Эффективная интеграция физического и электронного архива предприятия. Эффективные технологии современного архива

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN Информационное окружение Комплексное окружение – Множество видов и форматов – Распределённая архитектура – Вы тратите драгоценное время на поиск документов -15% рабочего времени; – по статистике около 10% данных не могут быть найдены в нужные сроки 2 Неконтролируемый рост количества документов и информации Документы созданные, отсканированные и копированные 2008 ~ 160 EBs 2012 ~ 1,000 EBs 6-кратный рост за 4 года

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN Установить контроль и создать порядок ! 3 Физические данные Цифровые данные Цифровые данные Неструктурированные данные Упорядочённые данные

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN ИНФОРМАЦИОННАЯ ЭНЕРГИЯ Бизнес-информация является энергией ! ДОСТУПНОСТЬ ДОСТУПНОСТЬ КОНТРОЛИРУЕМОСТЬ КОНТРОЛИРУЕМОСТЬ БЕЗОПАСНОСТЬ БЕЗОПАСНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННАЯ ЭНЕРГИЯ БИЗНЕСА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ КОНКУРЕТНОЕ ПРЕИМУЩЕСТВО КАЧЕСТВО КАЧЕСТВО КОЛИЧЕСТВО КОЛИЧЕСТВО ИНТЕНСИВНОСТЬ ИНТЕНСИВНОСТЬ + ИНФОРМАЦИЯЭНЕРГИЯ

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN Оптимизация работы бэк-офиса компании КОНКУРЕНЦИЯ - фундамент ре-инжениринга непрофильных документоемких процессов компании ПОСТОЯННОЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ – абсолютная необходимость любого бизнеса для выживания ПЕРЕХОД в АУТСОРСИНГ – эффективный вариант оптимизации операционной деятельности компании в части непрофильных процессов

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN БЕЗОПАСНОСТЬ и РЕПУТАЦИЯ ПОСТАВЩИКА Выбор доверенного поставщика – ВАЖНЕЙШИЙ ШАГ! - проверьте финансовую стабильность партнера; - проверьте достаточность опыта в решении комплексных вопросов аутсорсинга управления информации; - выбирайте компанию, которая готова ИНВЕСТИРОВАТЬ за ВАС (в системы безопасности, ИТ, системы контроля – так как бы это делали ВЫ !!!) Поставщик решения ОБЯЗАН имеет достаточно ресурсов, знаний и опыта для Вашего дальнейшего роста бизнеса и информационных потоков;

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN ЭФФЕКТИВНЫЙ ГИБРИДНЫЙ АРХИВ ГИБРИД (греч. βριδικά помесь) объект, сочетающий в себе свойства других (двух или более) объектов.греч. (англ. железная гора) надежный и доверенный партнер, сочетающий в себе свойства всех возможных архивов, обеспечивая их максимальную степень эффективности и защиты.англ. ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ + ФИЗИЧЕСКИЙ АРХИВ

8 % запросов скорость доступа множественность доступа АНАЛИТИКА Выбор методики размещения документов на хранение Текущие Из архива Методика конверсии Требования к доступу Варианты конверсии 100% конверсии Конверсия части Сканирование по запросу 0% % сканированных документов 100%

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN Управление процессами сканирования и ввода документов

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN ГИБРИДНЫЙ АРХИВ АМ РАБОТА С ФИЗИЧЕСКИМ АРХИВОМ

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN ГИБРИДНЫЙ АРХИВ АМ СОВРЕМЕННЫЙ ФИЗИЧЕСКИЙ АРХИВ

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN ДАТА-ЦЕНТРЫ АМ

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN СОВРЕМЕННЫЙ ФИЗИЧЕСКИЙ АРХИВ ИНТЕРФЕЙС физического архива АМ (HTTPS протокол)

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN ГИБРИДНЫЙ АРХИВ АМ ИНТЕРФЕЙС электронного «облачного» WEB-архива АМ (HTTPS протокол)

15 Eдиный WEB портал доступа к документам в любых форматах: физическом и электронном Гибридное решение по управлению документами Поиск электронных копий документов и работа с ними в электроном архиве Поиск местонахождения физических оригиналов документов Выбор получения формата документа: скан-копии или оригинала Выбор срока исполнения заявки поставщиком решения Получение информации о статусе исполнения заказа Статус хранимых оригиналов в физическом архиве Интерактивный каталог физического архива ДОСТУП - КОНТРОЛЬ - БЕЗОПАСНОСТЬ

16 ЭФФЕКТИВНЫЙ ПОРТАЛ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN – Более 60 лет опыта в области управления объемными информационными активами – Все крупнейшие компании мира – наши клиенты (Fortune 1000); – Обслуживаем более заказчиков в 145 регионах мира – Предлагаем полный пакет услуг в области управления документами и их хранения – Рыночная капитализация компании составляет более 6,5 млрд. долларов США (NYSE : IRM) – Компания входит в рейтинг S&P 500 Защита и управление информацией. Iron Mountain. 1 в мире.

