Процессный подход в управлении предприятием
ДА-ДА, Я ЧТО-ТО СЛЫШАЛ… Термин «процессный подход» сегодня достаточно часто используется представителями делового сообщества. Бизнес-процессы существуют! внутри каждой организации, вне зависимости от того, какой продукт или услугу она производит, является коммерческой или бюджетной. Процессами необходимо управлять!!! уметь их выделять; описывать (моделировать) с помощью современных стандартов и программных средств; анализировать показатели их эффективности; совершенствовать и оптимизировать их при необходимости.
СИТУАЦИЯ СЕЙЧАС В большинстве организаций, внутреннее состояние можно охарактеризовать следующим образом: не всегда понятно, кто отвечает за результат процесса; громоздкая и неэффективная организационная структура; топ-менеджеры перегружены текучкой; бизнес-процессы не формализованы и не описаны; у сотрудников отсутствует мотивация учиться, перенимать лучший опыт и внедрять его на практике.
МОТИВИРУЮЩИЕ ФАКТОРЫ По своему опыту мы наблюдаем следующие объективные факторы, мотивирующие руководителя или владельца компании к внедрению процессного подхода: Территориальная разделенность компании. Удобнее и оперативнее обмениваться документами в электронном виде. Резкий рост количества операций на фоне стагнирующей производительности персонала и снижения качества. Подготовка компании к приходу инвестора или к продаже предприятия. Наличие примеров успешных внедрений процессного подхода в других предприятиях (партнерах, клиентах, конкурентах). Начало нового значительного проекта, при управлении которым руководству требуется обеспечить четкий контроль. Повышение уровня бизнес-образования руководителя - желание применить знания современных технологий на практике.
КОМУ НУЖНЫ ПРОЦЕССЫ в своей компании – грамотно выстраивать все бизнес-процессы!!! Итак, если вы, как руководитель, собственник или коммерческий директор, начинаете осознавать, что в вашей компании назревают определенные трудности с ростом продаж, с ростом прибыли, с увеличением штата сотрудников, а конкуренция усиливается с каждым днем, то однозначно пришло время наводить «порядок»
БИЗНЕС – ПРОЦЕССЫ. ВИДЫ Бизнес-процесс - это целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующая ряд данных на входе в ряд данных на выходе (товары или услуги), представляющих ценность для потребителя. Основные процессы Основные процессы – имеют непосредственное отношение к продукту (услуге), добавляют продукту (услуге) кроме стоимости еще и ЦЕННОСТЬ для потребителя. Процессы обеспечения Процессы обеспечения– обеспечивают деятельность основных процессов, добавляют продукту (услуге) СТОИМОСТЬ для потребителя. Процессы управления Процессы управления - процессы, которые управляют функционированием системы. В общем виде бизнес-процессы компании принято делить на основные, процессы управления и процессы обеспечения (вспомогательные).
Входы процесса объекты (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата бизнес-процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса. Это может быть информация (документы, файлы), финансы, сырье, материалы, персонал. Управление процесса - как правило информация, которая определяет правила преобразования входов в выход. БИЗНЕС – ПРОЦЕССЫ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ Механизм процесса - то, что преобразует вход в выход. Механизмами, как правило, являются сотрудники (структурные подразделения) организации, оборудование, инфраструктура, среда, программное обеспечение, необходимое для выполнения бизнес-процесса. Выходы процесса могут быть все те же элементы, что и на входе, но уже преобразованные в определенное состояние в результате выполнения процесса. Поставщик процесса субъект, предоставляющий входы (ресурсы) для выполнения процесса. Потребитель процесса субъект, получающий и использующий выходы (результаты) процесса.
БИЗНЕС – ПРОЦЕССЫ. ИЗМЕРЕНИЕ Показатели процесса количественные и/или качественные параметры, характеризующие процесс и его результат. Показатели эффективности процесса (ПЭ) параметры процесса, характеризующие взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами. качество количество время деньги легкость в использовании Владелец процесса – это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, несущий ответственность за результат процесса и совершенствующий его. Цель – это выраженный количественно показатель, к которому должен стремиться владелец процесса путем управления и улучшения процесса.
ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОД Соединенные воедино бизнес- процессы образуют карту деятельности компании, где выходы одного процесса образуют часть входов следующих процессов. Процессный подход – управление функционированием процессов внутри предприятия в условиях их взаимодействия друг с другом с учетом влияния их друг на друга, подразумевая совокупность их как единого целого – системы. описание бизнес-процессов (предполагает создание комплексной графической модели деятельности компании «как есть»); анализ бизнес-процессов (является переходным этапом между описанием модели деятельности компании «как есть» и созданием модели «как должно быть»); оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов (предполагает создание модели бизнес-процессов «как надо»); автоматизация бизнес-процессов.
БИЗНЕС – ПРОЦЕССЫ. ОПИСАНИЕ В процессе описания выясняется истинная процедура протекания процесса и проблемные места. Информация о процессе зафиксирована и одинаково понятна для всех участников процесса. Информация о процессе заносится на один из носителей (бумажный или электронный). Описание процесса позволяет четко разграничить сферы ответственности между сотрудниками. Описанный процесс позволяет увидеть движение документов, товарных ценностей в организации. Описанный процесс позволяет определить наиболее значимые ресурсы для организации и степень их использования. Четко описанный процесс позволяет поставить конкретные цели для его измерения.
