Электронный Документооборот Год первый

Online Hiring Services 2 HeadHunter - IT компания, интернет портал по поиску и подбору персонала, рекламная, карьерная и образовательная площадка, динамичная в развитии, имеющая огромное количество контрагентов. Ежемесячный объем документов для Заказчиков составляет порядка 80 тысяч комплектов, не учитывая агрегированных платежей поступающих через расчетные центры. Понятно, что требуется высокая скорость обработки информации, поэтому компания стремится пользоваться новейшими технологиями, ищет новые способы автоматизации процессов. Переход на ЭДО рассматривается нами как путь к большей эффективности в работе, к росту и конкурентному преимуществу, оптимизации расходов.

Online Hiring Services 3 С изменением законодательной базы в 2012 году, вопрос о том использовать в компании электронный документооборот или нет, не стоял. Это было естественным, логическим продолжением уже автоматизированных электронных процессов. HeadHunter принял решение о переходе на ЭД относительно практически всех бумаг по Контрагентам, не только первичных бухгалтерских документов. Это дает прозрачность процессов, четкое разделение контрагентов на «Бумага» - «ЭД». Такое решение повлияло на масштаб изменений в компании, работа велась по нескольким направлениям: Изменение и оптимизация бизнес процессов в компании; Техническая реализация; Юридическая основа проекта; Обучение сотрудников, просветительская деятельность, маркетинговая активность.

Online Hiring Services 4 В процессе подготовки и реализации проекта были задействованы: Программисты и дизайнеры сайта; Технический отдел компании, отвечающий за внутренние коммуникационные и рабочие станции; Компания-поставщик, обслуживающий программное обеспечение 1С; Бухгалтерия; Служба поддержки продаж; Юридический отдел; АХО; Маркетинг. Примерный срок подготовки 1 квартал, без учета предварительного изучения законодательной базы. Компания использовала готовое техническое решение, предлагаемое на рынке, 1С – Такском. В течение всего года велись небольшие технические доработки систем, с учетом особенностей и видов деятельности компании, а также на основе полученного опыта работы с ЭД, с учетом практических кейсов, которые возникали при подключении и работе с ЭД.

Online Hiring Services 5 Учитывая, что компания приняла решения о привлечении Контрагентов к ЭДО в добровольном порядке, предполагалось, что HeadHunter будет соглашаться с любым набором документов в электроном виде, на который в данный момент готов согласиться Контрагент, в соответствии с его технической и психологической готовностью. Что получилось на практике? Все Контрагенты, перешедшие с HeadHunter на ЭДО согласились получать и поставлять документы в электронном виде по полному перечню, т.е. открытому списку документов. Это несомненно успех и приятное открытие!!!

Online Hiring Services 6 Предлагая Контрагентам переход на ЭДО, выявлено несколько особенностей: В рамках текущего законодательства не все Контрагенты имеющие желание перейти на ЭДО, имеют возможность воспользоваться такой системой обмена документами. Причины отказа: - Контрагент не может обработать информацию и выставить документы в установленный законодательством срок ( большое количество документов в последние дни месяца, например, по длящимся более одного отчетного периода услугам, компании с определенными видами деятельности, например, интернет –услуги, продажа товаров и услуг, учет которых осуществляется с помощью датчиков, например энергетика) ; - Контрагент не может учесть документы, датированные последним днем месяца, в периоде, в котором такие расходы имели место ( компания ведет учет по МСФО, внутренние положения компании, временные денежные потери ).

Online Hiring Services 7 -Контрагенты нарушают пункт 1 а) раздела II «Правила заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость» Приложения 1 к Постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 года 1137 по датированию счетов –фактур ( посредническая, рекламная, расчетные центры и др. виды деятельности ) «При составлении комитентом (принципалом) счета-фактуры, выставляемого комиссионеру (агенту), реализующему товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, а также при составлении в указанном случае комиссионером (агентом) счета-фактуры, выставляемого покупателю, указывается дата выписки счета-фактуры комиссионером (агентом). При составлении счета-фактуры комиссионером (агентом), приобретающим товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, указывается дата счета- фактуры, выставляемого продавцом комиссионеру (агенту). Порядковые номера таких счетов-фактур указываются каждым налогоплательщиком в соответствии с их индивидуальной хронологией составления счетов-фактур.» -Контрагент в силу отсутствия разъяснений, судебной практики, практики работы с налоговыми органами по предоставлению документов в электронном виде и отсутствию законодательных положений по определенным ситуациям, чувствует себя не уверенно (технические сбои, разные графики работы предприятий, несоответствие государственных календарей рабочего времени, )

Online Hiring Services 8 Все причины, кроме последней, существуют и на бумаге и в ЭДО. Но ЭДО дает полную прозрачность процессов и именно это не позволяет компаниям перейти на данный вариант обмена документами, в то время как при наличии этих же проблем при бумажном документообороте, данные нарушения не вскрываются. Возможное решение проблем: - Увеличение сроков выставления документов; - Разрешить (на усмотрение налогоплательщика) учитывать хозяйственную операцию либо в том отчетном периоде, в котором она имела место быть, либо в периоде получения документа по данной операции. Прорабатывая проект перехода на ЭДО, HeadHunter столкнулся с последней причиной по отсутствию разъяснений и с некоторым количеством юридических и практических вопросов, на которые в полной мере однозначного решения в законодательной базе найти не мог. Пришло понимание о необходимости зафиксировать дополнительно некоторые положения и условия работы с ЭД. В результате этой работы был составлен проект Соглашения об использовании ЭД.

Online Hiring Services 9 На практике такой документ дает возможность тестирования между Контрагентами своего ПО на предмет работоспособности и совместимости технических средств, определяет момент перехода от тестового периода к рабочему, поясняет порядок выставления документов в случае технических сбоев, разных календарей работы предприятий, определяет перечень документов, предаваемых по электронным каналам связи и др. моменты. Подписывая такое Соглашение, у Контрагента в основном снимается ряд проблем, в результате чего решается вопрос по переходу на ЭДО не только в отношении первичных документов, но и отношении других юридически значимых документов.

Online Hiring Services 10 Чего многие контрагенты боятся? -Разные системы бухгалтерского учета -Отсутствие роуминга между операторами связи При наличии разных систем бухгалтерского учета возможно множество вариаций решения данной проблемы, при этом необходим больший период подготовки и тестирования при обмене электронными документами. HeadHunter имеет контрагентов, пользующихся другими операторами связи, на практике отсутствие роуминга не является препятствием к обмену ЭД. Для этого можно открыть личный кабинет на сайте оператора связи, которым пользуется Ваша компания для передачи отчетности, указать в нем имеющийся сертификат (он может быть выдан любым удостоверяющим центром), и уже через личный кабинет возможно получать ЭД.

Online Hiring Services 11 Так летают наши документы! Спасибо за внимание ! Сплошной восторг!