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN 15 архивных терминалов в 12 городах России (более м2 площадей) Миллионы архивных коробов Клиентов на хранении в Айрон Маунтен Миллионы документов Клиентов в электронном архиве Айрон Маунтен Миллионы страниц сканируются в месяц (ретро- и текущее сканирование) Ввод данных и верификация сотен тысяч документов Специальная архивная обработка сотен тысяч документов Работа во всех сегментах рынка Предоставление услуг на всей территории РФ Iron Mountain в России с 2005 года. Мы упорно поработали:

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN Некоторые клиенты АМ в России

СПАСИБО!

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN Глобальная сеть для предоставления услуг повсеместно 39 стран 5 континентов

22 Гибридные решения Iron Mountain Описание продуктов У КлиентаВ АМ Физическое хранение и транспортировка документов Значительное сокращение затрат, связанных с внедрением комплексного управления архивами компаний, включая управление логистикой документов, находящихся а активной работе Сканирование и ввод данных (вручную, автоматически - ICR, OCR) Снижение расходов компании при переходе на цифровые технологии. Спектр решений по сканированию документов и вводу данных включает различные подходы к реализации проектов в зависимости от специфики конкретной компании и ее процессов. Электронное хранение документов Мгновенный, безопасный доступ к Вашим данным из любой точки через WEB; Обеспечение безопасного хранения и доступа к электронным документам круглосуточно с применением эффективных механизмов поиска Верификация документов (послед контроль) Автоматизация и оптимизация процессов

23 Пример реализации комплексного (гибридного) решения для одного из клиентов Iron Mountain. Национальный розничный Банк с широкой филиальной сетью. Выявлены следующие факторы для оптимизации Отсутствие единой прозрачной системы контроля хранения документов Отсутствие надежного контроля логистики передачи документов при их перемещении Избыточные затраты при необходимости получения скан-копий документов из архивов Отсутствие эффективной концепции процесса конверсии документов и ввода данных Отсутствие единого электронного портала для работы с электронными копиями документов Высокие затраты при масштабировании процессов Следствие: высокие затраты бэк-офиса организации при неэффективности и небезопасности текущих процессов по управлению документами

24 Анализ текущей схемы процессов – AS IS

25 Произведен анализ наиболее оптимальной логистической модели управления оперативным и архивным хранением – сбор, хранение, доступ. Логистика физических документов Выбор модели управления логистикой сбора документов с момента их передачи из операционных розничных точек Банка Выбор наименее затратной схемы обработки документов перед размещением на хранение Выбор наиболее эффективной модели логистики хранения документов (определение актива и пассива, схема размещения) Решение вопроса единого доступа к «on-line» каталогам архива через WEB портал управления логистикой хранения Организация запросов оригиналов документов через WEB портал

26 Произведен анализ наиболее оптимальной схемы использования электронного архива Iron Mountain - IM eVault Логистика электронных скан образов документов Решен вопрос оперативного доступа к необходимой части документов через WEB в любое время, из любого места; Решен вопрос одновременного доступа множества пользователей (около 200 пользователей); Произведен анализ настройки структуры каталогов электронного архива Произведен анализ и принято решение о минимально необходимом наборе атрибутов для оперативного поиска документов Настройка решения позволяет загружать скан-копии документов из физического архива в электронный архив Клиенту самостоятельно

27 Полученная модель решения TO BE

28 ИТОГ проведенных мероприятий по ре-инжирингу бизнес-процессов бэк-офиса компании в управлении документами Получены следующие результаты Значительное снижение операционных расходов по управлению логистикой документов (около 50% !!!); Ускорение процессов доступа к документам (в 3-4 раза !!!); Устранение непрозрачности процессов передачи документов; Устранение значительных расходов при масштабировании процессов; УДОБСТВО ПОЛЬЗОВАНИЯ: Внедрение единой унифицированной платформы управления физическими и электронными документами;

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY INFORMATION OF IRON MOUNTAIN Организация хранения банковской документации - соответствие общей мировой практике По существующей мировой практике единая политика управления документами включает: Обеспечение безопасности и конфиденциальности хранения клиентской документации; Сокращение рисков утраты документов; Контроль каждого перемещения документации при помощи специализированной информационной системы управления – уникальная технология Iron Mountain Chain of custody; Специальная технология работы с клиентскими досье банков – работа с активным файлами (уникальная технология Iron Mountain Chain of custody); Единая система управления документами; Единая политика конфиденциального уничтожения документации;