Дисциплина : «Экономическая информатика» Лекция 11. Проектирование реляционных баз данных в среде MS Access РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ Доктор технических наук, профессор Павлов Алексей Николаевич

Тема лекции: Тема лекции: Работа с таблицами в среде MS Access, управление связями Вопросы к экзамену: 1.Режимы создания таблиц в Access Удобства и недостатки работы в режиме «Таблица». 2.Форматирование данных в полях таблицы. Характеристики типов данных. 3.Импорт данных и объектов в таблицы. Правила установки связей между таблицами.

Режимы работы с базой данных в Access Создание таблиц Заполнение таблиц данными Разработка типовых запросов Разработка форм для отображения результатов поиска информации Разработка интерфейса пользователя 1. Проектировочный (конструктор) – создание и модификация объектов базы данных

Таблица – базовый объект в Access ТАБЛИЦА. Это объект, используемый для непосредственного хранения данных. Каждая таблица содержит сведения об определенном предмете. СотрудникиОтделКомнатаТелефон Иванов С.М.Маркетинг Кузнецова Л.И.Доставка Васин Г.Н.Бухгалтерия Яковлева Н.К.Бухгалтерия Иванов П.В.Маркетинг Суханова О.А.Канцелярия Аристова Т.Е.Бухгалтерия Поля (столбцы). В полях хранятся различные типы данных Записи (строки)

Виды отношений в реляционных базах данных Связь между таблицами определяет отношение подчиненности, при котором одна таблица является главной (родительской или мастером), а вторая – подчиненной (дочерней или детальной). Саму связь (отношение) называют связь «главный- подчиненный», или «родительский-дочерний», или «мастер-детальный». Отношение «Один-к-одному» означает, что записи в главной таблице соответствует одна запись в подчиненной таблице Отношение «Один-ко-многим» означает, что одной записи главной таблицы в подчиненной таблице может соответствовать несколько записей.

Отношение «Многие-ко-многим» Отношение «Многие-ко-многим», когда одной записи главной таблицы может соответствовать несколько записей подчиненной таблицы и одновременно одной записи подчиненной таблицы – несколько записей главной таблицы. Например, при планировании занятий в институте, необходимо иметь таблицы с информацией о номерах аудиторий, номерах учебных групп, наименований дисциплин. Т.к. в одной аудитории может заниматься несколько групп по одной дисциплине (лекция), а одна группа может заниматься в разных аудиториях (занятия по иностранному языку)

Концептуальная модель предметной области Объектом моделирования является предметная область будущей системы. Цель создания модели – выделить сущности (классы однотипных объектов), т.е такие объекты, которые имеют логические связи между данными. Сущность – это уникальное имя типа. Решение такой задачи сводится к логическому объединению данных в отдельные таблицы и сведения числа хранимых в БД отношений к минимуму. Поэтому разработчика интересуют только те поля, которые должны присутствовать в БД, а не сами данные. Се ме ст р СтудентГод р. ДисциплинаПрепод.Вид.ОценкаГруппа Имя БД «Сессия» Имея перечень полей, необходимо выделить таблицы, отвечающие требованиям заказчика Студенты Сводная ведомость Учебный план Преподаватели

Нормализация ID План ID Дисциплина Семестр Форма отчетн. ID Преподават Нормализация – это разбиение внутренних отношений на два или более отношений, обладающих лучшими свойствами при включении, обновлении и удаления данных. Окончательная цель нормализации сводится к получению такой БД, в которой каждый факт появляется лишь в одном месте, т.е. исключается избыточность информации и ее противоречивость. ID План Дисциплина Семестр Форма отчетн. ID Преподават Пример декомпозиции сущности «Учебный план» на две таблицы «Дисциплина» и «Учебный план» Учебный план Дисциплина Студенты Сводная ведомость Учебный план Преподаватели Дисциплина

Результирующие сведения, которые хранятся в отдельных таблицах по поставленной задаче Студенты ФамилияГод рожд Группа Алферова Маркелов Сафина Преподаватели ФамилияПредмет ДанчулМатематика ПавловИнформатика СафоноваМатематика Дисциплина КодНаименование 12Математика 23Информатика Учебный план НомерСеместрВид 11Математика 22 31Информатика 42 Сводная ведомость ДисциплинаСтудентОценкаДата сдачи Информатика1зачет Математика2Отл Математика3зачет Информатика4Хор

Режимы создания таблиц в СУБД Access Структура хранения данных в СУБД Access Название таблицы Наименование поля (Столбец) Формат данных Значение данного Ключевое поле Количество полей (столбцов) Количество записей (строк) Вид связи Объект ТАБЛИЦА является основой построения базы данных. Таблицы имеют одинаковую структуру, что позволяет во время эксплуатации базы данных, вносить добавления и изменения в любой элемент таблицы. Кроме того, средства для работы с таблицами представляют программные модули, которые позволяют автоматизировать процессы создания таблиц, наполнения данными и их обработку. Режим - Таблица Режим Конструктор

