перевод стандарта передан в библиотеку Европейского Союза. MoReq-2 обязателен для автоматизированных систем ДОУ, применяемых в органах власти Европейского Союза. На заседании «Гильдии Управляющих документацией» высказано мнение о целесообразности создания ряда национальных стандартов на базе европейской спецификации. Европейская спецификация MoReq в России

Отсутствие национальных требований к системам электронного документооборота породило весьма серьезную проблему – отсутствует возможность их взаимодействия. Отсутствие единого информационного пространства в органах государственной власти, вынуждает по-прежнему большие объемы информации перемещать на бумажных носителях, осложнены статистические и контрольные функции, страдает информационное взаимодействие государства и бизнеса, государства и граждан. Есть два пути решения проблемы: создать единую системы электронного документооборота, или создать стандарт взаимодействия систем автоматизации ДОУ. Стандарт «Взаимодействие автоматизированных систем ДОУ»

Многие региональный органы власти пошли по первому пути и волевым решением обязали все нижестоящие структуры использовать единый программный продукт. Однако в масштабах страны создать и использовать единый и в тоже время совершенный программный продукт, отражающий особенность каждого отдельного аппарата управления практически невозможно и весьма дорого. Создание, переустановка, наладка новой системы, переобучение кадров и др. потребует фантастических материальных и интеллектуальных затрат. Проще договориться о правилах формирования исходящего сообщения и требованиях к системам автоматизации ДОУ. Применение такого стандарта позволит решить проблему кардинально и с минимальными затратами. Пути решения задачи взаимодействия систем автоматизации ДОУ

Стандарт разработан пять лет назад, но был включен в планы ФЦП «Электронная Россия» только в конце прошлого года по нашему настоянию. Сегодня он сформулирован на бумаге, однако требуется дальнейшие шаги по его реализации на практике. «Гильдии Управляющих Документацией» как и прежде приходится проявлять инициативу поскольку в планах «Электронной России» стандарту снова не нашлось места. При поддержке Государственной Думы ряд ведущих компаний разработчиков взялись за создание действующего образца. Надеемся в начале следующего года получить долгожданный результат. Разработчики систем автоматизации делопроизводства уже начали применять настоящий стандарт в муниципальных органах власти Москвы. ЭОС подготовил версию ДЕЛО с учетом требований стандарта. Перспективы стандарта «Взаимодействие систем автоматизации ДОУ»

Известный Закон о техническом регулировании предоставил право участникам рынка применять или не применять стандарты по собственному усмотрению, как это принято во всех цивилизованных странах, т.е. законодательно утверждена добровольность в применении ГОСТов. Для нашей страны, в недавнем прошлом имевшей жестко регламентированную экономику и делопроизводство и лояльными законами сегодня, это прямое разрешение не следовать стандартам. Чем с удовольствием пользуются большинство производители товаров и услуг. DLM forum собирается принимать систему сертификации по MoReq-2, а в рекламе компаний уже утверждается соответствие этому стандарту. Сами себе повесили «медальку». Что следует предпринять, чтобы стандарты стали нормой жизни? О результативности стандартов в России

В мире повсеместно созданы системы добровольной сертификации, и реальный производитель товаров и услуг сознательно идет на сертификацию своих товаров, иначе его продукция будет не конкурентоспособна. В России производитель не идет на сертификацию товаров, поскольку это не меняет его статус на рынке. Благополучные компании не сертифицируют свою продукцию, поскольку и без того их товары и услуги пользуются спросом. Мошенникам сертификация не нужна, поскольку никто не предоставит сертификат качества негодному товару. «Гильдией Управляющих Документацией» зарегистрирована система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ», которая призвана привести в соответствие единых требований рынок программных продуктов и технологий в области ДОУ. За два года подписан единственный договор об экспертизе нового программного продукта. Система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ»

Стандарты бесполезны, если им не следовать. Как добиться того, чтобы в России стандарты и сертификация товаров и услуг стали нормой жизни? Государство могло бы создать мотивационные предпосылки, предъявляя особые требования к товарам и услугам, применяемым государственными учреждениями и органами власти. В правилах конкурсных торгов, не уделяется должного внимания сертифицированным товарам. Профессиональное сообщество не содействует в должной степени государству в деле очищения рынка от недоброкачественных товаров и услуг, слабо пропагандирует деятельность компаний, имеющих сертификаты качества. Аудит систем автоматизации ДОУ нужен в первую очередь пользователям, поскольку вскрывает недочеты собственных технологий управления документацией, предлагает реальные пути совершенствования электронного документооборота. Аудит систем автоматизации ДОУ

Впервые за 300 лет российской истории делопроизводство оказалось вне поля зрения государства. В ходе административной реформы из списка органов исполнительной власти был исключен тот, который должен заниматься нормативно-правовым регулированием делопроизводственной сферы. В письме Президенту Российской Федерации членов «Гильдии Управляющих Документацией» была выражена обеспокоенность сложившимся состоянием дел. Ответ поступил от директора департамента Минкультуры о том, что проблемы подняты правильно и предложения будут учтены в ходе текущей административной реформы. Минкультуры, безусловно, возьмет на себя функции управления делопроизводственной сферой, но этим министерство не никогда не занималось, и значит, нет соответствующих специалистов. Государственное регулирование сферы ДОУ

Проблемами ДОУ занимается Росархив, немного - Минсвязи, немного - Минэкономразвития. Поскольку проблема находится на стыке интересов различных направлений деятельности, видимо целесообразно Правительству Российской Федерации консолидировать усилия различных служб по управлению сложными процессами делопроизводства, создав орган управления в собственном аппарате. Университет управления в Москве, Саратовский государственный университет неоднократно поднимали проблему подготовки специалистов, которые должны владеть как знаниями в области делопроизводства, так и в области информационных технологий. Продвигать развитие систем электронного документооборота должны специалисты, равноценно владеющие теми и другими знаниями. К сожалению, до сих пор их инициатива не поддержана и высшая школа таких специалистов не готовит. Электронный документооборот на стыке интересов различных Федеральных ведомств

Тел. (495) , Афанасьев Сергей Иванович исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией»