ПРОЕКТ Лекции по курсу «Управление проектами создания наукоемких объектов и систем» Т.И.Соловьева

Проект - это последовательность действий, имеющих начало и конец, преследующая определенные цели и использующая соответствующие ресурсы.

Элементы проекта: · Цель проекта. Конечный результат, выход, продукция, определяемая в терминах затрат, качества и времени реализации. · Сложность. Для достижения целей проекта необходимо решить множество задач. Отношения между задачами могут быть довольно сложными, особенно, если в проекте много задач. · Уникальность. Проект - это разовое начинание, которое не будет повторяться. Даже повторяющиеся проекты, например, по строительству еще одного предприятия по той же проектной документации, значительно отличаются друг от друга использующимися ресурсами и средой реализации. · Ограниченность во времени. Проект имеет начало и конец. Для его реализация необходима временная концентрация ресурсов. По минованию надобности, ресурсы используются на другие цели. · Жизненный цикл. По мере реализации проекта, изменяется потребность в тех или иных ресурсах. Это изменение идет в определенной предсказуемой последовательности. С точки зрения планирования и контроля, проект целесообразно разбивать на этапы.

Объем проекта - это все работы по проекту, которые должны быть выполнены. Объем проекта можно определить через следующие показатели: · Затрагиваемые части организации. Например, Разработка и монтаж системы автоматической транспортировки грузов на складе. · Срок исполнения. Монтаж начинается 15 января и завершается не позднее 2 марта · Используемый бизнес-процесс. Интерфейс между системой приема заказов и системой размещения товаров на складе. · Необходимые ресурсы. Использовать собственную силовую линию и ограничить количество рабочих численностью в пять человек. · Ответственность подрядчика. Исполнитель должен поставить все вспомогательные силовые и информационные системы, произвести наладку в соответствии с графиком и обеспечить первоначальную подготовку персонала.

Типология проектов Все проекты можно разделить по принципам сложности (размеры, стоимость, количество участников, влияет на управление проектом) и неопределенности (достижение целей, затраты, сроки, качество, влияет на планирование).

5 стадий развития проекта

Определение аудитории проекта ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ СТРУКТУРА Иерархическое подчинение специализированных подразделений центральному руководству. Все задачи организации выполняются в соответствующих подразделениях. Преимущества Недостатки Централизованное управление выбором проектов Единство методов руководства и отчетности по всем проектам Стабильность взаимоотношений в коллективе Отчетливая структура полномочий при расстановке приоритетов и решении спорных вопросов Постоянство руководства позволяет работникам рассчитывать на оценку своих заслуг Осязаемость перспектив служебного роста Замедленная реакция на проектные инициативы Неравномерность нагрузки персонала Незнание специалистами сфер деятельности, в которых может понадобиться их экспертиза

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА Деление организации на группы по назначению, с наличием в каждой из них своих специализированных подразделений Преимущества Недостатки Те же преимущества, что и в централизованной структуре, а также… Лучшее понимание персоналом задач своей функциональной группы Отсутствие конкуренции за услуги специализированных подразделений Разнобой в методах работы и отчетности одноименных подразделений разных групп Сложно делать крупные инвестиции в оснащение и оборудование Вероятность дублирования работ разными подразделениями

МАТРИЧНАЯ СТРУКТУРА Для выполнения каждого проекта привлекаются специалисты разных подразделений организации Преимущества Недостатки Оперативная комплектация временных команд Возможность краткосрочного привлечения высококвалифицированного специалиста Легче расположить к себе руководителей специалистов, назначенных вашему проекту Возможность использовать одинаковые подходы и методы в схожих проектах. Двойное подчинение работников Проблемы участников нескольких проектов с распределением времени Отсутствие «сработанности» членов команды проекта Вероятность конфликта мотивов участия в различных проектах Несогласованность методов работы и отчетности участников проекта

Основные лица организационной структуры матричного типа: Руководитель проекта (директор проекта, лидер проекта). Обеспечение полного выполнения всех задач проекта силами его участников: определение задач, составление графика работ и расчет бюджета проекта, составление плана выполнения задач проекта, комплектование работоспособного и целеустремленного коллектива, формирование единого стиля работы коллектива, обеспечение выполнения поставленных задач в пределах сроков и выделенных средств, контроль за соблюдением плана и оперативное решение возникающих проблем, управление изменениями в ходе выполнения проекта, ведение отчетности, информирование клиентов о ходе работ, оценка труда участников проекта и доведение ее до соответствующих лиц. Участники проекта (члены команды проекта). Выполнение порученной работы в полном соответствии с высшими стандартами и личным мастерством, выполнение работы в срок и в пределах выделенного бюджета, поддержание профессиональных знаний и навыков на должном уровне.