Создание таблицы путем ввода данных Удобства использования режимаНедостатки работы с режимом -Таблица создается непосредственно в том виде, как ее задумал автор. - Легко корректировать наименования полей и их место в таблице. - Нет необходимости задавать форматы атрибутов полей. - Легко расширять таблицу путем добавления новых наименований полей и дополнительных строк. - Можно передавать таблицу и данные в приложения MS Office. -Нерациональный расход памяти для хранения данных. - Нет возможности ввода списков для выбора необходимых значений для типовых атрибутов. - Сложно задавать свойства полей. - Нет возможности вводить вторичный ключ и индексные поля. - Отсутствует режим добавления объектов. Пример

Возможности режима конструктор Создавать наименования полей таблицы Назначать тип данных Изменять свойства полей Вводить комментарии Добавлять поля Редактировать наименования полей Создавать первичный ключ в таблице

Характеристика типов данных БД Access Каждый атрибут сущности имеет собственное значение. Представление конкретных сведений определяется типом данных. Тип данных определяет способ представления значений в памяти, и соответственно множество стандартных операций (примитивов) преобразования этого значения. Тип данныхИспользованиеРазмер Текстовый (Text)Алфавитно-цифровые данныеДо 255 байт Поле МЕМО (Memo)Абзацы, тексты, предложения, таблицы кодировок с символами Не более символов Числовой (Number)Определяет вид числа целое или с десятичной точкой после запятой 8 /16 байт Дата/время (Date/time)Используется для хранения календарных дат или значений времени 8 байт Счетчик (AutoNumber)Специально предназначен для автоматической генерации первичного ключа 4 байта Поле объекта OLE (Ole Object) Позволяет хранить такие сложные данные, как рисунки, звуковые файлы, диаграммы До 2 Гбайт Логический (Boolean)Используется для хранения значений вида «истина/ложь» 1 бит

Тип данных - ВЛОЖЕНИЕ Этот тип данных позволяет добавлять в поле несколько файлов, находящихся в различных форматах. Например, Web-страницы, рисунки, программные приложения, библиографические справки и т.п. Размер каждого файла не должен превышать 256 Мбайт, а общий объём вложений не должен превышать 2 Гбайт. Пополнение поля осуществляется в режиме Таблица, для этой цели используется стандартное окно. Файлы находятся вне базы данных, для их просмотра устанавливается связь из атрибута данных таблицы. Для того, чтобы создать поле с вложением, необходимо: 1.Войти в режим - Таблица 2.Щелкнуть правой кнопкой мыши по свободному наименованию для поля 3.Отметить тип поля – Вложения 4.Переименовать поле Открываем БД

Тип данных OLE (Object Linking and Embedding) Поле объекта OLE (OLE object) содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта OLE не указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные приложениями. Например, он позволяет внедрить текстовые файлы в качестве объектов в таблицы Access. В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Это позволяет обойти основное ограничение реляционных баз данных, которое требует, чтобы в каждом поле хранились данные только одного типа. Вставка в поле рисунков и других приложений осуществляется командой: Вставить объект Отличием выбора встраивания объекта в атрибуты базы данных является то, что: -Режим «Создать новый» позволяет встраивать приложение, в котором можно будет работать; -Режим «Создать из файла» позволяет подключить уже готовый файл, а затем с ним проводить работу. Пример

Взаимодействие пользователя с полем OLE Просмотр объектов можно осуществлять непосредственно в режиме Таблица, для чего надо дважды щёлкнуть по необходимой ячейке таблицы. В таблице отображение объектов будет выглядеть в виде их описания. То, что вставлено в поле OLE, можно открыть двойным щелчком мыши, и внести изменения в этот объект. Изменения можно осуществить только, когда это поле отображено в объекте Форма.

Импорт таблиц для базы данных 1. Путём ввода данных -Нет возможности ввода списков для выбора необходимых значений для типовых атрибутов. - Сложно задавать свойства полей. 2. Импортировать готовую таблицу из Excel -Проблема установки связи между Excel и Access, что приводит к расхождению данных в таблицах - Требуется операция согласования форматов между таблицей с другими таблицами базы данных Пример При выборе этого переключателя в базе данных появится таблица с форматом данных, как они были представлены в Excel При выборе этого переключателя в базе данных появится таблица с форматом данных, которые присваивает система Access. Правка данных возможна только в таблице Excel

Контроль данных при вводе в базу данных Маска ввода В Access существует возможность ввода данных в определённом формате. Для этого соответствующему полю необходимо задать маску ввода, определяющую формат вводимой информации. Существует перечень специальных символов для определения маски ввода, применение которых, во многом упрощает работу пользователя при вводе информации в таблицы или при создании запросов на поиск необходимых сведений в базе данных. Символ маски Описание 0 В данную позицию должна быть введена цифра. Знаки плюс (+) и минус (-) не допускаются 9 В данную позицию должна быть введена цифра или пробел. Знаки плюс (+) и минус (-) не допускаются #В данную позицию должна быть введена цифра, пробел, знаки плюс (+) или минус (-) LВ данную позицию должна быть введена буква ?В данную позицию может быть введена буква или пробел AВ данную позицию должна быть введена буква или цифра aВ данную позицию должна быть введена буква, цифра или пробел &В данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел