Разработка корпоративной информационной системы ГУ-ВШЭ Основные принципы и подходы Директор по ИТ Симаков О.В. Москва-2004

Студенты и преподаватели ГУ-ВШЭ пользуются совокупностью информационных ресурсов: - уникальной библиотекой ГУ-ВШЭ с медиатекой, - выходом в Интернет, - электронной подпиской на сотни ведущих зарубежных научных журналов. Сегодня в ГУ-ВШЭ учатся 11 тысяч студентов и 300 аспирантов, 5000 слушателей дополнительного профессионального образования, работают 1200 преподавателей и научных сотрудников, более полутора тысяч человек обеспечивают повседневную работу университета. - ГУ-ВШЭ это более 2000 компьютеров, более 70 серверов, 17 учебных площадок в четырех городах РФ (Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Пермь).

Электронные ресурсы и библиотека рефераты из 700+ экономических журналов полнотекстовых книг ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА Банк статистических данных ГУ-ВШЭ наименований полнотекстовых журналов и газет The World Bank Общий фонд – экз. Зарубежные издания – экз. Зарубежная периодика – 2419 экз. Госкомстат России Интернет

Основные предпосылки автоматизации ГУ-ВШЭ 1.Значительная территориальная разобщенность учебных площадок; 2.Необходимость занимать лидирующие позиции в использовании передовых технологий в образовательном процессе, обеспечить процесс преподавания современными источниками информации, в т.ч. в интерактивном режиме; 3.Необходимость обеспечить максимальную информационную открытость и прозрачность; 4. Сложность управления динамично развивающимся ГУ-ВШЭ (наука-образование-дополнительное образование); 5. Отсутствие информационной системы ограничивает аналитические возможности бухгалтерского и управленческого анализа; 6.Разобщенность и дублирование информации и, как результат, противоречивая информация о контингенте обучаемых в различных формах образования в рамках локальных баз данных; 7.Управление документооборотом и контроль исполнения приказов и поручений обеспечивались до 2004 года только организационными мерами. 8.Значительные объемы обрабатываемой информации и высокие требования к параметрам ее обработки в отдельных бизнес-процессах (например, приемная комиссия, составление и согласование учебных планов и т.д.). 9.Потребность в широком использовании интернет-технологий в оперативном доведении информации до студентов, ППС и сотрудников.

EAI EAI - Enterprise Application Integration (Средства интеграции приложений) Портал ГУ-ВШЭ Управление финансами Управление кадрами Управление закупками Управление основными средствами Управление договорами Управление складом Общехозяйственные функции (ERP) Управление учебным процессом Управление приемом Контроль знаний Управление НИР и НИОКР ОтраслевыесистемыОтраслевыесистемы КорпоративныесистемыКорпоративныесистемы Система поддержки принятия решений (ситуационный центр) Работа с выпускниками, работодателями PR-деятельность Специфические для ГУ-ВШЭ функции Общесистемные и вспомогательные функции Документационное обеспечение управления (документооборот) Управление ИТ-ресурсами (ITIL/ITSM) Основные компоненты КИС (целевая архитектура приложений)

Структурные элементы КИС Система управления ИТ (ITIL/ITSM) Инфраструктура ИС Система Документационного Обеспечения Управления Портал ГУ-ВШЭ Сервисы общего назначения (ЭП, офисные приложения, обмен данными/телефония) Система управления ИТ (ITIL/ITSM) Система поддержки принятия решений Прикладные задачи автоматизации бизнес-процессов ГУ-ВШЭ ERP-система Репозиторий Б-П и ЭАР Хозяйственный блок Академический блок Средства разграничения доступа Инфраструктура

ИТ-инфраструктура SAN LTP Сервера LTP SAN Сервера LAN WAN T TT T ВOЛС СПбФ НФПФ Канал связи MPLS 512kb Мясницкая, д.20Кирпичная, д.5 Канал связи MPLS512kb Филиал ГУ-ВШЭ Площадки ГУ-ВШЭ в Москве МЭРТ ВOЛС

Ясные и долгосрочные цели Глубокое Понимание Конкурентной среды Объективная Оценка Собственных способностей и возможностей Элементы успешной стратегии Эффективная реализация Успешная стратегия

Процессный взгляд на стратегию Долгосрочные стратегические намерения Глубокое Понимание Конкурентной среды Объективная Оценка Собственных способностей и возможностей Миссия Ценности Анализ внешней среды Анализ конкурентов Анализ интересов заинтересованных сторон Анализ рентабельности ресурсов Анализ организационных способностей и возможностей Выработка стратегических решений

