Методика внедрения системы электронного документооборота Автор: Ю.В.Химич

Предпроектное обследование Анализ и предварительное планирование Информационное обследование Разработка и настройка СЭД Опытно- промышленная экспл-ция Промышленная эксплуатация СЭД Концептуальная модельЛогическая модель Физическая модель Последовательность этапов внедрения СЭД В соответствии с разработанными мировыми и отечественными практиками внедрения информационных систем (ИС) процесс внедрения СЭД включает несколько этапов работ, в результате выполнения которых разрабатываются соответствующие модели ИС.

получение общей информации об объекте внедрения СЭД; определение целей внедрения; определение общих ключевых требований к СЭД и границ проекта; определение общего состояния организации документооборота и делопроизводства; определение основных участников проекта (формирование рабочей группы); определение общего уровня сложности потенциального проекта; оценка потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО; сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения, если обследование и внедрение будет проводить сторонняя компания. На данном этапе осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана СЭД. Предпроектное обследование Целями предпроектного обследования являются:

На этапе предпроектного обследования, исходя из полученной первичной информации, назначается Руководитель проекта (РП), который составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта (см. Методику управления проектами – PMBOK). Предпроектное обследование Пример WBS проекта «Внедрения СЭД» Цель проекта Внедрить СЭД на Предприятии 1. Подготовительные орг.работы 2. Организация ИТ- инфраструктуры 3. Выбор СЭД4. Организация информационного обследования 1.1 Определение целей и задач проекта 1.2 Разработка плана проекта 2.1 Определение необходимой ИТ- инфраструктуры 2.2 Выбор поставщика 3.1. Определение требований к СЭД 3.2. Тендер на поставку СЭД 4.1. Анкетирование и интервьюирование 4.2. Разработка ТЗ 5. Организация внедрения 5.1. Настройка СЭД 5.2. Обучение пользователей

Информационное обследование Информационное обследование – сбор информации и данных о проекте внедрения СЭД, исследование существующих правил и способов работы с документами, выявление функциональных требований к СЭД, а также структуризация полученных данных и разработка концептуальной модели Систем с целью постановки задач на разработку и настройку СЭД. В ходе информационного обследования исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» – «как есть»). В результате анализа собранных данных разрабатываются оптимизированные бизнес-процессы («to be» – «как должно быть»), формулируются функциональные требования к СЭД.

Целями информационного обследования являются: изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации; разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства; определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта; разработка технического задания (ТЗ). Результаты работы находят отражение в документе «Функциональные требования» или «Отчете», или «Техническом задании» (в зависимости от сложности проекта). Информационное обследование

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей) аналогично предпроектному обследованию, но на более детальном уровне. Информационное обследование

1. Составить список существующих видов документов в организации и сделать обследование каждого вида документа: С целью получения необходимой информации рекомендуется: описать технологию документирования (совокупность реквизитов, при необходимости, их расположение, последовательность и особенности оформления); показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.), схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.; описать способ регистрации (формат регистрационных номеров); 2. Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает); 3. Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов визирует/подписывает; условия, при которых необходима виза/подпись); 4. Составить список регистраторов документов; 5.Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить контролеров, условия постановки на контроль, условия снятия с контроля и др. информацию); 6.Составить список других ответственных за процесс обработки; 7.На основе перечисленных выше списков составить алгоритм (оперограмму). 8.Определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы); 9.На основе обследований составить Инструкцию по ДОУ (при необходимости); 10.Составить Номенклатуру дел с указанием сроков хранения и принципов формирования дел (при необходимости); 11.Составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним (в зависимости от должности).

Информационное обследование Примеры оформления информации (оперограммы и др.), а также перечень вопросов, которые можно использовать в анкетах или при интервьюировании пользователей, Вы можете посмотреть в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» г.

