Как оценить эффективность работы отдела подбора персонала Терентьева Татьяна Зам.Ген. Директора по персоналу и оргразвитию Издательство «Эксмо»

2 Содержание: 1. Система ключевых показателей эффективности Стоимость закрытия вакансии Время работы над вакансией Количество закрытых вакансий Качество подбора Удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами 2. Зачем использовать Бенчмаркинг в оценке эффективности работы отдела подбора 3. Отчетность - важный элемент повышения прозрачности во взаимодействии с бизнесом 4. Удовлетворенность работой отдела персонала

Эксмо сегодня 3 Издательство 1 в России: занимает 20% российского книжного рынка; крупнейший в России авторский портфель – 8000 имен; лидер по тиражу издаваемых книг (данные Российской книжной палаты); лидер на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы.8000 имен Компания, ориентированная на развитие: Электронные книги, книги с электронными и 3D устройствами Развитие профессиональных компетенций торговых партнеров компании в «Академии книжного бизнеса»; Развитие профессиональных компетенций сотрудников компании в Корпоративном университете.«Академии книжного бизнеса» Один из лучших работодателей России: премия «HR-бренд года-2007»; выбор соискателей «HR-бренд 2008», победитель премии People Investor 2009 в номинации «Инновации в управлении человеческими ресурсами»; People Investor 2010 в номинации «Нематериальная мотивация в управлении человеческими ресурсами»; член Экспертного Совета по оценке проектов, представляемых на соискание премии «HR-бренд года».People Investor Развитая сеть дистрибуции: 9 региональных центров дистрибуции, охватывающих территории в радиусе 1000 – 1500 км; Оперативные поставки новинок в магазины (через 2 – 5 дней с момента выхода книги); Высоко квалифицированный торговый персонал и мерчендайзеры. Социально значимый бизнес, высоко оцененный как читателями, так и экспертами медиа-отрасли Издательство является одним из инициаторов и разработчиков Национальной программы поддержки и развития чтения и добивается того, чтобы теме культуры и образования уделялось должное внимание на государственном уровне. «Эксмо» - член Российского книжного союза.

4 Какие задачи стояли перед подбором? улучшить качество кандидатов; снизить текучесть персонала на испытательном сроке; сократить временные затраты на адаптацию в вашей компании; сократить время простоя незакрытых вакансий; уменьшить временные затраты руководителей на собеседования с неподходящими кандидатами; оптимизировать финансовые затраты на привлечение кадровых агентств и рекламу вакансий в СМИ; повысить уровень удовлетворенности заказчиков. мотивация рекрутера оценить вклад и возможности каждого рекрутера Все это про эффективность

5 Что измеряет эффективность подбора? Оценивать эффективность рекрутмента можно в шести направлениях: 1. стоимость закрытия вакансии; 2. время работы над вакансией; 3. количество закрытых вакансий; 4. качество подбора; 5. удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами; 6. их удовлетворенность процессом поиска и отбора персонала (работой отдела подбора).

Какие инструменты оценки эффективности использовали система ключевых показателей эффективности (KPI); KPI нужны для того, чтобы иметь возможность управлять процессом и вносить в него изменения. Дополнительно KPI являются инструментом для организации и оценки работы сотрудников и помогают сфокусировать их внимание на достижении организационных целей, стоящих перед компанией. бенчмаркинг; это сравнение себя с ведущими компаниями по ряду показателей деятельности регулярная отчетность; «обратная связь» с заказчиком, возможность выявить проблемные зоны и своевременно вести корректирующие действия опросник удовлетворенности работой отдела подбора возможность совершенствовать процесс подбора, выявлять потребности заказчика и создавать новые сервисы

Система KPIs 7 Типы KPI в зависимости от влияния на бизнес результат компании: Финансовые Процессные Удовлетворённость и своевременность Виды KPI Командный Индивидуальный функциональный Индивидуальный проектный KPI должны быть измеримыми и сравнимыми; Каждый показатель должен иметь: название, определение, установленный метод для измерения и сравнения целевой показатель; Cотрудник должен быть вовлеченным в процесс постановки KPI.