Процессный взгляд на стратегию Долгосрочные стратегические намерения Глубокое Понимание Конкурентной среды Объективная Оценка Собственных способностей и возможностей Сценарные условия и цели Реал: КПР Опт: КПР Песс: КПР Операционализация стратегии План, бюджет Мониторинг эффективности реализации Оперпланы Инвестпланы Выработка стратегических решений

Долгосрочные стратегические намерения Глубокое Понимание Конкурентной среды Объективная Оценка Собственных способностей и возможностей Сценарные условия и цели А: КПР Б: КПР В: КПР Операционализация стратегии План, бюджет Мониторинг эффективности реализации Анализ внешней среды Анализ конкурентов Анализ интересов заинтересованных сторон Анализ рентабельности ресурсов Анализ организационных способностей и возможностей УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ СИСТЕМЫ, ИНФОХРАНИЛИЩЕ КИС: поддержка стратегического процесса

Выработка стратегических решений Долгосрочные стратегические намерения Глубокое Понимание Конкурентной среды Объективная Оценка Собственных способностей и возможностей Сценарные условия и цели А: КПР Б: КПР В: КПР Операционализация стратегии План, бюджет Мониторинг эффективности реализации СИСТЕМЫ МОДЕЛИРОВАНИЯ КИС: поддержка стратегического процесса

Выработка стратегических решений Долгосрочные стратегические намерения Глубокое Понимание Конкурентной среды Объективная Оценка Собственных способностей и возможностей Сценарные условия и цели А: КПР Б: КПР В: КПР Операционализация стратегии План, бюджет Мониторинг эффективности реализации СИСТЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ и БЮДЖЕТИРОВАНИЯ КИС: поддержка стратегического процесса

Выработка стратегических решений Долгосрочные стратегические намерения Глубокое Понимание Конкурентной среды Объективная Оценка Собственных способностей и возможностей Сценарные условия и цели А: КПР Б: КПР В: КПР Операционализация стратегии Стратегический план, бюджет Мониторинг эффективности реализации МОНИТОР КОРПОРАТИВНОЙ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ КИС: поддержка стратегического процесса

Быстро реагировать на происходящие изменения и корректировать курс на основе определенных показателей Жестко увязывать стратегию с операционной деятельностью Оценивать результаты, используя сбалансированные и надлежащим образом измеряемые параметры Интерпретировать стратегический замысел и видение перспектив развития высшим руководством Формулировать стратегические задачи и транслировать их на все уровни организации Задавать направление для принятия важных ежедневных, еженедельных и квартальных решений Эффективно распределять ресурсы Определять наиболее важные проекты и расставлять приоритеты Система стратегического управления должна позволить:

СТРАТЕГИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ: подсистемы Система сбалансированных показателей Ситуационный центр Результаты планирования, прогнозирования и моделирования ситуаций Анализ экономического состояния и результатов деятельности вуза Информация для внешних заинтересованных сторон Мониторинг внешней среды и отраслевой конкуренции Роли и защита от несанкционированного доступа ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ Хранилище бизнес-информации Транзакционные информационные системы ХРАНЕНИЕ И ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ СБОР ИНФОРМАЦИИ

Стратегические задачи Вуза Реализация продуктовой стратегии: долгосрочное управление портфелем программ и специальностей Реализация операционной стратегии: обеспечение эффективного использования преподавательских и научных кадров, площадей и других материальных ресурсов Реализация системы качественной и количественной оценки учебного процесса, научно-исследовательских работ и проектов развития Реализация географической стратегия вуза: развитие филиалов Реализация стратегии вертикальной интеграции: исследовательский университет, довузовское и дополнительное образование.

Возможности для руководителей: Реализация продуктовой стратегии: долгосрочное управление портфелем программ и специальностей Увязать КПД со стратегией и приоритетами по принципу «причина-следствие» Сбалансировать КПД по осям «краткосрочные – долгосрочные», «финансовые – нефинансовые», «ведущие – ведомые», «внешние- внутренние» Ограничить число отслеживаемых КПД до минимального. Один работник должен отвечать не более, чем за 3-5 показателей Обеспечить регулярное обновление КПД, чтобы реагировать на изменения Четко определить КПД и обеспечить общее понимание, что оценивается Превратить оценку факта и планирование в интегрированный процесс Увязать компенсации и вознаграждения с результативностью

