Менеджемент грантов на примере Армении: Роли ОР, СР, ССР, портфолио менеджера, коммуникация.

Содержание презентации Модель двухканального финансирования Роли ОР, СР, ССР, портфолио менеджера Kоммуникация.

Модель двухканального финансирования Глобального фонда Армении по ВИЧ и ТБ среди ГПНР Глобальный фонд МинздравНПО ОР Гос. структуры Гос. структуры НПО

Роли ОР, СР, ССР, портфолио менеджера Основные Реципиенты программ Глобального фонда В Армении: Минздрав РА НПО ОР (Mission East) Годовое финансирование проектов ГФ (Минздрав РА +НПО ОР) достигает 5.4млн Евро. На 1 января 2013 года НПО ОР в Армении сотрудничает с 10 организациями (СР) с 1.28 млн евро годовым финансированием (24%). Минздрав РА работает с 9 организациями (8 гос. и 1 НПО) с 4.12 млн годовым финансированием (76%).

НПО ОР работает с НПО в рамках ВИЧ программы (Rolling Continuation Channel – RCC = Механизма непрерывного финансирования (МНФ) ) и с госструктурами в рамках организации некоторых крупных немедикаментных закупок ОР Минздрав работает по грантам ВИЧ и ТБ как правило с госструктурами и с НПО (н-р, Армянский Красный Крест). Портфолио менеджер работает с менеджментом НПО ОР и Минздрав РА по основным вопросам исполнения программ и финансирования, учитывая рекомендации МАФ. На основе полугодичного отчета Портфолио менеджер пишет испольнительное письмо излагая план внедрения рекомендаций, выполнение которого мониторируется МАФ. Роли ОР, СР, ССР, портфолио менеджера (2)

Так как оба ОР часто сталкиваются с похожыми задачами с ГФ/МАФ и имеют иногда схожие проблемы с CP (отчетность и финансирование), в последнее время наблюдается активное сотрудничество по всем направлениям. Используются все виды связи - электронная переписка, телефон, и т.д. Коммуникация Минздрав- НПО ОР

Коммуникация ОР-СР Электронная переписка ( , skype) Телефон Очередные встречи представителей ОР-СР Внеочередные встречи представителей ОР-СР

Коммуникация с СКК Заявка и дальнейшая координация имплементации программы осуществляется СКК (Ежеквартальные собрания). 2 представителя из СР являются действующими членами СКК. В мандат члена СКК от НПО входит распространение информации в пределах НПО-сектора. НПО ОР –СКК коммуникация: по электронной почте. В 2010 г. начался процесс реформирования СКК. В результате Указом ПМ был утвержден новый состав СКК и обновленный устав СКК. В СКК широко представлены все заинтересованные стороны: представители госструктур, международные организации, местные НПО, церковь, и т.д.

Коммуникация Минздрав/НПО ОР с ГФ Электронная переписка, скайп. Телефон/мобильный, если надо дать срочное решение вопросу в нерабочее время. Обсуждаются широкий круг текущих вопросов, в т.ч. проблемы с задержками финансирования, с бюджетными или программными изменениями, и т.д. В основном это делается с Портфолио Менеджером страны и с программным специалистом ГФ, реже с финансовым отделом. 1-2 раза в год Портфолио Менеджер обычно посещает страну с рабочим визитом.

Коммуникация СР- ГФ Визиты Портфолио Менеджера в страну. Встречи в формате ГФ-ОР-СР, где обсуждаются наиболее важные проблемы. Представители СР представляют короткие презентации о проделанных работах и отмечают нерешенные проблемы. Ознакомительные поездки (Field visits) Портфолио Менеджера, чтобы на месте пообщаться с проектными работниками и бенефициариями.

Отбор суб-реципиентов, договора, их финансирование, отчетность, обеспечение поставками и окончание договоров

Содержание презентации RCC грант и его особенности в Армении Подписание договоров Перечисление средств Регулярная программная и финансовая отчетность Обеспечение поставками Мониторинговые визиты Финансовый аудит Закрытие гранта: плановое и внеплановое

RCC грант и его особенности в Армении RCC- Rolling Continuation Channel –продолжение Round 2: – основные игроки прежние, – двухканальное финансирование (через Минздрав и НПО ОР), – новый НПО ОР в лице Mission East, – СР продолжили свои грантовые программы с ГФ через нового ОР. Оценка возможностей среди действующих СР На основе выводов разработка плана ликвидации выявленных недостатков и усовершенствования учета Выполнение плана ОР отслеживал в квартальной отчетности и при проведении первого годового независимого аудита.

