Управление учебным заведением с помощью системы «1 С : Колледж »

Сущность управления Лучше всего раскрывает модель Деминга или цикл PDCA ( «Plan-Do-Check-Act» - планирование - действие - проверка - корректировка ) В теории управления замкнутая цепочка « принятие решения организация выполнения контроль за процессом выполнения обратная связь для корректировки решения или процесса выполнения » называется циклом управления, а ее звенья образуют этапы цикла.

Постановка целей Выработка и установка целей на уровне организации исходный пункт работы всего учреждения. Но цели предприятия неоднородны, зачастую неочевидны, и между ними, в свою очередь, существует определенная иерархия. В теории отправным пунктом постановки целей предприятия является формирование бизнес - идеологии : миссии предприятия, ценностей, ориентиров и принципов ведения деятельности. Для государственных предприятий проще – миссия учреждения определена учредителем. При этом руководство получает возможность определить направление развития и поставить цели этого развития. В учебном заведении цели могут быть поставлены : Государством Учредителем Руководителем организации или подразделения Советом или комиссией Сотрудником

Цели в 1 С : Колледж Приказы Протоколы заседаний Планы сотрудников Стратегический план

Принятие решений и планирование Этап неоднороден, так как он включает в себя планы разных уровней : стратегические, оперативные, тактические или текущие. Принятие решений на каждом из уровней имеет свои принципиальные особенности. Этот этап предполагает создание структуры планов ( бюджетов ) предприятия с характерными для каждого плана ( бюджета ) показателями и методами их получения прогнозирования или планирования. Первым идет стратегическое планирование. Стратегический план развития это логическое продолжение концепции развития учреждения, своего рода переложение миссии на язык долгосрочных планов (3-5 и более лет ) с учетом наличных рыночных условии. Можно использовать и более простую формулировку : стратегическим считается план мероприятий по достижению целей, поставленных перед организацией на долгосрочный период. Цели краткосрочного периода, которые фактически служат тактическим средством достижения долгосрочных задач, это рост организации, захват определенной доли рынка или, в особых случаях, выход из кризиса. Формулировка любой цели должна отвечать так называемому критерию SMART, т. е. цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, взаимоувязанной ( с другими целями, способами достижения, обстоятельствами и т. д.), а также имеющей временные границы. Цели любого временного горизонта могут быть количественными или качественными, а также экономическими или неэкономическими. Но в любом случае количество целей верхнего уровня должно быть небольшим.

Планирование в 1 С : Колледж Протоколы заседаний Планирование мероприятий Планы работы сотрудников Рабочие учебные планы Формирование нагрузки Шаблон расписания План приема Маркетинговые мероприятия Планирование аудитов, план аудита Стратегический план

Исполнение Исполнение, подобно планированию, также подразделяется на две части : 1. исполнение, ориентированное на длительное приспособление организации к условиям среды. Оно предполагает : создание и / или изменение организационной структуры предприятия ; первоначальное распределение обязанностей среди персонала и внесение изменений ; постановка бизнес - процессов ; 2. исполнение в текущем периоде, которое предполагает управление организацией и сложившихся рамках. Оно включат в себя : отбор, обучение и оценку деятельности персонала ; собственно организацию текущей деятельности.

Исполнение в 1 С : Колледж Приказы Протоколы заседаний Выполнение работ сотрудником Повышение квалификации, аттестация Различные списки и справочники Выполнение педагогической нагрузки Ведомости, направления на пересдачу, электронный журнал, регистрация посещаемости Проведение мероприятий, смотры Анкеты абитуриентов, рейтинги абитуриентов Отчет об аудите …

Контроль Под контролем понимается система наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния управляемого объекта, реализуемая со следующими целями : Оценка обоснованности и эффективности принятых управленческих решений. Оценка результатов реализации этих решений. Выявление отклонений в функционировании объекта : от принятых решений, от установленных правил и норм. Разработка мер по преодолению выявленных отклонений. Разработка мер по корректировке управленческих процессов с целью профилактики деструктивных отклонений. Устранение препятствий для оптимального функционирования объекта. Таким образом, контроль является процессом, обеспечивающим достижение системой поставленных целей путём сравнения фактического состояния системы с желаемым.