Системы сбалансированных показателей (BSC) Стратегическая цель: Занять лидирующее положение на рынке образовательных услуг Стратегическая цель: Занять лидирующее положение на рынке образовательных услуг Финансовая перспектива Задачи Эффективное распределение и использование финансовых ресурсов Обеспечение достаточного финансового потенциала для поддержания и повышения качества образования Диверсификация финансового обеспечения Клиентская перспектива Задачи Качество обучения и сервиса соответствует ожиданиям студентов Признание образовательной и научной средой вклада университета в создание новых знаний Признание государством и обществом работы университета на благо страны Внутренние бизнес-процессы Задачи Улучшение качества образовательных услуг Создание эффективной системы формирования отчетности Вовлечение ППС в процесс учебного планирования Перспектива саморазвития Задачи Подбор и удержание высококвалифици- рованного персонала Открытие и развитие новых курсов и специальностей Повышение профессионального уровня сотрудников

Формирование системы ключевых показателей результативности вуза (KPI) Финансы Образовательныепрограммы Кадровый состав НИР Библиотека и информатизация Социальная сфера Обеспечивающиеподразделения

Процессный подход к анализу ГУ-ВШЭ Абитуриенты, родители Работодатели набор прием зачисление обучение «дипломи- рование» трудо- устройство учебно- метод. работа НИР, Полит. проекты Учреждения дальнейшего образования Обеспечивающие, хозяйственные и вспомогательные процессы Консультирование, информационная поддержка ФДП

Процессный поход и ФСА как основа концепции автоматизации ГУ-ВШЭ набор прием зачисление обучение «дипломи- рование» трудо- устройство учебно- метод. работа НИР, Полит. проекты наборКонсультирование, информационная поддержка Информационно-технологический ресурсный центр Кадровый ресурсный центр Финансово-бухгалтерский ресурсный центр Инфраструктурный ресурсный центр Функциональные подразделения Труд, Материалы Косвенные Труд, Материалы Косвенные Труд, Материалы Косвенные Труд, Материалы Косвенные Труд, Материалы Косвенные Выпуск $ Специальность А $ Специальность Б $ Группа Б1 $ Группа Б2 $ Иванов Б2 $ Петрова Б2 $ Сидоров Б2 $ $ $ $ $ $ $ $ $

Процессный поход и ФСА как основа концепции автоматизации ГУ-ВШЭ набор прием зачисление обучение «дипломи- рование» трудо- устройство учебно- метод. работа НИР, НИОКР наборКонсультирование, информационная поддержка Информационно-технологический ресурсный центр Кадровый ресурсный центр Финансово-бухгалтерский ресурсный центр Инфраструктурный ресурсный центр Функциональные подразделения Труд, Материалы Косвенные Труд, Материалы Косвенные Труд, Материалы Косвенные Труд, Материалы Косвенные Труд, Материалы Косвенные Выпуск $ Специальность А $ Специальность Б $ Группа Б1 $ Группа Б2 $ Иванов Б2 $ Петрова Б2 $ Сидоров Б2 $ $ $ $ $ $ $ $ $ Показатели процессов: Количественные измерители процесса: время (цикл) выполнения процесса: часов стоимость процесса:рублей Качественные измерители процесса: целесообразность:да/нет соответствие стандартам:да/нет

Целевая система управления КИС Стратегия развития и взаимодействия с подразделениями заказчиками Эксплуатация Планирование предоставления услуг Разработка и внедрение Административно- организационные вопросы Стандарты, бюджет SLA, ТЗ, регламент, план ИС, документация Пользователи КИС Показатели Услуги Пожелания Требования, финансирование Претензии Пожелания БП эффективности

Модель службы ИТ Процессы Пользователи Приложения Инфраструктура Услуги Организация Рекомендуемая архитектура КИС Эксплуатация КИС

Программная архитектура КИС

Спектр возможных решений разработчики решения «Университет» REDLAB COSINUS МФТИ СПбГУ ЛЭТИ ПГУ другие системы и ВУЗы … платформы поставщики Microsoft Oracle Informix Interbase … технологии Microsoft BizTalk MS Transaction Server Oracle 10i AS ProcessConnect IBM WebSphere J2EE, COM, DCOM, Web Services …