Информационное обследование Пример оформления алгоритма обработки приказов по основной деятельности

Информационное обследование Пример оперограммы жизненного цикла приказа по основной деятельности

Информационное обследование Пример оформления информации о контроле документов Вид документаКонтролерУсловия постановки на контроль Условия снятия с контроля 1234 Приказ по основной деятельности Секретарь директора 1.резолюция директора; 2.согласно тексту в распорядительной части приказа 1.предоставление отчета об исполнении от исполнителя; 2.решение директора о снятии с контроля …………

Информационное обследование В результате проведенных работ по организации эффективного делопроизводства и документооборота и принятом решении о внедрении системы электронного документооборота проектная команда формулирует требования к автоматизированной системе, составляет перечень процессов, подлежащих автоматизации, определяет приоритеты и очередность их автоматизации. На основе перечисленной выше информации разрабатываются функциональные требования к СЭД или техническое задание на ее разработку. В частности, Аналитик должен составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки и разработки СЭД.

Информационное обследование Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому в каждом конкретном случае, используя готовые наработки, нужно проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению. Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД. В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Разработка и настройка СЭД Целями физической реализации СЭД являются: На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе разработка структуры БД СЭД; разработка экранных форм; разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.; разработка технической документации на Систему.

Разработка и настройка СЭД При выборе СЭД рекомендуем рассматривать следующие параметры: 1. Наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и другое); 2. Наличие необходимых карточек документов; 3. Сложность и стоимость доработки Системы; 4. Максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной; 5. Максимально количество подключенных к Системе пользователей; 6. Стоимость лицензий (на сервер, 1 АРМ); 7. Сложность и стоимость администрирования Системы, технической поддержки; 8. Возможность, сложность и стоимость обновления версий; 9. Возможность работы удаленным пользователям (при необходимости); 10. Стоимость и качество консалтинговых услуг; 11. Надежность Поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).

Разработка и настройка СЭД В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные на этапе информационного обследования требования. Большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика, поэтому, постоянное и эффективное взаимодействие с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком. Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.

Опытно-промышленная эксплуатация Целью внедрения является факт начала работы пользователей в СЭД. В процессе внедрения выполняются следующие работы: установка и настройка ПО; обучение персонала и администраторов СЭД; разработка документации по работе в СЭД для пользователей (Help); устранение ошибок в работе системы; доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей; разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов; организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

Опытно-промышленная эксплуатация Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т.к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы.

Промышленная эксплуатация Это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации. Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД: Консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД; Администрирование справочников (организационная структура, пользователей, маршруты согласования, списки рассылки и др.); Администрирование сервера и ПО; Осуществление резервного копирования (back-up) На данном этапе можно инициировать развитие СЭД: добавление новых функций, расширение границ проекта внедрения (добавление новых категорий/видов документов, расширение числа пользователей / подразделений / предприятий холдинга).

С целью сокращения времени на реализацию и внедрение СЭД работы перечисленных этапов могут реализовываться параллельно в зависимости от уровня сложности задач автоматизации, используемого программного обеспечения (ПО) и др. На протяжении всего жизненного цикла проекта внедрения СЭД должны проводиться работы по управлению проектом. Например, рекомендуется использовать американский стандарт ANSI/PMI (Руководство PMBOK).

Управление проектом Проект – временное предприятие для создания уникальных продуктов или услуг Управление проектом – отдельная область менеджмента, предназначенная специально для управления временной деятельностью с уникальными результатами Самые известные/широко используемые стандарты управления проектами: PMBOK (американский стандарт: Price2 (английский стандарт: IPMA (европейский стандарт: P2M (японский стандарт:

Основные действующие лица Заинтересованные стороны в проекте Команда проекта Команда управления проектом Менеджер проекта Спонсор проекта © PMI PMBOK Управление проектом

Менеджер (руководитель) проекта – лицо, ответственное за управление проектом Спонсор проекта – лицо, обеспечивающее финансовые ресурсы проекта и осуществляющее административную и организационную поддержку проекта Заказчик (потребитель) проекта – лицо, которое будет использовать результаты проекта Заинтересованные стороны в проекте – лица, активно вовлеченные в проекта и/или интересы которых могут быть затронуты выполнением проекта (которые влияют и на которых влияют результаты проекта) © PMI PMBOK Управление проектом