Система KPIs Планы на квартал и итоги квартала отражаются в специальном документе – РМ-контракте (премиальный контракт) Структура премиального контракта по видам KPI: Командный 10-15% Индивидуальный функциональный не менее 60% Индивидуальный проектный не более 20% Ежеквартально в компании подводится итоги выполнения показателей и в случае необходимости корректируются показатели на следующий период. Нельзя сразу вводить нормативы. Необходимо проанализировать значения в динамике. Для сбора статистики самым приемлемым является годовой цикл, можно использовать и полугодовой. Для сложных показателей необходимо наблюдать динамику от года до 3 лет в зависимости от сложности показателя, чтобы иметь возможность поставить реальные, выполнимые задачи. Только после этого вы сможете окончательно определить нормативы, поставить цели и сможете контролировать их исполнение! 8

9 Цель - соглашение между руководителем и сотрудником относительно направления деятельности последнего. Цели сотрудника устанавливаются исходя из целей его руководителя, целей компании и функциональной специализации сотрудника Ключевой показатель (KPI) – инструмент измерения цели. По каждому KPI устанавливается три целевых значения, перечисленных ниже 1. План - желаемый уровень результатов по данному показателю. План устанавливается на основе корпоративного бюджета или плана соответствующего KPI руководителя 2. Нижняя граница – уровень результатов ниже плана, но все еще ценный для компании. Если результаты сотрудника не достигли нижней границы, то они оцениваются как неудовлетворительные 3. Верхняя граница – вызов, результат ценный для компании. Верхняя граница устанавливается для повышения способности компании прогнозировать результаты и согласовывать работу всех сотрудников. Перевыполнение KPI, превосходящее верхнюю границу дополнительно не поощряется. Вес – каждому показателю устанавливается вес в процентах, показывающий значимость показателя. В сумме вес всех показателей должен быть равен 100% Факт – фактическое значение показателя за указанный период Эффективность – оценка результативности происходит ежеквартально. На основании полученной информации о фактических значениях по согласованной формуле рассчитывается уровень выполнения показателя Среднегодовой индекс результативности – средний показатель результативности за 4 квартала Основные термины по РМ-контракту

ФИОИмаева Александра Андреевна Сотрудник Дирекция Дирекция по персоналу и организационному развитию Руководитель Должность Руководитель группы подбора и адаптации персоналаРМ-администратор Год 2009РМ-менеджер Квартальные показатели ЦельKPIФормула расчета Ответственный за предоставления информации Нижняя Границ а Цель Верхня я Границ а Вес KPI 1 кв Факт 1 кв Вес KPI 4 кв Факт 4 кв Эфф- ть 1 кв Эфф- ть 2 кв Эфф- ть 3 кв Эфф- ть 4 кв Повысить эффективность подбора персонала Закрытие вакансий в соответсвии с нормами времени 1 - Среднее по категориям Руководитель группы подбора и адаптации персонала: отчет о выполненной работе 0%25%40%50%24% 40% 25%99% 100% Доля сотрудников на испытательном сроке уволенных по инициативе работодателя 100% - % Уволенных по инициативе работодателя сотрудников на испытательном сроке Руководитель группы кадрового учета 85%93%100%30%30%78% 30%85% 0% 80% Средняя оценка эффективности сотрудников по итогам испытательного срока Средняя оценка по итогам испытательного срока или Коэффициент эффективности первого контракта / средний коэффициент эффективности коллег (для тех у кого есть KPI) Руководитель группы мотивации 80%90%100% 10% 90% 100% Повысить производительность труда Доля ФОТ в выручке Затраты на оплату труда (ст ст ст.1254) / Выручка (объём продаж по внешнему контуру) ПЭО10,15%9,65%9,15%10%9,70% 98% Повысить качества подбора в РДЦ Разработать станданрты положений по подбору и адаптации для РДЦ Дата утверждения заместителем директора по персоналу и организационному развитию Директор по персоналу и организационном у развитию 21.сен 07. сен 10% 27. се н 0% Средняя эффективность по квартальным показателям 90% 85%73%95%80% Годовые показатели ЦельKPIФормула расчета Ответственный за предоставления информации Нижняя Границ а Цель Верхня я Границ а Вес KPI год Факт год Эфф- ть год Повысить лояльность персонала Издательству Рейтинг удовлетворенности сотрудников Средний балл удовлетворенности сотрудников Директор по персоналу и организационном у развитию 3,73,94,2 10%3,9 100% Средняя эффективность по годовым показателям 10%100% Годовой индекс эффективности 83,4%

