Education and Culture Name Education and Culture Project Management Training J. Gutierrez (EACEA A4) R. Mc Cabe (EACEA A4) C. Mondino (EACEA A3)

Управление международным проектом From theory to practice

Содержание Руководство командой Институциональное участие Управление проектом Методы обеспечения качества Работа со студентами Работа с EACEA

РУКОВОДСТВО КОМАНДОЙ

Руководство командой Команда проекта состоит из индивидуумов которые действуют от имени и при полной поддержке своих вузов. Вера и доверие между людьми необходимо, но недостаточно. Задания и ответственность должны быть оформлены и утверждены в комплексном ДОГОВОРЕ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Руководство командой – Договор о Сотрудничестве (1) Подписан на самом высоком уровне (не координаторами!) Совместный (один документ, подписанный всеми партнерами) или Двусторонний (партнер A + координирующий вуз) Полным, комплексным: охватывать все аспекты проекта, напр.: Роль и ответственность партнеров (/права и обязанности); Финансы (распределение бюджета, со-финансирование, механизм выплат и т.д.) Роль, состав, график встреч (заседаний) и т.д. Органа Управления (Совета). Средства и каналы Коммуникаций QA: механизмы оценки и мониторинга (/отчетности) mechanisms; Вопросы, относящиеся к студентам (принимающий вуз, тьюторство, признание, присуждение степени и т.д.) Процесс принятия решений Механизм разрешения конфликтов Другое

Обязательно для проектов по сотрудничеству (/мобильности) E+ Повышение Потенциала и Совместные Магистерские Степени Соглашение о Партнерстве должно быть представлено на начальном этапе проекта. Кредитная Мобильность Меж-Институциональное Соглашение должно быть представлено на начальном этапе проекта. Образцы, которые могут/должны быть адаптированы с учетом особенностей и потребностей партнерства, доступны на сайте ЕАСЕА. Руководство командой – Договор о Сотрудничестве(2)

? Руководство командой – Координатор (1) Важно для успешной реализации проекта Обычно – это человек, который участвовал в разработке проектной заявки Участие в разработке успешной заявки не делает вас автоматически успешным координатором ! Успешный координатор обладает хорошими управленческими и коммуникационным навыками, получить полномочия вуза-участника и пользоваться доверием у партнеров.

Руководство командой – Координатор (2) Центральный пункт коммуникаций (/мониторинга) с -Проектными партнером (ами) -Поддержка/услуги на горизонтальном уровне в координирующем вузе -EACEA -Студенты, участвующие в мобильности -Другие/внешние заинтересованные стороны Нет предписанных формул в плане -Централизации vs Делегирования ответственности -Академического vs Административного персонала

Руководство командой– Коммуникации Определитесь со средствами, каналами & частотой ( , Skype, видеоконференция, интранет с защищенным паролем, с инструментами по загрузке и пересылке информации и т.д.); Избегайте двусторонних коммуникаций. Коммуникации должны быть как можно более прозрачными и включать всех заинтересованных партнеров. Учитывайте межкультурные различия. Что будет наиболее эффективным в данном культурном контексте? Встречи членов консорциума «лицом к лицу» (мин. каждые шесть месяцев). Бюджет для поездок координатора при необходимости разрешения конфликтов (/мониторинга процесса реализации проекта) Все решения, принимаемые во время встреч должны документироваться (протоколы д.б. подтверждены участниками / органами принимающими решения)

Руководство командой – Разрешение Спорных Вопросов (1) Разногласия могут возникать, но они не должны приводить к спорам (ссорам). Снижайте риск возникновения спор Команда партнеров, которые знают/доверяют друг другу Подробный и полный Договор о Сотрудничестве Активность в предупреждении потенциально конфликтных вопросов. Хорошие коммуникационные / межличностные навыки. Статьи по Принятию Решений (напр., путем голосования членов консорциума/членов совета) и Разрешению Конфликтов должны быть включены в Соглашение о Сотрудничестве EACEA не будет вмешиваться во внутренние дела партнерства!

ВОВЛЕЧЕНИЕ ВУЗОВ УЧАСТНИКОВ

Институциональное участие - Ответственность -Проектный менеджмент- это не "шоу одного человека(/многих людей)«, а институциональная ответственность -Полагаться только на отдельных людей – рецепт провала: -Реализации проекта -Ожидаемого воздействия (/использования) и устойчивости результатов. -Важно -Иметь необходимую институциональную поддержку на уровне отделов/департаментов с самого начала, -Проводить с ними регулярные встречи и предоставлять им регулярную информацию (обратная связь)

Институциональное участие – Ключевые службы (1) Офисы Международных Отношений Обеспечивают согласованность со стратегией вуза по международному сотрудничеству Обладают необходимыми техническими и людскими ресурсами Обеспечивают институциональную узнаваемость /помогают в распространении результатов Финансовый департамент Вузы несут юридическую ответственность за использование гранта Необходимо обеспечивать выполнение правил EU (/E+), национальные /институциональные правила и положения. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ИХ НА ПОТОМ Организуйте встречи между представителями финансовых департаментов вузов партнеров 14

Студенческие организации Продвижение мобильности Подготовка «Руководства для Студентов" для прибывающих /уезжающих Помощь в оказании услуг (проживание, социальные и медицинские вопросы, спорт и т.д.) Связь со студенческими союзами/ассоциациями Службы по Академическим вопросам Решение о программах Утверждение систем признания & трансферта кредитов Решение о новых степенях Обспечение качества (QA) Дополняет (/признает приемлемость) проектных мер по QA Необходимо, но недостаточно. Институциональное участие – Ключевые службы (2)

Коммуникации/Информация / IT Стратегия визуализации и продвижения Развитие и поддержка сайта проекта (/интранет) Разработка и поддержка специальных инструментов коммуникации (видео-конференции, общие репозитории, приложения и т.д.) Разработка модулей e-Learning Выход на социальные сети т.д. Институциональное участие– Ключевые Службы (3)

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

Управление проектом – инструменты В интернете много инструментов, которые можно использовать для -Оценки выполнимости вашего проекта (SWOT анализ, ЛСМ и др.) -Определения и мониторинга выполнения рабочих пакетов (планы действия, графики и т.д.) -Коммуникаций / обмена информацией с партнерами (Интранет, совместные репозитории, видео-конференции, др.) -Распространения информации, напр., Руководство Информационного Центра Стран Восточного Партнерства: info.eu/mainmed.php?id=480&id_type=9&lang_id=450http:// info.eu/mainmed.php?id=480&id_type=9&lang_id=450 Отдельные средства доступны на сайте EACEA -Комплект документов по финансовым вопросам: pdf pdf -Раздел для бенефициаров с ЧАВО, описанием успешного опыта, рекомендациями и т.д.

Управление проектом – Управление грантом Только Грантовое Соглашение (включая приложения к нему) Когда, как, с кем, для чего вы можете использовать грант? Тесное сотрудничество с финансовыми отделами вузов Они могут предоставить информацию & обеспечить соответствие между правилами ЕС и вуза Два основных метода выделения гранта ФАКТИЧЕСКИЕ РАСХОДЫ на основе документов, подтверждающих расходы. Разрешенная сумма может отличаться и определяется в зависимости от того, разрешены ли те или иные расходы СТОИМОСТЬ ЕДИНИЦЫ основанная на подтверждении проведения мероприятия. Разрешенная сумма является фиксированной и принимается (/не принимается) в зависимости от того, разрешено ли мероприятие ЕСЛИ ЕСТЬ СОМНЕНИЯ … СНАЧАЛА СПРОСИТЕ!!