© PMI PMBOK Содержание (Scope) Время (Time) Риск (Risk) Стоимость (Cost) Качество (Quslity) Спонсор проекта (Project Sponsor) Заказчик (Project Customer) Руководитель проекта (Project Manager) Заинтересованные стороны в проекте

Управление проектом © PMI PMBOK Пример жизненного цикла проекта Жизненный цикл проекта Выходы управления проектом Основные цели и задачи проекта Начало Устав Требования Спецификация План Базовый план Принятие Утверждение Передача заказчику Завершение Продукт

Управление проектом © PMI PMBOK Устав проекта – это первый официальный документа проекта. Формально подтверждает существование проекта. Наделяет РП полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. РП определяется и назначается как можно раньше. РП необходимо всегда назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки Устава проекта. Устав проекта подлежит детализации в фазе планирования проекта. Устав проекта может включать в себя: Описание бизнес потребностей для инициации проекта; Цель или основание проекта; Описание потребностей и ожиданий, а также степень влияния заинтересованных сторон; Суммарный план ключевых контрольных точек проекта (Milestones); Описание функциональных организаций; Описание организационных допущений и ограничений; Суммарный бюджет проекта.

Управление проектом © PMI PMBOK Описание содержания проекта – это информация о целях и задачах проекта полученная от Заказчика на стадии инициации (информационного обследования). Она может содержать общие показатели, и подлежит дальнейшему уточнению и разработке руководителем проекта на стадии планирования и разработки. Это формулировка проекта (что необходимо сделать). Процесс разработки описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.. Основные составляющие документа: Цели проекта; Описание продукта проекта Результаты проекта Допущения и ограничения в проекте, границы проекта; План контрольных точек проекта.

Управление проектом © PMI PMBOK План управления проекта – это официально утвержденный документ для руководства исполнением проекта. Это документ, который содержит и интегрирует результаты планирования во всех областях проекта (время, затраты, ресурсы, риски, качество и т.д.) План управления проектом может состоять из одного или нескольких дополнительных планов, таких как: План управления содержанием проекта; Календарный план; План управления стоимостью; План управления качеством; План управления персоналом; План управления взаимодействием; План управления рисками; План управления снабжением; План усовершенствования процессов Невозможно создать детальный план для всего проекта сразу.

Управление проектом © PMI PMBOK Базовый план – это официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта и который будет использован для управления и контроля за исполнением проекта. Используется для контроля отклонения хода проекта. Рабочий план – это документ или набор документов, который изменяется по мере выполнения проекта и поступления дополнительной информации. Рабочий план, как правило, всегда отличается от базового. Рабочий план изменяется РП.

Управление проектом © PMI PMBOK Исполнение проекта – основной процесс осуществления проекта (задействована значительная часть ресурсов). В основные обязанности РП входят: Интеграция и координация действий по выполнению плана проекта; Постоянное сравнение и анализ отклонений текущего исполнения проекта по сравнению с базовым планом проекта; При необходимости – инициация запросов на изменение; Прогнозы стоимости и сроков проекта.

Управление проектом © PMI PMBOK Закономерности жизненного цикла проекта Время Возможность влияния Стоимость изменений Возможность влияния на проект всех заинтересованных сторон уменьшается по мере продвижения к финишу, стоимость изменений, напротив, растет.

Управление проектом © PMI PMBOK Закономерности жизненного цикла проекта Время Риск и Стоимость ИнициацияПланированиеИсполнениеЗавершение Возможность наступления рисков в проекте уменьшаются по мере продвижения, одновременно с возможностью воздействия на ход проекта и конечный результат. Стоимость риска, в случае его возникновения, увеличивается от этапа к этапу и достигает максимума на последнем из них. Этапы «Планирования» и «Исполнения» во время выполнения проекта многократно чередуются при переходе от одной его фазы к другой.

Вопросы? Спасибо за внимание!