Подготовки аналитической платформы для разработки бизнес-модели «как должно быть», т.е. для оптимизации бизнес-процессов. БИЗНЕС – ПРОЦЕССЫ. АНАЛИЗ Выявления «узких мест» существующих бизнес-процессов. Установления полноты и соответствия «входов» и «выходов» всех бизнес- процессов. Определения функций, которые дублируются различными подразделениями, сотрудниками в модели «как есть». Выявления реальных показателей продуктивности и эффективности исполнителей и владельцев бизнес-процессов – KPI. Установления наиболее затратных в финансовом и денежном выражениях бизнес-процессов, действий. Осуществления независимого тестирования модели и выявление ключевых отклонения в запланированных показателях продуктивности и эффективности сотрудников.
БИЗНЕС – ПРОЦЕССЫ. ОПТИМИЗАЦИЯ Создание нигде не используемой информации. Отсутствие информации, необходимой для выполнения процесса. Отсутствие регламента поступления информации по процессу. Использование в процессе документов, не имеющих определенного источника происхождения. Ошибка интерфейса. Несмотря на то что все процессы компании уникальны, можно выделить наиболее типичные ошибки, присущие многим компаниям: Оптимизация - это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, не угрожают существованию предприятия, и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях. Реинжиниринг - коренная перестройка ключевых бизнес-процессов организации. Это полный отказ от существующих принципов организации ключевых бизнес-процессов и замена их на кардинально новые.
БИЗНЕС – ПРОЦЕССЫ. АВТОМАТИЗАЦИЯ избавиться от ручного выполнения рутинных, однообразных операций, повысить скорость обработки и передачи информации сформировать единое информационное пространство для отдельных подразделений или всего предприятия в целом. Автоматизация бизнес-процессов на предприятии - это внедрение программно-аппаратного комплекса, который совместно с новыми правилами выполнения типовых процедур обеспечивает качественное повышение уровня работы предприятия. Автоматического получения запрограммированных документов, отчетов, сводов. Повышения качества работы с базами данных - точность, полнота, скорость, непротиворечивость. Приведения подразделений или всего предприятия в единый комплекс, связанный ежедневным стандартизированным документооборотом и информационно-нормативной базой.
РЕЗУЛЬТАТЫ ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ Рост производительного использования времени и ресурсов %. Ускорение процесса и качества поиска информации ~ в 2 раза. Точность подачи информации и четкое распределение доступа к корпоративной тайне. Укрепление независимости деятельности компании от текучести кадров на 50-75%. Ускорение процесса интеграции новых сотрудников и гармоничное развитие персонала. Вертикальная и горизонтальная интеграция процессов. Сокращение времени принятия обоснованного решения – втрое. Снижение затрат на оперативные расходы до 50%. Полная прозрачность действий сотрудников – контроль до 85% процессов организации.
2.Создание рабочей группы из квалифицированных специалистов, обладающих необходимыми знаниями - методиками внедрения процессного подхода. Специалистов необходимо обучить из имеющихся резервов, либо пригласить со стороны. Количество человек в рабочей группе зависит от масштабов деятельности компании (минимум, как правило: руководитель проекта и ведущий специалист со 100 % загрузкой). 3.Рабочая группа должна быть обеспечена помещением, компьютерным оборудованием, связью, канцелярскими принадлежностями и прочим. 4.Финансовые затраты: помимо затрат на заработную плату и организацию рабочих мест специалистам рабочей группы, затраты на услуги консалтинговой фирмы рассчитываются индивидуально, исходя из масштабов деятельности предприятия, а также количества сотрудников компании для обучения. 5.Временные затраты на внедрение процессного подхода также рассчитываются индивидуально (от 6 месяцев). 1.Время собственников и руководителей предприятия. Они должны запастись терпением и желанием длительное время активно участвовать в проекте. РЕСУРСЫ ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ
СТОИТ??? ИЛИ ПУСТЬ ВСЕ БУДЕТ КАК ЕСТЬ Чтобы успешно внедрить процессный подход, руководители компании должны четко понимать, в чем заключается процессное управление, и почему такой подход эффективен. Если руководитель в принципе не готов к переменам (иногда существенным) в своей Компании, то работа по описанию и внедрению системы бизнес-процессов будет для него тяжким бременем.
ЧЕМ МЫ МОЖЕМ ВАМ ПОМОЧЬ? Основной объем работ по выполнению Проекта внедрения процессного подхода выполняют профессиональные бизнес-консультанты нашей компании! проводит диагностику системы управления организации; представляет методику разработки и внедрения процессного подхода; обучает сотрудников методам управления процессами; проводит аттестацию сотрудников; предоставляет типовые формы документов для разработки процессного подхода; контролирует деятельность рабочих групп; обеспечивает сотрудников необходимыми рекомендациями по разработке и внедрению процессного подхода; проводит аудит. Бизнес - консультант участвует в Проекте следующим образом:
Руководитель - Раков Александр Геннадьевич , г. Томск, ул. Сибирская, 29/1 Телефон: (3822) Web: Вы можете обратиться к нам в офис по телефону или , либо заполнить форму обратной связи у нас на сайте. Наши консультанты обязательно свяжутся с Вами. НАШИ КОНТАКТЫ