RCC грант и его особенности в Армении Осуществление новых программных компонентов, предложенных ГФ и утвержденных СКК: – отбор новых СР в 2013г. – исследования по этим направлениям с целью изучения как географического распределения мигрантов и ПИН, так и наличия потенциального СР, способного выполнять данные проекты – результаты исследований и соответствующие предложения будут представлены на рассмотрение СКК для последующего отбора имплементирующих организаций.

Подписание ОР-СР договоров По итогам подписания ОР-ГФ грантового договора, обычно рассчитанного на 3 года, подписываются договора между ОР-СР и СР - ССР. На данный период ССР не включены в грантовую программу и СР являются последним звеном в цепочке финансирования ГФ. Перед подписанием договора, если данный СР не имеет опыта работы по программам ГФ, ОР-ом проводится оценка способности СР выполнить программу (financial and programmatic survey). В тексте договора содержатся условия предоставления гранта и его использования – в соответсвии с требованиями донора и местным законодательством. Договор оформляется сроком на 1 год с правом пролонгации.

Перечисление денежных средств Для перечисления средств гранта ОР использует отдельные расчетные счета каждого СР. Средства гранта перечисляются поквартально согласно заявкам от СР, после рассмотрения и утверждения финансового и программного отчета СР. Внедрена система performance based funding – дальнейшее финансирование зависит от исполнения программ.

Перечисление средств – буфер Для обеспечения непрерывности выполнения проекта ОР предоставляет СР дополнительные средства в виде буфера Первый транш включает средства на 1 квартал проекта, плюс плановые расходы 2-ого квартала (3 +3 = 6 месяцев). Следующий транш включает средства на 3-ий квартал с вычетом неизрасходованной суммы денег согласно финансовым отчетам за 2-ой квартал (performance based funding). Последний транш рассчитывается как разница между общей годовой суммой гранта и выплаченными средствами.

Плановая программная и финансовая отчетность Поквартально СР подают финансовые, а раз в 6 месяцев программные отчеты о деятельности на протяжении данного периода. Отчеты рассматриваются и утверждаются ОР, после чего происходит выплата траншей.

Обеспечение поставками ОР сам организует крупные программные закупки для ОР и СР, согласно плану по закупкам. Закупки на сумму свыше 500 евро организуются через тендеры согласно процедурам Mission East/ГФ. Учитывая большой опыт организации закупок, НПО ОР работает также с Минздрав-ом в рамках организации некоторых крупных немедикаментных закупок.

Мониторинговые визиты Не менее, чем раз в квартал, а на практике и чаще, представители ОР проводят программный и финансовый мониторинг деятельности СР на местах Результаты мониторинга излагаются в соответствующих отчетах, рекомендациях, и предоставляются СР, ГФ и МАФ. Выполнение программных и финансовых рекомендаций ОР со стороны СР мониторируется при очередной переводе средтсв и/или в ходе последующих мониторинговых визитов. В случае необходимости могут проводится внеочередные мониторинговые визиты или «spot check» визиты.

Независимый финансовый аудит Раз в год проводится независимый финансовый аудит деятельности ОР и СР выбранной для проведения такой деятельности независимой аудиторской компанией. На основе выводов аудиторов разрабатывается план ликвидации недостатков и усовершенствования учета, выполнение которого ОР отслеживает в квартальной отчетности и при проведении независимого аудита в следующем году. Исполнение рекомендации для ОР и СР отслеживается со стороны ГФ

Закрытие гранта Плановое закрытие гранта происходит при наступлении конечного срока исполнения проекта путем предоставления заключительной отчетности по проекту Внеплановое закрытие гранта может состояться в случае грубых нарушений требований грантового соглашения Решение о внеплановом закрытии гранта принимается ОР, с согласия ГФ (Портфолио Менеджер)

Спасибо за внимание! Давид Закарян Финансовый специалист Мission East Armenia