Начальники подразделений. Разработка и утверждение графиков привлечения ресурсов подразделения в соответствии с задачами, обеспечение постоянной готовности персонала выполнять порученную работу, проведение технической консультации и оказание поддержки в работе своим специалистам, обеспечение оснащением и оборудованием работников своего подразделения, содействие в поддержании профессиональных знаний и навыков работников на должном уровне, обеспечение единства методов работы специалистов своего подразделения, поощрение лиц, успешно выполняющих свою работу, назначение на должности, выдача должностных поручений установление окладов персонала в соответствии с успехами в выполнении работы, решение вопросов о предоставлении отпусков, направлении на переподготовку и т.д. Высшее руководство. Обеспечение эффективности и совершенствование общего стиля, методов и процедур работы организации, развитие информационной структуры и фондов, установление приоритетов, порядка и процедур распределения ресурсов, совершенствование и обеспечение работы системы учета расхода финансовых и трудовых ресурсов, обеспечение работ проектов оборудованием и оснащением, распределение полномочий.

Аудиторией проекта называются все, кто поддерживает проект или проявляет к нему интерес, а также те, для кого он имеет какое-либо значение. Поэтому участники проекта, работающие под управлением руководителя – важная, но только часть аудитории проекта.

Примерная иерархическая структура списка аудитории проекта: Внутренние (штатные работники организации) · Высшее руководство (руководители верхнего звена управления, несущие полную ответственность за деятельность организации) · Источник идеи (лицо, поддержавшее идею проекта, а также все «промежуточные звенья») · Руководитель проекта (полная ответственность за проект) · Участники проекта (подчиненные руководителя проекта) · Подразделения, штатно вовлеченные в проект (например, бухгалтерия) · Подразделения, привлеченные в проект по необходимости (направившие своих специалистов для участия в проекте) · Службы обеспечения (отдел кадров, ОТК, юридический отдел, отдел сбыта, снабжения и договоров, бухгалтерия, служба охраны, информационные службы, служба материального обеспечения)

Внешние (не состоящие в штате организации) · Клиенты и потребители (частные лица и организации, покупающие изделия или услуги фирмы) · Сотрудничающие лица и организации (привлеченные для выполнения работ в силу той или иной необходимости) · Продавцы, поставщики и подрядчики (организации, предоставляющие трудовые, материальные и финансовые ресурсы для проекта) · Разрешительные органы (государственные организации, от которых требуются особые разрешения на определенные виды деятельности) · Профессиональные общества · Общественные организации (местные, национальные и международные общественные организации, которые могут оказать влияние на проект) · Потребители или конечные пользователи результата работ проекта · Люди, обеспечивающие внедрение и эксплуатационную поддержку результирующего продукта.

Главный сторонник проекта – это влиятельное лицо организации, которое оказывает всемерную поддержку проекту, отстаивает его на совещаниях, планерках, имеет достаточную власть и авторитет, заинтересован в успехе проекта).

Выяснив, из кого состоит список аудитории проекта, необходимо разделить его на 3 основные группы:

Стадии выполнения проекта Привлечение распорядителей Привлечение соисполнителей Привлечение наблюдателей Замысел Сильное Умеренное Незначительное Разработка Умеренное и сильное Значительное Незначительное Начало УмеренноеЗначительное Незначительное Исполнение УмеренноеЗначительное Незначительное Завершение СильноеЗначительное Незначительное

Методы, применяемые для того, чтобы постоянно поддерживать интерес к своему проекту как у распорядителей и соисполнителей, так и у наблюдателей: личные беседы, совещания, переписка, письменная документация.