При постановке KPI следует исходить из целей, стоящих перед компанией и конкретной ситуации Ситуация 2006: переход с функциональной на дивизиональную структуру, новые требования к кандидатам, проблемы со сроками и неудовлетворенность заказчиков качеством кандидатов KPI подбор Сроки закрытия вакансий –факт количество дней, потраченных на закрытие вакансии, рассчитывается по формуле (1 – среднее количество дней по категории ) Качество закрытия вакансий – % прохождения испытательного срока принятыми сотрудниками (количество новых сотрудников, прошедших испытательный срок, принятых на работу в течение предыдущего квартала) Удовлетворенность заказчиков – общий балл удовлетворенности на основании заполненных анкет Возможные риски: при увеличении нагрузки по вакансиям, нет мотивации рекрутеров брать вакансии свыше нормы Сложности: определение плановых показателей (сроков вакансий по категориям для постановки целей, качества подбора, балл удовлетворенности) Выход: статистика, бенчмаркинг, установление тестового периода без привязки к мотивации.

Ситуация 2007: Вакансий много, и вы хотите, чтобы рекрутеры рвались в бой, стремясь получить работу над очередной заявкой. В таком случае дополнительно к вышеустановленным KPI можно разработать систему оценки стоимости закрытия вакансии в зависимости от категории. Стоимость рассчитывается исходя из статистики по загрузке рекрутеров, структуры вакансии, средне рыночного дохода рекрутера при средней загрузке Риски: 1. Загрузка д.б. гарантированной 2. Зависимость рекрутера от лица распределяющего вакансии 12 При постановке KPI следует исходить из целей, стоящих перед компанией и конкретной ситуации Категория Стоимость, руб 1 – топ-менеджер – менеджер ср. звена, узкие, редкие специалисты – вед специалисты специалисты – мл. специалисты 500

KPI можно использовать не только как инструмент оценки, но и как инструмент материального стимулирования. Пример расчета премии: Менеджер по подбору персонала Оклад – руб Ситуация 1: Квартальная результативность – 85% Сроки – 90% (50% вес) Качество – 80% (50% вес) Среднемесячный доход *0,25 (доля переменной части)*0,85 = 54562,5 руб Ситуация 2: Закрытие за квартал – 10 вакансий 5 кат, 5 вакансий 2 кат, 5 вакансий 3 кат Квартальная результативность – 85%: Сроки – 90% (50% вес) Качество – 80% (50% вес) Среднемесячный доход: (10*500+5*2000+5*3500)*0,85 = руб /3 = руб 13

Опросник удовлетворенности заказчика позволяет повышать качество процесса подбора 14