Уровни управления вузом Первый уровень Хаотичность и нестабильность - Хаотичность и нестабильность - Зависимость от личных качеств руководителя или небольшой группы единомышленников - Непоследовательность - Постоянная нехватка времени и сил - Отсутствие планирования Второй уровень Второй уровень - Рост устойчивости - Становление базовых процессов, основные процессы повторяемы и управляемы - Рост возможностей успешной реализации стратегических замыслов - Появляется оперативное планирование и контроль - Основные цели сопровождаются ключевыми показателями результативности Третий уровень Третий уровень -Формализованные процессы -Процессы документированы, стандартизованы и объединены в единый информационный поток - Возможность оперативного получения информации о качестве использования ресурсов и проведения анализа по основным аспектам управленческой деятельности - Постановка долгосрочных целей базируется в основном на показателях предшествующего периода (преобладает аналитический аспект) - Начинает развиваться управление корпоративными знаниями. Четвертый уровень Четвертый уровень - Приоритеты смещаются в сторону качества образовательного и научного продукта. Качество необходимо вузу для сохранения своей рыночной привлекательности своей доли рынка - Формируются внутривузовские стандарты, цель которых количественное измерение качества всех процессов - Стратегические планы получают количественную оценку. Принятия плановых решений опирается на явные знания, которыми обладает вуз - Стратегические и оперативные планы взаимоувязаны. Обратная связь делает возможным эффективное согласование между оперативным и стратегическим уровнем управления. Локальные, неинтегрированные программы коробочные или собственной разработки Частично- интегрированные функционально- ориентированные системы (1С, Парус, Галактика) Средние интегрированные системы (MBS Attain/Axapta, PeopleSoft) Крупные интегрированные системы (SAP R3, Oracle E-business Suite)

ERP-системы - затраты или инвестиции? Уровни организационной зрелости Первый уровень Второй уровень Третий уровень Четвертый уровень Годовой оборот вуза 10 млн. долл. 20 млн. долл. 30 млн. долл. ERP-системы могут стать стратегическими и эффективными инвестициями ERP-системы доступны по финансам, но избыточны по функциям ERP-системы могут оказаться «тяжелой ношей» для вуза Вузу необходимо сконцентрировать усилия на достижении стабильности и росте ?

Организационно- административ-ное обеспечение Управление наличнными и временно свободными средствами Администрирование командировокУправление основными средствами и недвижимым имуществом Система «Университет»: решения для высшей школы и научных исследований Управление исследованиями и грантами Планирование, заявление и предварительное присуждение Управление научными исследованиями Бухгалтерское обеспечени спонсируемых объектов Взаимодействи со спонсором Отчет перед спонсором и завершение проекта Материально- техническое обеспечение Управление договорными взаимоотношениями Управление процессом закупки Управление товарно- материальными запасами Управление платными услугами Управление парком транспортных средств Управление оборудованием и вспомогательными средствами Управление персоналом Администрирование персонала Расчет заработной платы Управление поощрениями и вознаграждениями Профессиональный рост и обучение Управление рабочим временем и отпусками Набор новых сотрудников Управление организационно- штатной структурой Управление документацией Поиск информацииЭлектронная подписьМониторинг документооборота Исполнение документооборота Определение папок и потока операций Академические и студенческие службы Материальнвя помощь Услуги студенческого городка Услуги библиотеки и средств массовой информации Обслуживание комнат и оборудования в общежитиях ПроживаниеАкадемическое консультирование и служба трудоустройства Преподавание и обучение УчебаПреподавание и контрольные мероприятия Управление личными счетами студентов Администрирование студентов Планирование учебных мероприятий, занятий и экзаменов Разработка учебных программ Управление свя- зями с основными клиентами Организационное развитие Обслуживание клиентов Управление продажамиМаркетинг продукта и управление маркетинговыми программами Исследование и анализ рынка Организационное управление Управление поступлением денежных средств Управлен- ческий учет Бухгалтер-ский учет и отчетность Исполне-ние бюджета Бюджет-ное плани- рование Информационное обеспечение принятия решений Стратеги- ческое управление Отрасле-вая от- четность Пример решения для ERP-системы

Ключевые факторы успеха реализации стратегии внедрения КИС Успешная реализация Четкие цели и рамки проекта Минимизация рисков Обучение пользователей Вовлечение сотрудников Измерение результативности проекта Участие руководства

Разработка Концепции и ТЗ КИС ГУ-ВШЭ Создание инфраструктуры ГУ-ВШЭ Разработка Техпроекта КИС Внедрение ERP ГУ-ВШЭ Разработка корпоративных и вспомогательных подсистем ГУ-ВШЭ Разработка Портала ГУ-ВШЭ ТС, сети, СУ ГУ-ВШЭ в филиалах ТС, сети, СУ ГУ-ВШЭ в Москве Разработка БП и ЭАР ГУ-ВШЭ Внедрение отраслевых подсистем ГУ-ВШЭ Разработка ИТ- стратегии ГУ-ВШЭ Основные направления развития проектов ИТ в ГУ-ВШЭ

Разработка корпоративной информационной системы ГУ-ВШЭ Основные принципы и подходы Москва-2003