Онлайн-форум «Действенные способы быстрого и безболезненного закрытия годовой отчетности» 1 Что поможет вовремя собрать необходимые закрывающие документы

Выступает Подзорова Яна Тел.: +7 (916) Финансовый директор ГК МОНБЛАН 2

Составление плана 1.Варианты составления отчетности 2.Определение цели и постановка задачи 3.Меры по улучшению процесса сбора документов 3

4 1.Варианты составления отчетности Большинство компаний сталкиваются с проблемой сбора и проверки документов при составлении отчетности. Есть несколько вариантов закрытия периода, когда не полностью собранные документы не будут проблемой. Во-первых, это метод создания временных начислений, которые в большей или меньшей степени отражают факты хозяйственной деятельности, при этом используются допущения и оценки. Впоследствии временные операции сторнируются и заменяются на документально подтвержденные записи. Второй способ - учет и проведение операций по факту получения документов. Тут есть существенные минусы. 1 - отказ в вычете НДС, так как документ может относиться к другому периоду. 2 - Расходы не учитываются в периоде, в котором они были понесены. 3 - искажаются данные о финансовом положении компании, особенно, если доходы или расходы распределяются по периодам неравномерно. Планирование и оценка обязательств становятся более трудоемкими.

1. Варианты составления отчетности 5 Чтобы максимально учесть все требования – и бухгалтерского, и налогового, и корпоративного учета - используется третий, наиболее трудоемкий способ - сбор всех документов, относящихся к отчетному периоду. Тут необходимо разделить виды учета: налоговый, бухгалтерский и управленческий. Суть одна, но способы реализации разные. Если мы говорим про бухгалтерский учет, то использование оценочных резервов и обязательств помогает показать практически полную картину, не имея первички. Для налогового, особенно для НДС,требуется полный пакет документов. При составлении управленческой отчетности достаточно следовать корпоративной политике и стандартам составления отчетности как правило это МСФО- IFRS, US- GAAP, реже J-GAAP либо просто корпоративные стандарты. На практике чаще используют комбинацию методов.

6 2. Определение цели и постановка задачи Наша задача - рассчитать собственные силы и прийти к реализуемому на практике и наиболее приемлемому варианту. Для этого требуется: -понимание сроков, когда документы должны быть у бухгалтеров -сколько времени потребуется на проверку и обработку -с кем из поставщиков возникают проблемы в получении документов, причины таких проблем -варианты получения документов (почтой, курьером, в электронном виде) -анализ, подготовка списка контрагентов/документов либо подготовка временной проводки при необходимости с разбивкой по статьям затрат и суммам

7 2. Определение цели и постановка задачи Например, если мы готовим сразу несколько видов отчетности, чаще всего корпоративная идет перед бухгалтерской, то для каждого вида можно предусмотреть свои правила. Поэтому нужно хорошо проанализировать требования и шаги, исключая поэтапно лишнее либо усовершенствуя имеющееся: -предусмотрено ли проведение документов без оригиналов -предусмотрено ли отклонение корпоративной отчетности от бухгалтерской при условии использования временных начислений -в случае годового отчета, есть ли практика предоставления второй версии отчета после получения всех необходимых документов по году -свериться с графиком проведения аудита (внутреннего, внешнего)

8 3. Меры по улучшению процесса сбора документов Так что же мы можем сделать для своевременного сбора документов? Ведь многие компании закрывают период на 3 рабочий день и иметь все документы практически невозможно. 1. Наличие регламента 2. Договоренности с контрагентами 3. Обучение и подготовка персонала, работающего с документами

9 3. Меры по улучшению процесса сбора документов 1.Наличие регламента В нем должны быть установлены: -сроки сбора документов, возможно, этапы -ответственные лица, например, инициатор счета/оплаты и т.д. при разовых поставках -в каком виде принимаются документы (только оригиналы или эл. копии) -день или дата, когда процесс проведения операции приостанавливается для формирования отчетности (дата закрытия периода)

3. Меры по улучшению процесса сбора документов 2. Договоренности с поставщиками На практике можно письменно в виде просьбы оповестить поставщиков о необходимости предоставления документов именно вам. Как вариант, отправить в электронном виде при невозможности именно к таким поставщикам заказать доставку документов курьерской почтой. 3. Обучение персонала, работающего с документами либо заказывающих товары, работы, услуги Персонал должен быть уведомлен о процедуре, возможно, вы должны обеспечить всех участвующих в процессе сотрудников актуальными реквизитами для выставление изначально правильно заполненных документов

3. Меры по улучшению процесса сбора документов В случае, если есть особые требования к пакету предоставляемых документов, важно иметь список для поставщиков и обучить персонал проверять этот список, чтобы впоследствии это не стало препятствием для принятия документов к учету. Особенно это актуально, если поставки разовые, и после получения товара бывает трудно найти ответственное лицо и контакты поставщика для получения дополнительных документов либо внесения исправлений.

12 Лучше изначально потратить больше времени на формирование и отлаживание процесса, чем каждый раз сталкиваться с одними и теми же проблемами.

Спасибо за внимание! 13