Какие еще KPIs возможны 1. Индекс привлечения, отражающий интенсивность рекрутмента ERcR = К пр : Ср ч × 100 (%), где К пр количество принятых сотрудников за отчетный период; Ср ч средняя численность персонала компании за отчетный период. позволяет оценить интенсивность деятельности при подборе персонала и проверить соотношение между привлечением новых сотрудников и затратами компании. Сложности: нужна статистика за длительный период, чтобы поставить цель, т.к. есть зависимость от сезонности бизнеса, стадии жизненного цикла компании 2. Стоимость вакансии, позволяющий вычислить затраты на подбор CPH = К пр : зс × 100 (%), где К пр количество принятых на работу за отчетный период; зс общая сумма затрат на всех принятых сотрудников за отчетный период. позволяет определить отдачу (окупаемость расходов) в рекрутменте. Стоимость вакансии может определяться двумя способами: прямыми затратами на подбор (реклама во внешних ресурсах, оплата услуг агентства); прямыми и косвенными затратами (стоимость рабочего времени сотрудников компании, задействованных в подборе; аренда офиса, затраты на оборудовние, интернет, тел связь и пр.) Если держателем бюджета на агентства являются бизнес-подразделения, данный показатель имеет ограничения. 15

Какие еще KPIs возможны 3. Индекс времени работы над вакансией ТТА = К пр : К д × 100 (%), где К пр общее количество принятых кандидатов за отчетный период; К д количество дней работы над всеми имеющимися вакансиями за отчетный период. позволяет, с одной стороны, планировать человеческие ресурсы отдела в зависимости от ресурсного плана по вакансиям, а с другой стороны, оценивать работу самих рекрутеров. 4. Индекс замен – подбор на место уволившихся ERpR = К сп : К пр × 100 (%), где К сп количество сотрудников, принятых на уже существующие позиции за отчетный период; К пр общее количество сотрудников, принятых на все вакансии за отчетный период. полезен при бюджетировании 16

Особые случаи 5. Мониторинг уровня привлекательности компании, защита бюджета программ Индекс принятых кандидатами предложений о работе AR = К сп : К пп × 100 (%), где К сп количество сделанных предложений о работе за отчетный период; К пп общее количество принятых предложений о работе за отчетный период. 6. Массовый подбор Необходимость подобрать большое количество кандидатов в максимально сжатые сроки критический фактор успеха в массовом рекрутменте. Показатель количественной укомплектованности кадрами (Qs), который рассчитывается по формуле: Qs = К р : Ср ч × 100 (%), где К р количество необходимого персонала (по ресурсному плану); Ср ч средняя численность персонала за отчетный период. В непосредственной связи с первым показателем идут показатель текучести персонала и показатель качества подбора по итогам обучения и испытательного срока. 17

Эффективность подбора 18 Время заполнения вакансии Количество вакансий на одного рекрутера в год

Зачем необходимо использовать бенчмаркинг? 1. Помогает при постановке целей - определить правильно плановую величину при обсуждении с рекрутером, нижнюю границу и вызов 2. Помогает поставить систему учета необходимых показателей для расчета эффективность HR-процессов 3. Спланировать и защитить свои ресурсы, загрузку рекрутеров, что считать нормальной загрузкой и при какой загрузке требуются доп ресрусы 4. Анализ текучки персонала на исп сроке характеризует качество подбора 5. Анализ стоимости подбора на подбор одного сотрудника, позволяет компании оценить стоимость заполнения вакансии и защитить бюджет 6. Определить «проблемные» зоны и наметить план работ по повышению эффективности работы отдела подбора 19

Подбор – выстраивание клиентских отношений 1. Разногласия лежат в области позиционирования оказываемых услуг, выработки «кредита доверия», потребности клиента в понимании происходящего и ощущения собственного контроля 2. Рекрутер - консультант, который хорошо знает рынок соискателей (цифры, факты), особенности своего и бизнеса и ситуации в компании, и помогает руководителю правильно оценить кандидатов, способен предложить варианты решения 3. Стройте продуктивные отношения с ЛПР на равных 4. Давайте «обратную связь» от кандидатов ЛПР (она не должна замыкаться на рекрутере) 5. Давайте обратную связь по рынку труда 6. Помогайте «расшифровать кандидата» 7. Помогайте принимать решение по кандидату (не давите, а раскладывайте по полочкам, решение должен принять руководитель) 8. Предоставляйте выигрышную позицию, но объективную информацию о кандидатах 9. Демонстрируйте готовность помочь по любому кадровому вопросу