Методы контроляКак может помочь программа Наблюдение ( общее ознакомление с состоянием деятельности объекта ) Просмотр журналов документов, выборочное открытие Проверка ( основные вопросы деятельности, проводится на месте с использованием отчетных и других документов для выявления нарушений и устранения их последствий ) Просмотр отчетов, анализ показателей, динамика изменения показателей Обследование ( производится в отношении отдельных сторон деятельности и опирается на более широкий круг показателей, что принципиально отличает его от проверки. При обследовании используются такие приемы, как опрос и анкетирование ) Просмотр отчетов, анализ показателей, динамика изменения показателей Анализ ( проводится на базе текущей или годовой отчетности и отличается системным и пофакторным исследованием ) Просмотр отчетов, анализ показателей, динамика изменения показателей Ревизия ( основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, статистической отчетности, фактического наличия ценностей ) Просмотр отчетов, анализ показателей, динамика изменения показателей, просмотр журналов документов, проверка документов, правильности и полноты их заполнения Методы контроля

Анализ Для оценки исполнения плана и корректировки последующих бюджетов и плана, а зачастую и политики учреждения. Для оценки качества планирования В «1 С : Колледж » аналитические и план - фактные отчеты : Итоги приема, 76- КД - с Анализ жалоб Анализ предупреждающих и корректирующих действий Анализ результатов работы ГАК Анализ контингента, анализ успеваемости и посещаемости План - фактный анализ нагрузки План - фактный анализ мероприятий План - фактный анализ трудоустройства План - фактный анализ работы сотрудника, ЦМК Анализ заседаний Отчет самоаттестации …

Формирование управленческого воздействия На этом этапе происходит подготовка последующих действий, которые будут направлены на достижение поставленных целей с учетом возникших отклонений. Попросту говоря, руководители компании в ходе анализа увидели отклонения факта от плана ( прогноза ), выявили их причины, оценили ситуацию и на этом этапе начинают генерировать соответствующие управленческие решения. В 1 С : Колледж Приказы Протоколы заседаний

Корректировка планов Проведение корректировки планов, а в отдельных случаях и целей компании, является завершением цепи обратной связи и управленческого цикла вообще. На управленческих решениях предыдущего этапа корректируются планы как оперативные, так и стратегические, И цикл управления начинается заново.

Основные направления деятельности руководителя учебного заведения Направление деятельности руководителя Реализация в 1 С : Колледж Приемная кампания + Производственное обучение + Учебная работа + Методическая работа + Воспитательная работа + Экономика и бухгалтерияЧастично Кадровая работаЧастично Система менеджмента качестваРеализовано в редакции 1.2 Административная работаЧастично Хозяйственная работаЗапланировано в версии ПРОФ Дополнительное образованиеЗапланировано

Преимущества работы в программе Информация « под рукой »: Нет необходимости запрашивать данные Всегда доступна Быстро За любой период ( если он конечно же есть в базе данных ), статистика, динамика. История, быстрая подготовка « неожиданных » отчетов, « разбор полетов » С нужной степенью детальности и возможности расшифровок, до документа

Рабочий стол директора ЗакладкаВозможности СтудентыАнализ численного состава ( специальности, формы обучения, виды финансирования ) Учебные группыКоличество групп, студентов в группах, общие успеваемость, посещаемость, нагрузка СтудентИнформация по конкретному студенту РасписаниеКто, где в конкретный момент времени, расписание на заданную дату Приемная кампанияХод приемной кампании, анкеты абитуриентов, аналитические отчеты СотрудникиПеречень и состав ПЦК, список сотрудников, отчеты по анализу работы ПЦК и сотрудников МероприятияКалендарь мероприятий с выходом в конкретное мероприятие ДокументыПриказы и протоколы заседаний

Версия для iPad Использование в дороге, вне учреждения Ограниченный набор функций Переработка интерфейса под управление пальцами В версии ПРОФ

Досье студента Общие сведения Контактная информация Кадровая информация Сведения по воспитательной части Сведения об успеваемости Сведения по посещаемости Сведения о семье Расписание