Интеграция Microsoft Access 2003 с приложениями MS Office

Цель интеграции Каждое из приложений, входящих в Microsoft Office, ориентировано на определенный класс выполняемых задач: MS Word предназначен для работы с текстом. Он предоставляет пользователю широкие возможности по форматированию и печати текстовых документов MS Excel выполняет, в основном, обработку числовых данных, производя над ними достаточно сложные вычисления MS Access используется для хранения различных данных в виде связанных таблиц и выполнения манипуляций над ними Способность приложений к взаимодействию позволяет передавать данные из одного приложения в другое, выбирая наиболее подходящий способ их обработки

Интеграция с Word Экспорт объекта в формате.RTF RTF – формат хранения документов. После экспорта данных из объекта базы в файл.RTF этот файл может быть открыт в MS Word Следует в окне базы данных выбрать объект (таблицу, запрос, форму или отчет) и в его контекстном меню выбрать пункт «Экспорт», выбрать в качестве типа файла «Файлы RTF» и задать имя файла При экспорте таблицы, запросы и формы сохраняются в виде таблиц, а отчеты – в виде форматированных документов

Интеграция с Word Экспорт объекта в формате.RTF Пример: Экспортируем таблицу «Сотрудники» и откроем созданный файл в MS Word. Здесь показан фрагмент созданного документа. На основе таблицы Access сформировалась таблица Word

Интеграция с Word Публикация в MS Word Для публикации объекта в MS Word следует выделить его мышью и выбрать пункт «Публикация в MS Word» в меню «СервисСвязи с Office» или использовать соответствующую кнопку на панели инструментов Публикация объекта в MS Word аналогична экспорту документа в формате.RTF, только при публикации для просмотра нового документа автоматически запускается Word

Интеграция с Word Слияние с MS Word Слияние с MS Word может быть выполнено на основе таблицы или запроса Слияние позволяет выполнить подстановку данных в созданный с помощью Word бланк документа Для выполнения слияния следует выделить таблицу или запрос мышью и выбрать пункт «Публикация в MS Word» в меню «СервисСвязи с Office» или использовать соответствующую кнопку на панели инструментов

Интеграция с Word Слияние с MS Word При нажатии на кнопку вызывается мастер, предлагающий установить связь с уже существующим документом Word или создать новый

Интеграция с Word Слияние с MS Word После выбора открывается документ MS Word, в котором доступна панель инструментов «Слияние» Пункт «Добавить поле слияния» позволяет разместить поля таблицы в нужном месте бланка документа Кнопка «Поля/данные» переключает режим просмотра документа: видны имена полей или их содержимое

Интеграция с Word Слияние с MS Word Кнопки навигации позволяют изменить текущую запись, поля которой отображаются в бланке Можно выбрать определенную запись и распечатать документ Составленный документ можно сохранить. При этом он остается связанным с БД и при последующем его использовании из БД будут подставляться актуальные (свежие) данные

Интеграция с Word Слияние с MS Word Если требуется, чтобы создаваемый документ не зависел от базы данных, нужно объединить бланк и данные Можно воспользоваться кнопкой «Объединить» или «Слияние в новый документ» При этом создается документ, в котором бланк тиражируется по количеству записей Если таблица БД содержит 100 записей, в созданном документе будет 100 разделов При выполнении объединения можно отобрать только те записи, которые нужно включить в результирующий документ

Интеграция с Word Анализ в MS Excel Операция «Анализ в MS Excel» позволяет поместить данные из выбранной таблицы, запроса, формы или отчета в документ Excel Для этого следует выполнить действия, подобные публикации в MS Word